Evènementialiser votre organisation et ses moments clés, l’expertise du pôle évènementiel de Travel-Insight

Le monde de l’évènementiel a vécu plusieurs dures années avec la crise sanitaire, empêchant les rassemblements humains, ce qui nous a montré d’autant plus la nécessité de se rencontrer, échanger, partager des moments et vivre des expériences ensemble. Mettre en place une communication évènementielle est positif pour une organisation : une étude anglaise démontre que 73% des consommateurs sont plus susceptibles d’acheter un produit après avoir participé à un évènement organisé par une marque. Également, 95% des responsables marketing sont convaincus que les évènements physiques ont un impact majeur sur les objectifs commerciaux de l’entreprise. En effet, l'évènementiel permet de gagner en notoriété, de générer des leads et de booster son taux de conversion tout en travaillant son image de marque.

Mais alors, c’est quoi concrètement l’évènementiel ? Comme son nom l’indique, l’évènementiel vient organiser des évènements, des happenings mémorables afin de susciter de l’énergie, de l’émotion, impressionner les convives ou créer le dialogue. Le but est de créer des évènements qui sortent de l’ordinaire et qui marquent les esprits. Mais cela ne s’improvise pas : chaque évènement est unique pour s’adapter à l’objectif, à la cible, au format, et tout détail doit être anticipé pour son bon déroulement.

Chaque nouvel évènement mis en place est une création originale adaptée à l’organisation qui le crée, à ses envies et besoins. La première prise de contact va permettre de mieux comprendre ce que le client a en tête. Souhaite-t-il valoriser sa marque auprès de ses clients ? Parler aux autres professionnels de son secteur ? A-t-il des thèmes en tête, des lieux, ou est-ce qu’on donne carte blanche au directeur évènementiel ? Également, qui est la cible de cet évènement ?

Le but de l’évènementiel est de rester ancré dans les esprits et de partager un moment privilégié avec sa cible et de renforcer les liens émotionnels. Cela permet en outre de fidéliser les clients car les liens tissés sont alors un levier de fidélisation. Il est important de comprendre à qui l’on s’adresse et pourquoi afin de créer un évènement parfaitement adapté à la cible.

Travel-Insight a pu accompagner l’ADONET afin de repenser leur évènement du Clic d’Or. Arrêté pendant plusieurs années à cause de la Covid, il s’agissait de relancer le Clic d’Or en le faisant devenir un évènement à part entière, avec son identité définie et avec une plus grande ampleur afin de souligner l’importance et la créativité du monde de l’influence tourisme. La cible des influenceurs et des destinations membres de l’ADONET étaient donc les personnes à toucher avec le Clic d’Or, et il convenait d’organiser un moment convivial, fun et permettant le partage et la rencontre. L’objectif est donc de valoriser l’ADONET, la multiplicité de ses destinations membres et leur forte création de contenus plus innovants les uns que les autres pour valoriser l’intérêt des pays.

Après avoir délimité les besoins de son évènement, il s’agit de venir définir quelle va être son format. Cela dépend de plusieurs éléments : le concept, le timing et la durée de l’évènement, la répartition des rôles au sein de l’équipe, la disposition de la salle, la restauration et le son. Le spectre des formats d'évènement est large :

● Une conférence ou un webinar
● Un séminaire
● Un salon ou une foire
● Un évènement culturel ou sportif
● Un déjeuner ou une soirée
● Un lancement de produit
● Une boutique éphémère

Un autre point avec le client va être nécessaire pour réaliser un premier cahier des charges de l’évènement. Il faut chercher à répondre à des éléments comme :

● Choisir la date de l’évènement
● Déterminer toutes les cibles et les potentiels invités pour estimer le nombre de convives
● Définir un concept : comment faire vivre le message que nous voulons véhiculer à nos invités ?
● Déterminer un budget préliminaire
● Établir le lieu et vérifier la disponibilité du lieu : en fonction de la date, de l’emplacement, du nombre d’invités et potentiellement du concept de l'évènement, plusieurs lieux sont visités et retenus
● Soulever de premières idées de lieux idéaux, ou les éléments dont nous avons besoin pour la bonne tenue de l'évènement : a-t-on besoin d’une scène ? La soirée sera-t-elle dansante ? Doit-on avoir des tables pour organiser un espace de workshop ? Cela va venir nous aider à choisir le lieu définitif.

