Agence de voyages : les PME PMI attendent de la réactivité

Dans le cadre de la manifestation dédiée au voyage d’affaires, le Market Place, Regis Chambert, membre du conseil de surveillance d’Avexia a présenté une étude réalisée sur 220 entreprises, PME et PMI, tous secteurs d’activité confondus, de tailles diverses, entre 10 et 499 salariés.

Pas de grandes surprises sur les motifs des voyages d’affaires, la moitié des entreprises voyagent pour conserver des clients ou des marchés, et presque autant (45%) pour en gagner de nouveaux.

1/3 d’entre elles citent également les déplacements intra-organisation et les conférences ou congrès comme autre motifs de voyages.

Mais globalement les petites entreprises voyagent peu. Pour 65% d’entre elles, le budget voyages se situe sous la barre des 20 000 euros.

22% ont un budget voyages compris entre 20 000 et 50 000 euros, 8% entre 50 000 et 100 000 euros et seulement 5% dépassent les 100 000 euros.

La taille du budget voyages est logiquement proportionnelle à la taille de l’entreprise. A moins de 50 salariés, elles ne sont que 2% à avoir un budget voyages supérieur à 100 000 euros mais 71% avec un budget voyages inférieur à 20 000 euros.

Mais les entreprises comptant entre 200 et 500 salariés se répartissent à part égale dans tous les cas de figure.

1/4 d’entre elles qui voyagent peu avec un budget annuel de moins de 20 000 euros, 1/4 avec un budget allant jusqu’à 50 000 euros, 1/4 avec un budget allant jusqu’à 100 000 euros et 1/4 avec un budget dépassant les 100 000 euros.

A partir d’un budget voyages de 20 000 euros et au-delà, c’est la ligne transport qui représente le plus gros des dépenses mais en deçà de 20 000 euros, ce sont les frais de route qui pèsent le plus lourd. Un élément sur lequel l’agence de voyages ne peut intervenir.

Le poids de l’hébergement est quasiment identique quelque soit le budget voyages. Il représente entre 19 et 22% des dépenses.

L’étude révèle qu’il y a un certain laisser-faire dans les politiques voyages des petites entreprises en ce qui concerne l’utilisation des autoroutes à péages, l’utilisation des moyens de paiement et même l’utilisation d’une agence de voyages.

Les entreprises sont plus nombreuses à édicter des règles concernant la sécurité des voyageurs (66%), et les déplacements nationaux (79%). 83% des entreprises ont une politique précise sur le choix de l’hébergement et de la classe de transport, 79% ont un processus de contrôle des notes de frais.

Les déplacements professionnels sont gérés par une assistante de direction dans 36% des PME, par une assistance avec une responsabilité sur les voyages d’affaires pour 17% des entreprises, 22% des entreprises confient la gestion des voyages aux fonctions comptable ou administration, 12% aux ressources humaines.

Lorsqu’il s’agit de faire appel aux services d’une agence de voyages, (les 2/3 des PME/PMI le font), 41% des entreprises retournent vers l’agence déjà utilisée précédemment et 24% vont vers l’agence de proximité. 8% font un appel d’offres et 10% optent pour une agences qui leur a été recommandée.

Ce que les entreprises attendent d’une agence de voyages c’est de la réactivité (47%), des prix (35%) et du conseil (27%). A l’inverse, les outils de suivi des collaborateurs, de gestion des notes de frais et autres reporting ne comptent que pour environ 10% des entreprises.

Les agences interviennent surtout sur les commandes de transport aérien et rail internationaux. A l’inverse, les entreprises réservent elles-mêmes l’hôtellerie à 86%, la location de voitures à 65%, les devises à 64%, etc..

Pour autant, les agences de voyages ont tout à gagner à jouer la carte du service avec les PME. « Les agences qui investissent dans la proximité ont fait le bon choix », conclut Régis Chambert.