Coronavirus : quelle posture adopter pour les organisateurs d'événements ?

TourMaG.com - L'Etat a pris la décision d'annuler les événements de plus de 5 000 personnes en lieu confiné... Est-on dans un cas de force majeure ?

Alexandre Regniault : En effet la dernière journée du Salon de l'Agriculture, le MIPIM (plus grand marché international des professionnels de l'immobilier) à Cannes, ou le semi-marathon de Paris ont été annulés. La plupart des autres manifestations sportives seraient maintenues. La situation évolue de jour en jour.

Il y a des menaces potentielles sur les élections municipales... Dans cette situation, il faut regarder deux points.

Il faut se demander, d'une part, si l'annulation est du fait de la puissance publique uniquement. Il y a plusieurs niveaux national, départemental ou municipal. La décision d'annuler des événements de 5 000 personnes en milieu confiné devrait rentrer dans l'immense majorité des cas dans la force majeure.

Cela interdit à l'un des co-contractants de rechercher la responsabilité de l'autre puisqu'il s'agit d'une disposition émise par la puissance publique.

D'autre part, nous rencontrons des annulations qui entrent dans le cadre d'une initiative qui n'est pas imposée par la puissance publique comme la fermeture du Louvre ce week-end qui était liée au droit de retrait de certains salariés.

Dans ce cas, il n'y a pas de règles générales, ni absolues. Il faut vraiment regarder les termes du contrat et les garanties qui ont été prises. Dans le cas du Louvre, je crains fort que les clients ou voyageurs en soient pour leurs frais.

Toutefois nous ne pouvons pas écarter que des demandes de remboursement ou d'indemnisation soient formulées, voire même des actions groupées.

Au-delà des contrats, des lois ou décrets en vigueur, il y a également l'aspect commercial.

Nous ne pouvons pas exclure que l'organisateur de l’événement, comme le MIPIM par exemple, qui est prestataire d'un certain nombre d'acteurs de l'immobilier parfois depuis 10 ou 20 ans, fasse un effort commercial au-delà de son engagement juridique.

A noter également que sur les rapports assuré-assureur, il y aura, dans beaucoup de cas, une appréciation du rapport de force commercial.

TourMaG.com - Les assurances peuvent-elles prendre en charge les annulations d'événements ?

Alexandre Regniault : Oui bien sûr. Si une entreprise se voit victime d'une baisse d'activité, comme les entreprises du transport ou de l'événementiel, malheureusement dans la plupart des cas, ce sera non assurable. Cela s'appelle de la perte d'exploitation sans dommage, c'est un type de garantie qui est très rarement souscrit.

A l'inverse, si nous nous mettons à la place de leurs clients, cela dépendra des garanties prises contractuellement. Il y a beaucoup d'assurances prises sur un mode affinitaire c'est-à-dire, optionnelles au moment où le client achète la prestation. Il s'agit vraiment d'une appréciation au cas par cas en fonction de la police d'assurance.

TourMaG.com - En cas de force majeure, quid des remboursements pour les prestataires clients de l'événement et pour les organisateurs ?

Alexandre Regniault : C'est vraiment une affaire de formulation du contrat de l'organisation de l'événement. En cas de litige, nous pouvons imaginer que l'appréciation du juge soit un peu plus sévère envers les organisateurs ou prestataires que par le passé car ce n'est pas la première épidémie. Il y a eu le H1N1, le SRAS...

Si nous écoutons les scientifiques, il y aura d'autres épidémies et pandémies. Peut-être un jour un juge dira que ce n'est pas si imprévisible que cela.

Nous pouvons le comparer au risque sismique. Pour l'instant nous n'en sommes pas là car en France, l'Etat nous dit ne vous inquiétez pas, "je considère que c'est un cas de force majeure".

Mais nous pouvons penser que les juges garderont une liberté d'interprétation.

TourMaG.com - Peut-on imaginer des recours contre l'Etat ?

Alexandre Regniault : Pour tous les événements annulés suite à la décision prise par l'Etat, je suis très réservé. Je pense que ce sera très difficile pour les organisateurs ou ses clients d'aller rechercher la responsabilité de l'Etat.

En effet, les juges sont sévères lorsque l'Etat n'a pas pris les mesures préventives nécessaires et ils vont avoir du mal, à l'inverse, à le tenir responsable d'avoir pris des mesures de précaution.

Ces mesures d'annulation vont être prises comme des mesures de précaution légitimes.

TourMaG.com - Les organisateurs eux-mêmes ont souscrit des assurances...

Alexandre Regniault : Il faut regarder comme toujours l'étendue des garanties et les exclusions. Typiquement, pour être certain d'être couvert, il faut avoir pris des polices qui généralement sont optionnelles ou facultatives.

TourMaG.com - Que peuvent faire les organisateurs d'événements de moins de 5 000 personnes ? Comment peuvent-ils anticiper une future annulation vis-à-vis de leurs clients ?

Alexandre Regniault : Il y a deux cas. Les prestataires clients de l'événement doivent prendre connaissance des garanties qui ont été souscrites.

Désormais c'est trop tard pour prendre de nouvelles assurances. Nous sommes dans le risque connu. La seule chose à faire lorsque l'entreprise et des salariés sont engagés sur un événement : c'est se tenir au courant.

Si l'organisateur n'a pas déjà communiqué, il faut l'appeler et prendre des nouvelles pour pouvoir anticiper soi-même le plus possible.

Ensuite c'est de l'organisation interne : peut-être limiter le nombre de personnes qui vont s'y rendre. Il y a une démarche de précaution à prendre.

Du côté de l'organisateur, c'est à lui de prendre l'initiative de la communication auprès de ses clients. Il doit également s'organiser en interne pour minimiser le dommage autant que possible.

Tant qu'il n'est pas encore en mesure de prendre une décision sur le maintien ou pas de la manifestation, il doit avoir une communication très régulière et transparente vis-à-vis de ses clients ainsi que sur son propre process de décision.

Ses clients vont lui demander la date butoir sur laquelle il devra s'engager sur le maintien ou non de l'événement.

Il est aussi conseillé de communiquer lui-même avec son assureur. En d'autres termes, pour ceux qui ne l'ont pas déjà fait, ressortir et examiner leur police d'assurance et engager un dialogue avec l'assureur ou le courtier sur la façon de gérer ce risque et sur ce que l'assureur considère lui-même comme l'attitude la plus responsable à prendre en terme de maintien et d'annulation.

L'objectif est d'éviter à tout prix dans le cas où la situation tournerait mal, que l'assureur vienne faire des reproches ou difficultés.

Il faut absolument entretenir et initier une communication rapide et continue avec ses clients d'un coté, et son assureur de l'autre.

TourMaG.com - Un dernier conseil ?

Alexandre Regniault : La situation est évolutive. Il faut absolument constituer une petite équipe, un comité de pilotage qui puisse suivre au jour le jour la situation et adapter les décisions.

Cela peut se passer aussi au niveau du Comex. Il faut que cela implique le juridique et le risk management pour pouvoir adapter la conduite de l'entreprise au fil des jours.