Chargé de voyages : la plaque tournante du business travel

La mission de base du chargé de voyages, également appelé Mobility Manager, est de gérer les voyages d'affaires ou les déplacements professionnels des employés d’une entreprise.

C’est une fonction souvent rattachée aux services achats ou à la DRH dont la mission est de développer la politique voyage au sein d'une entreprise.

Le poste a été identifié depuis quelques années par les entreprises dans le but d’optimiser leur organisation, en réponse aux évolutions de l’économie mondiale et à l’augmentation croissante des voyages d’affaires.

Les principales tâches du chargé de voyages sont :

- Organisation et gestion des déplacements pour les collaborateurs et les intervenants (animateurs, concepteurs de formation) en collaboration avec un prestataire voyages : réservation billets avions et trains, locations de voitures…

- Gestion administrative des demandes visas (parfois en collaboration avec le prestataire voyages)

- Réservation en direct des hôtels nécessaires aux déplacements en France et à l'étranger

- Gestion et déclaration des déplacements à l'étranger impliquant une déclaration auprès des assureurs et des services de la Sécurité sociale

- Contrôle de la facturation

- Suivi administratif du budget

Depuis quelques années, le niveau de formation des nouveaux gestionnaires de voyages est de plus en plus élevé.

Les recruteurs recherchent des diplômés bac +4 ou bac +5.

Cette évolution provient de la prise de conscience de la part de la plupart des décideurs des exigences de ce poste, de la pluralité de ses domaines d’intervention et de la forte nécessité d’adaptation à des éléments extérieurs de plus en plus complexes.

Une expérience d’une dizaine d’années dans un poste d’acheteur peut remplacer les diplômes.

de 28 à 45 K€ annuel

- Poste stratégique à responsabilités

- Le challenge permanent

- La non-routine des tâches, toujours différentes

- Maitrise du pack Office ou d’un outil de gestion comptable pour le contrôle des factures notamment

- Maitrise des outils et technologies utilisés dans le cadre de la gestion des voyages, réservations en ligne et paramétrage

- Une bonne maitrise de l'anglais constitue un plus

Engagé et dynamique, vous faites preuve de rigueur et de ténacité, de disponibilité et vous avez le sens du service.

Vous disposez en outre :

- d’une belle patience

- de minutie dans l’élaboration d’un projet

- du sens de l’analyse

- d’un bon relationnel commercial

Le chargé de voyages débutant peut grimper dans sa hiérarchie et devenir responsable de groupe.

Il peut aussi évoluer au sein de la direction achats ou rejoindre la direction communication, selon ses points forts.

Il peut devenir acheteur dans tout autre type d’achat pour une autre entreprise.

« J’ai d’abord fait une prépa littéraire, suivie d’une licence histoire-géo. J’ai ensuite intégré l’Escaet d’Aix-en-Provence option Corporate Travel. Mes stages m’ont amenée chez Amex et Veolia, ce qui m’a permis d’avoir la double vision agence et client.

Ça m’a beaucoup intéressée et du coup, j’ai rajouté un an d’études spécialisation achats, puisque le chargé de voyages est rattaché à la direction des achats dans une entreprise. Je travaille depuis chez Geodis.

En ce moment, dans le cadre d’une implémentation, je négocie les contrats au niveau du groupe en tenant compte des contraintes particulières identifiées. Ce suivi administratif représente presque 75% de mes tâches actuelles.

On peut devenir chargé de voyages avec un bac+4 minimum, mais il faut avoir un bon feeling commercial, beaucoup de diplomatie et de la ténacité. Car il faut savoir convaincre aussi bien les prestataires extérieurs que les utilisateurs en interne. C’est un poste stratégique et à responsabilité. Le voyage est un domaine sensible et il faut arriver à conjuguer le confort des voyageurs et les gains potentiels pour la société.

Ce qui me plaît le plus est le challenge, toujours renouvelé. Tout bouge tout le temps. Ce travail n’est pas plan plan. »

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