Décarbonation : "Nous allons dans la bonne direction, ça évolue et vite", G. Ridolfi (SAP Concur)

TourMaG.com – La décarbonation est un véritable enjeu aujourd’hui avec des objectifs à 2030 et 2050 . Quelle place prend la décarbonation dans la stratégie des entreprises aujourd’hui ?

Guillaume Ridolfi : C’est un enjeu, mais à des grades et des niveaux très différents selon leur industrie, leur identité et les politiques qu’ils avaient sur le sujet par le passé.

Certains clients avaient une politique affichée. Est-ce qu’elle se concrétisait par des actions fortes, mesurables et mesurées ? Était-elle encadrée par une politique interne, rattachée à des organismes de mesure de la performance… ? Pas forcément.

Mais dans tous les cas, il s’agissait d’une politique d’entreprise qui consistait à dire : on veut être le plus décarboné possible dans nos consommations d’entreprise et déplacements des collaborateurs.

Le point de vue commun post covid-19 est d’intégrer la décarbonation dans le top 3 des processus de décision. On le voit dans les appels d’offres, notamment sur le voyage qui est un poste visible et producteur d’émissions. Ce n’était jamais le cas avant la pandémie.

Si la crise sanitaire a eu un effet exogène, la responsabilité environnementale est un sujet tracté par les collaborateurs des entreprises. Aujourd’hui, c’est un vrai enjeu dans les entreprises du CAC40 et de taille intermédiaire de s’assurer de la bonne adoption des collaborateurs aux politiques d’entreprise.

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L’engagement des collaborateurs dans une vision plus ou moins à long-terme est un sujet RH qui permet de garder les talents et d’en attirer de nouveaux. C’est aussi une question d’image, de marketing et de performance. C’est pourquoi cela a bousculé les agendas et mis cet enjeu en haut des top priorités pour celles dont ça n’était pas le cas et pris une place plus prégnante chez celles qui avait déjà initié des actions.

TourMaG.com - Que proposez-vous en matière de décarbonation ?

Guillaume Ridolfi : Notre technologie est au service de la performance de l’entreprise, mais pas d’une performance unique. Chaque entreprise a ses propres critères de mesure, ses partenaires, ses stratégies, ses manières de voyager…

Notre objectif est de s’adapter à ces enjeux : être sûr d’intégrer les politiques individuelles des entreprises, à l’intérieur d’un outil SAAS qui se veut répondre à des standards particuliers et pas à du sur-mesure.

Or, on se rend compte que sur les sujets de décarbonation, d’une entreprise à une autre, ou d’un pays à un autre au sein de cette entreprise, les enjeux ne sont pas les mêmes.

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Le premier sujet est techno. Concrètement, un collaborateur qui va déclarer une dépense ou organiser un voyage avec nos outils se trouve embarqué dans un tunnel configuré par l’entreprise, qui l’amène soit à prendre les bonnes décisions en ligne en lien avec la stratégie d’entreprise, soit à être contraint de suivre un parcours qui sert les objectifs.

Le deuxième aspect est la communication. Au-delà de l’obligation à suivre un parcours particulier, c’est de l’informer et l’aider à prendre la bonne décision.

Le troisième est de mesurer les impacts positifs. Les différences notables s’il suit cette politique ou non. Il s’agit là de les sensibiliser.

Pour l’entreprise, au-delà de la technologie, nous mettons en place des partenariats avec des sociétés expertes. Elles vont mesurer les résultats, informer les collaborateurs, à travers l’outil, des niveaux de consommation des émissions carbone de chacun de leurs voyages ou de chacune de leurs décisions.

A priori ou a posteriori. En effet, s’il fait une réservation d’un billet d’avion en dehors de l’outil, on ne connaîtra pas son bilan carbone, mais il va devoir « expenser » cette dépense. Au moment où il l’expense, on va pouvoir remonter l’information et faire un bilan TCO de l’ensemble de son voyage.

