Comment obtenir la garantie financière pour une agence de voyages ?

Vous souhaitez créer votre agence de voyages. Vous êtes au courant que, pour démarrer votre activité, il vous est indispensable d'être immatriculé au registre des opérateurs de voyages et de séjours d'Atout France.

Mais saviez-vous que, pour obtenir ce fameux sésame de la part de l'agence française de promotion touristique, vous devez obligatoirement disposer d'une garantie financière ?

"La garantie financière est destinée à protéger les touristes contre une éventuelle défaillance d'un agence de voyages", explique Me Emmanuelle Llop, avocat associé Clyde & Co, spécialisée dans le droit du tourisme.

Le garant de l'agence pourra donc être sollicité par les clients pour être remboursé de son acompte ou du prix du voyage déjà réglé.

Mais la garantie peut également permettre aux voyageurs d'effectuer leur séjour ou de finir celui qu'ils ont déjà entamé sans craindre de ne pas pouvoir rentrer, dans le cas où leur agence ferait faillite. Son montant doit, au minimum s'élever à 100 000 €. Il est ensuite réévalué en fonction du volume d'affaires de l'agence.

La garantie financière est donc obligatoire pour exercer l'activité d'organisation ou de vente de prestations touristiques. Mais sachez, qu'il existe différents types de garants.

Avant de se lancer dans de longues démarches administratives, "l'agent de voyages doit déjà identifier un garant", précise Me Llop.

Parmi les organismes habilités à délivrer une garantie financière, se trouvent les banques, les compagnies d'assurance et certaines associations spécialisées. La plus connue étant l'Association professionnelle de solidarité du tourisme (APST).

En y adhérant, l'agent devient sociétaire. Contrairement à d'autres organismes, il n'est donc pas considéré comme un « client » ou un « administré ».

L'association affirme demander une cotisation "modique". Elle s'élève à 0,8% de la garantie moyenne d'un adhérent.

Par ailleurs, souscrire une garantie financière auprès de l'APST offre la possibilité aux créateurs de l'agence de voyages d'obtenir plus facilement des crédits par la suite. En effet, dans ce cas, la banque ne peut pas la déduire du montant de ses engagements.

Dans le cas du démarrage d'une activité, il faut, dans un premier temps, constituer un dossier très complet pour devenir adhérent de l'APST. Dans cette optique, plusieurs documents sont à produire.

- La première étape consiste à remplir une demande d'adhésion à réclamer à l'association. Il est également demandé de fournir un curriculum vitae (CV) des représentants légaux de la société ainsi qu'une attestation d'assurance de responsabilité civile professionnelle.

- Autres documents à fournir : la copie d'une promesse du titre de location ou de propriété des locaux ou du fonds de commerce, un extrait du K bis de l'immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS). Si ce dernier n'a pas encore été délivré, il est également possible de faire parvenir un récépissé de la demande d'immatriculation ou une copie de la publication constitutive dans un journal d'annonces légales.

- Il est également demandé de présenter un compte de résultats prévisionnel et un tableau de volume d'affaires (lui aussi prévisionnel).

- Les sociétés déjà existantes doivent, quant à elles, présenter une copie certifiée de la liasse des comptes fiscaux des deux derniers exercices. Si jamais ceux-ci ne sont pas encore, disponibles, une estimation du résultat suffit.

- Le dossier à présenter à l'APST doit également comporter un descriptif du projet qui détaille l'activité avec, si possible des brochures ou des plaquettes de présentation. Il est demandé d'y ajouter une copie certifiée des statuts, datés et signés, avec, dans le cas d'une société anonyme, la liste des actionnaires et le nombre d'actions détenues par chacun.

- Enfin, il faut fournir des contre-garanties sous la forme d'un engagement de caution solidaire. Il doit être établi par chaque représentant légal à un montant au moins égal à celui de la garantie apportée par l'APST.

Une fois que le dossier est complet, il ne reste plus qu'à le faire parvenir au siège de l'APST. Il sera, par la suite, examiné par les instances de l'association au cours de l'une de leurs 12 réunions annuelles.

