Voyages d'affaires : la sécurité, entrave ou jackpot ?

La sécurité est une condition essentielle au voyage. Le sujet est récurrent, en particulier dans le secteur du business travel.

Le dernier baromètre européen du voyage d’affaires réalisé par American Express Global Business Travel (Amex GBT) en avril 2017 indique que « la sécurité est le premier critère de définition d’une politique de voyage » en 2016 et que 64% des entreprises interrogées ont mis en place des dispositifs de suivi et de traçabilité des collaborateurs.

Car si l’entreprise a une responsabilité vis-à-vis de ses salariés lorsqu’ils partent en voyage d’affaires (article L4121 du code du travail ; article 121-3 du code pénal ; jurisprudence de Karachi de 2002), l’agence de voyages d’affaires est également responsable de la bonne exécution des prestations, dans le cadre d’un voyage à forfait.

« La vente de billetterie sèche est exclue du tourisme, l’agence occupe dans ce cas un rôle de mandataire », précise Me Emmanuelle Llop, avocat associé pour le cabinet Equinoxe Avocats.

Cette situation juridique va prochainement être amenée à évoluer.

En effet, « la nouvelle directive européenne des voyages à forfait prévoit d’exclure de son champ d’application le voyage d’affaires », ajoute Me Llop. Celle-ci prendra effet au 1er juillet 2018.

Il y aura toutefois une condition à cette exclusion : « l’opérateur de voyage devra avoir un contrat cadre avec l’entreprise, sauf s’il s’agit d’un one shot ».

Pour autant, la sécurité des voyageurs restera l’un des enjeux primordiaux des agences de voyages d’affaires.

Toutes investissent de façon exponentielle dans le secteur, notamment dans les outils technologiques. Amex GBT, Egencia, Carlson Wagonlit Travel (CWT), FCM Travel Solutions, BCD Travel proposent à leurs clients – business travellers et/ou travel managers – des outils prédictifs et informatifs, destinés à calmer leurs inquiétudes avant le voyage.

En partenariat avec des organismes internationaux spécialisés (International SOS, Control Risks Group), elles peuvent ainsi informer, mais surtout conseiller leurs clients.

Mais là où les choses bougent vraiment, c’est sur le suivi du voyageur une fois arrivé à destination.

Les agences, en cas de problème sur place, sont notamment en mesure de fournir rapidement par mail à l’entreprise un rapport sur le parcours de son collaborateur, sur l’endroit où il est supposé se trouver d’après sa réservation aérienne et/ou hôtelière.

Egencia souhaite rendre ce système mobile. L’agence expérimente actuellement auprès de ses clients chargés de voyages au sein d’entreprises une nouvelle fonctionnalité qui leur permet de consulter ce fichier de reporting directement sur leur mobile et en temps réel et donc de localiser leurs salariés.

De son côté, BCD Travel sortira d’ici la fin de l’année 2017 un bouton pour que les voyageurs d’affaires puissent se signaler en sécurité sur son outil Trip Source, sur le même modèle que la fonctionnalité proposée par Facebook.

Le groupe CWT, quant à lui, travaille avec des sociétés d’audit sécuritaire pour intégrer à la réservation d’hôtels le critère de la sécurité. L’agence sera bientôt en mesure de signaler à ses clients quel hôtel à destination est plus sûr qu’un autre.

Le groupe réfléchit également à la problématique de la géolocalisation des voyageurs d’affaires, une pratique qui soulève la question de la « data privacy » des utilisateurs, en fonction de leur nationalité.

Courant 2018, le groupe prévoit toutefois de proposer un système de localisation à la demande, dans lequel le voyageur restera décisionnaire, s’il souhaite ou non utiliser cette fonctionnalité.

Chez FCM Travel Solutions France, ce dispositif est déjà mis en place. « Un bouton check-in permet au voyageur d’envoyer ses coordonnées GPS et de nous autoriser à le localiser, indique Jordy Staelen, le directeur général France et Suisse. En revanche, il n’est pas possible de le traquer. Le voyageur doit faire la démarche de se signaler, spontanément ou via une relance ».

Les questions de sécurité, et le développement des outils qui accompagne cette thématique, ne constituent pas pour autant un frein aux voyages d’affaires.

Lorsqu’un événement grave survient, comme par exemple les récents attentats qui ont frappé la Belgique, l’Angleterre ou la France « nous avons observé une baisse assez importante des volumes sur 2 ou 3 semaines, suivi d’un retour à la normale, indique Guillaume Col, président-directeur général d’American Express Global Business Travel France, BeNeLux et Europe du Sud.

Car même s’il y a plus de contraintes ou de risques, le voyageur d’affaires continuera à voyager, il ira développer son business. »

« Une instabilité politique, une situation de crise ou de guerre sont les seuls cas de figure où le shift peut devenir dramatique, où le trafic peut être impacté.

Mais il ne faut pas oublier que dans le business travel, on parle le plus souvent de contrats signés d’entreprise à entreprise, qui courent sur des décennies, et qui font que nos clients doivent se rendre sur place », conclut Jean-Noël Lau Keng Lun, senior director product marketing chez Egencia.

Retrouvez cet article et l'ensemble de notre magazine 2017, intitulé "Nouvelles frontières, nouveaux défis", en ligne en cliquant sur ce lien.