L’objectif est : d’aider l’entreprise à bien mesurer les effets de sa politique, prendre des décisions correctives et améliorer au fil de l’eau l’ensemble de ses prises de décision.

TourMaG.com - Certains affirment que le processus de calcul et de compensation des émissions peut parfois « mauvais », « incomplets », « inexacts ». Qu’en pensez-vous ?

Guillaume Ridolfi : Les sources de donnée ne sont pas optimales.

Si je prends l’exemple de l’hôtel. Aujourd’hui, il n’existe pas une source unique, validée, uniformisée et conforme à l’ensemble des critères des entreprises, capable de donner une information fiable sur les niveaux de consommation et d’émissions de bilan carbone d’une nuit d’hôtel.

TourMaG.com - Cela interroge sur l’utilité du reporting...

Guillaume Ridolfi : Non, car on part de très loin et on est en train de progresser. Le fait d’avoir une lecture même incomplète, ou plus ou moins inexacte, n’empêche pas de l’améliorer et de prendre des décisions sur la base de cette information.

Nous allons dans la bonne direction, cela évolue et vite. Des normes se créent, non plus au niveau local, mais international. Nous sommes en train de corriger les gaps qui nous permettent d’être de plus en plus précis.

Autre sujet : est-ce qu’on compare des pommes avec des pommes ? Est-ce qu’on parle toujours de la même chose ? Le niveau de granularité est important. Par exemple : quel est le bilan carbone d’une classe business versus éco ? Nous ne savons pas le mesurer.

Nous allons vers des niveaux de prise de décision sur le type d’avion. Aujourd’hui, un Paris/New-York, quels que soit la classe, le type d’avion, l’horaire, les vents, le choix du menu… nous avons un bilan carbone unique.

Demain on pourra personnaliser le bilan. La granularité sera très forte. Et ce n’est pas de la science-fiction, cela arrivera dans 24 mois. Est-ce que ce sera exact ? Non, mais ce sera encore plus proche de la réalité qu’aujourd’hui.

Nous nous entourons de partenaires qui ont une roadmap précise, qui sont interconnectés avec les agences de voyages.

Nous travaillons avec plusieurs partenaires, dont Thrust Carbon qui est complétement intégré à notre plateforme. CHOOOSE fait également partie de notre écosystème. Il accompagne nos clients dans l’amélioration de stratégie de décarbonation et la mesure.

TourMaG.com – Quelles sont les tendances en termes de digitalisation depuis la crise sanitaire ?

Guillaume Ridolfi : Le sujet aujourd’hui est la digitalisation de l’ensemble du processus : de la déclaration de l’ordre de mission, à la réservation, en passant par le voyage lui-même, puis la déclaration de la note de frais associée. Sans oublier le tracking et les prises de décision associées, qui n’étaient pas entièrement digitalisées.

Nous étions prêts technologiquement, mais auparavant l’entreprise réfléchissait plutôt par grandes verticales.

Le processus de digitalisation de bout en bout du voyage et de la fonction finance, à travers les notes de frais, est un enjeu majeur de la politique des entreprises à 5 ans.

Cela a aussi été encouragé par la disparition d’acteurs post crise comme Traveldoo ou à travers de la consolidation avec Egencia/GBT ou Notilus/Cegid.

La tendance qui drive le marché est le changement de comportement des collaborateurs dans la manière de fonctionner avec leur entreprise. Globalement, ils sont moins en entreprise, on ne peut plus compter sur les flux physiques.

Ensuite, ils souhaitent avoir des outils dans l’air du temps, qui correspondent à leurs besoins et ne prennent pas beaucoup de temps. Il ne faut pas oublier que nous sommes sur du non stratégique. Voyager et faire des notes de frais, c’est de la commodité.

Si ce n’est pas efficace, si on est mal remboursé et si c’est un critère d’insatisfaction ça devient un sujet. Et pour l’entreprise, c’est une manière aussi de mieux gérer leur budget, leurs workflows, optimiser leur performance et puis garder le contrôle.