Les futurs agents installés en région parisienne devront présenter leur projet au professionnel du tourisme élu, la veille de la réunion, afin qu'il l'expose à ses confrères. Pour ceux installés en province, il est nécessaire de contacter un délégué de l'association dans leur région de résidence.

A l'issue de la réunion du bureau de l'APST, le créateur de l'agence est immédiatement informé de la décision par courrier. Si sa demande est acceptée, il reçoit 2 attestations d'adhésion : pour lui et pour Atout France.

Dans le cas d'un refus de l'association, il existe d'autres moyens d'obtenir une garantie financière. Il est ainsi possible, comme mentionné précédemment, de s'adresser à une compagnie d'assurance ou à une banque.

Autre solution : faire appel à un courtier en assurance. Indépendant, ce dernier présente l'avantage de pouvoir "travailler avec n'importe quelle assurance", explique Phlippe Blanc, directeur associé d'Opticourtage.

80% des dossiers "touristiques" traités par cette société de courtage concernent des agences de voyages en création. Un grand nombre de créateurs d'entreprise font appel à ses services après avoir été refusés par l'APST. Mais pas tous, ajoute Phlippe Blanc : "certains choisissent, pour des raisons de confidentialité, de ne pas travailler avec l'APST."

Les dossiers sont étudiés selon différents critères tels que "l'expérience du fondateur, les fonds investis, la structure du projet, l'investissement personnel en fonds propres et les cautions solidaires qui doivent couvrir de 30 à 100% de la garantie", précise le directeur associé de la société de courtage.

Une réponse est apporté par le courtier au maximum 15 jours après la remise du dossier. La moyenne des cotisations de ses clients s'élève "à environ 1 500 euros", estime-t-il.

Une fois la garantie financière accordée, elle se matérialise sous la forme d'une attestation. Mais attention : elle doit être "renouvelée chaque année sur les informations déclarées par l'agence de voyages afin d'ajuster le calcul", prévient Me Llop.

"Le principal problème est le manque de coordination entre l'APST et Atout France"

"Au total, mes démarches ont duré environ 4 mois avant d'obtenir un rendez-vous officiel avec l'APST. Il s'est passé en janvier 2010 et j'ai finalement obtenu mon droit d'exercer en avril 2010.

Cela a été long car, en fait, je suis tombée au moment de la réforme de l'attribution de l'immatriculation qui a été confiée à Atout France. Jusqu'alors elle était délivrée par la Préfecture.

Pour la garantie financière, il faut absolument venir vers l'APST avec un dossier complet et un business plan bien ficelé. Sinon, la demande risque fort d'être rejetée.

Le principal problème auquel j'ai dû faire face pour l'obtention de la garantie, c'est le manque de coordination entre Atout France et l'APST. En fait, chacun attend une attestation de l'autre pour délivrer soit l'immatriculation soit la garantie financière...

Du coup, j'ai été obligée de prendre contact avec l'APST pour leur montrer mon dossier et obtenir un premier avis. Ils m'ont donné un accord officieux et m'ont délivré une attestation provisoire. Grâce à ce document, j'ai pu ensuite faire avancer les choses avec Atout France.

D'ailleurs pour se faciliter la vie avec cette dernière, je conseille vivement aux personnes qui montent leur agence de voyages de demander le nom et l'adresse mail de la personne qui s'occupe de leur dossier.

En effet, il est très difficile d'avoir Atout France au téléphone ! Ils ne sont disponibles que de 9h à 13h et il faut appeler plusieurs fois pour avoir une réponse.

Pour ceux qui ne souhaitent pas ou ne peuvent pas adhérer à l'APST, il est possible de passer par une banque pour la garantie financière. Mais il faut savoir que les établissements bancaires sont assez réticents à l'accorder en ce moment.

De plus, contrairement à l'APST, ils n'assurent pas le départ des clients en cas de faillite de l'agence. Et puis, la garantie y est plus chère d'environ 1 000 € par an."