021110-31 : quelles sont les modalités d'émission et de traitement des mémos de débit d'agence (ADM) ?

- Résolution 850m de l'IATA : l'ADM est un moyen de notifier à l'agent qu'il doit à la compagnie aérienne émettrice une somme inscrite sur l'ADM pour les raisons indiquées, sauf justification prouvant le contraire.

Les ADM doivent être précis sur la raison pour laquelle une facturation est faite. Il s'agit d'un outil de comptabilité utilisé par toutes les compagnies aériennes via le BSP pour collecter les sommes ou faire des ajustements aux transactions d'agent relatives à l'émission et l'utilisation de documents de transport.

- Les compagnies aériennes doivent publier et communiquer par écrit leurs politiques ADM aux agents avant leur application. Les ADM ne devront être traités par les BSP que s'ils ont été émis dans les 9 mois de la date finale de voyage. Au-delà de cette période, toute action de débit devra être traitée directement entre la compagnie aérienne et l'agent.

En principe, les ADM ne devraient pas être émis avec collecte de frais d'administration.

Tout ADM est uniquement relatif à une transaction spécifique, et ne pourra pas être utilisé pour grouper des transactions non reliées entre elles; cependant, plusieurs facturations peuvent être incluses dans un seul ADM si la raison d'être de la facturation est la même.

- Un agent dispose d'un minimum de 14 jours pendant lesquels il pourra revoir l'ADM avant sa soumission au BSP pour traitement.

- Toute contestation doit être déposée par les agents dans un délai de 30 jours après réception d'un ADM ; et l'ensemble des contestations doit être réglé par la compagnie aérienne dans un délai de 60 jours après réception. S'il est établi qu'un ADM n'est pas valide, il doit être annulé.

- L'ADM doit être contesté dans le système BSPlink (si la compagnie aérienne a activé cette option) en sélectionnant "Dispute". Si cette option n'a pas été activée, l'agent devra contacter la compagnie aérienne directement par e-mail et/ou par fax en confirmant son intention de contester l'ADM en question.

- Après consultation et si les deux parties sont d'accord, un ADM contesté peut être soumis au commissaire d'agence de voyages pour être résolue.

Tous les ADM rejetés ou litigieux doivent être traités par les compagnies aériennes "en temps et en heure".

- Un ADM qui a été inclus dans la facturation BSP sera traité pour le paiement. Toute contestation consécutive audit ADM, si elle est déclarée valide pour la compagnie aérienne, sera traitée directement, et si possible se fera sous forme de note de crédit de compagnie aérienne (ACM).Si la compagnie aérienne ne répond pas ou si l'agent n'est pas d'accord avec la décision de la compagnie aérienne, mais que l'ADM a déja été inclus dans la facturation, l'agent devra en informer le BSP avant la liquidation de la facture et envoyer tous les documents à : info.fr@iata.org.

- L'agence doit disposer des justificatifs attestant du fait qu'elle n'est pas redevable d'une certaine somme à l'égard de la compagnie aérienne. L'absence de justificatif conduira nécessairement au rejet de la contestation.

- L'agence doit prendre en compte la date d'émission de l'ADM en cas de contestation (moins ou plus de 9 mois suivant l'émission du billet) : cet élément conditionne l'identité du destinataire de l'action en contestation.

- L'agence ne doit pas laisser s'écouler le délai de 14 jours permettant notamment d'étudier un ADM et de se constituer des justificatifs.

- L'agence doit être attentive au délai de contestation qui est de 30 jours après réception d'un ADM.

Emmanuelle LLOP
Avocat à la Cour

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