Nous avons pas mal bossé notre stratégie de change (accompagnement dans le changement). Beaucoup de projets digitaux tombent à l’eau. Le facteur accompagnement de l’entreprise dans un changement d’outils rentre en compte dans l’échec de ces projets.

Nous avons investi dans les solutions de change, c’est-à-dire des solutions pour accompagner les sociétés qui souhaiteraient entrer dans cette stratégie de digitalisation des processus.

Nous avons adressé de nouveaux enjeux de conformité : est-ce que mes collaborateurs voyagent conformément à la politique voyage ? Est-ce qu’ils utilisent la bonne politique de dépenses et déclarent des frais conformes à la bonne politique ?

Est-ce qu’il y a des fraudes ? Post covid, est-ce que quand je paye internet à un salarié en télétravail c’est de l’avantage en nature ? Si c’est le cas, ça tombe sous quelle règlementation ?

Ce genre de questions étaient à la marge et deviennent très générales. Nous devons les accompagner avec les bonnes solutions pour que les sujets de conformité ne soient pas un challenge pour les entreprises.

TourMaG.com – Quelle est votre actualité en termes de digitalisation ?

Guillaume Ridolfi : Nous avons plusieurs actualités. Nous lançons « User assistant », une nouvelle fonctionnalité qui permet de créer un environnement de Dap (Digital adoption plateform) de notre partenaire WalkMe.

C’est un layer supplémentaire qui permet d’accompagner le collaborateur dans l’utilisation d’un process pour qu’il n’ait pas besoin de suivre de guide particulier, ou de formation. Nous constatons que d’un collaborateur à un autre, d’un utilisateur à un autre, l’agilité varie.

Les DAP s’adaptent en fonction de la granularité de l’entreprise, des objectifs à récupérer de la donnée et de la capacité de l’utilisateur à effectuer des opérations dans l’outil. Par exemple, quand vous utilisez un outil que vous n’avez jamais utilisé et que vous devez apprendre seul, si on ajoute un layer qui vous dit : clique ici, remplis cette cellule… le temps d’utilisation et d’apprentissage est réduit par 10.

Dans une politique de change, ça rassure l’entreprise, car elle n’aura pas à solliciter une équipe projet autour de la formation des collaborateurs. Elle va avoir un niveau d’adoption très fort immédiatement et servir son niveau d’efficacité immédiatement.

L’entreprise va voir dans les parcours utilisateur, où il est nécessaire d’opérer des actions correctives : là où les utilisateurs passent le plus de temps, là où ils abandonnent et passent offline…

Autre actualité, avec notre partenaire Blue dot nous travaillons sur la fonction « Concur employee benefit ». Elle permet de vérifier à l’intérieur des expenses tout ce qui peut être considéré pays par pays, fonction par fonction, et législation par législation comme étant de l’avantage en nature.

TourMaG.com – Quid de la dématérialisation ?

Guillaume Ridolfi : Aujourd’hui notre grand chantier est de s’assurer qu’à travers notre application, une facturette est scannée, ses informations lues, pour rendre le processus à valeur probante, c’est-à-dire déclarer que cette photo à pour valeur déclarative l’original de la facture. C’est de la full digitalisation, sans stockage papier.

Nous le faisons depuis quelques années et continuons à l’améliorer. Au-delà de la lecture de la facturette et des informations importantes, nous lisons également les TVA, des éléments structurants contre la fraude tels que des numéros de transaction pour s’assurer que la facture n’est pas utilisée plusieurs fois. Le processus de contrôle est lui aussi digitalisé.

Bientôt, les processus d’invoicing (facturation) seront digitalisés. Nous nous mettons en conformité avec les besoins et les législations à 2024 pour s’assurer que la digitalisation des factures d’une entreprise, au sens large du terme pourrait passer à travers Concur quand ça fait du sens.

Les améliorations sont permanentes sur ces sujets : lire plus vite, plus d’informations, croiser plus de data…