Enfin, il est important de garder en tête lors de l’organisation d’un évènement que tout ne se déroulera pas comme prévu : il conviendra de rester alerte afin de pouvoir régler rapidement les imprévus, mais le mieux est de les anticiper !

Pour le Clic d’Or, plusieurs discussions ont eu lieu pour mieux comprendre les besoins entourant l’organisation de cette soirée. Les envies et les besoins ont porté vers un évènement festif, permettant les retrouvailles après la rentrée et venant célébrer le monde de l’influence avec une touche festive pour vivre un moment unique !

Il convient de chercher rapidement le lieu idéal en fonction de l’objectif, de la cible et des temps forts que l’on souhaite mettre en place lors de l'évènement. Cette recherche doit se faire le plus tôt possible, car les réservations de lieux partent vite !
Tout est alors possible : organiser une soirée dans un lieu atypique, convoquer des artistes pour parler des valeurs de la marque, utiliser des innovations technologiques qui peuvent impressionner l’auditoire, etc.
Il est recommandé de visiter le lieu avant la soirée pour anticiper la soirée et l’espace : cette visite permettra de voir si l’accessibilité est bonne pour tous les convives, si le lieu est adapté à la saison, si l’organisation des espaces convient à ce qui sera fait durant l’évènement, etc. Il est recommandé de prendre des photos du lieu pour le mettre en avant auprès du client et pour prévoir l’emplacement optimal des activités.

Plusieurs types de lieux existent : il y a des salles adaptées aux évènements, avec le mobilier et parfois des services inclus (traiteur, service de bar, vestiaire, etc). Cela peut simplifier l’organisation en n’ayant pas à prévoir tous les aspects organisationnels. Il existe aussi des salles « vides », où il faudra alors penser à tous les détails (mobilier, sonorisation, etc).

Il est important de prévoir des spots pour prendre des photos, des éléments « instagrammables » pour pouvoir améliorer la visibilité en ligne du client. En effet, 48% des Millénials participent à des évènements pour partager leurs expériences sur les réseaux sociaux. Il faut donc provoquer la création de contenus des invités pour avoir des éléments à promouvoir sur les réseaux sociaux. Cela signifie donc une plus grande portée et une meilleure notoriété de la marque.

La remise de prix du Clic d’Or incluait forcément un temps de remise de prix et de cérémonie. Il convenait d’avoir un lieu avec une scène ou un espace central permettant de voir, de partout, la remise de prix, de garder l’attention des invités sur la cérémonie et d’avoir un espace permettant d’avoir une soirée dansante et un buffet. Un endroit permettant les échanges entre les invités était aussi le bienvenue pour que tous puissent se rencontrer et parler, afin d’imaginer de potentielles futures collaborations ! L’envie s’est alors tournée vers le cirque Bormann pour créer un évènement dans un lieu exceptionnel, permettant aux gens de se connecter lors de ce moment hors du temps, et qui permettait d’avoir une attention maximale des invités pendant la cérémonie grâce à la présence d’une piste centrale. Les invités ont ainsi pu profiter de ce cadre exceptionnel pour s’immerger dans ce monde fantastique, notamment grâce à l’admiration d’un numéro de cirque aérien à la fin de la cérémonie, avant de lancer la soirée festive.

En parallèle de ces différentes étapes, il conviendra de planifier toute l’organisation de l’évènement. Le plan doit inclure la logistique, le contenu et la promotion de l’évènement. Chaque tâche principale est ainsi sous-découpée avec toutes les étapes spécifiques à réaliser. Il est important d’en indiquer la durée d’accomplissement pour évaluer la préparation de l’évènement. Vous aurez ainsi une vision d’ensemble et pourrez anticiper les éventuels problèmes et imprévus avec lesquels il faudra dealer. Il conviendra par exemple de prévoir chacune des activités ainsi que leur forme, de choisir les fournisseurs, de prévoir que tout sera bien possible niveau espace et équipements pour accueillir les prestataires.

Le mieux est de créer un document à la disposition de toute l’équipe où chaque membre peut voir les étapes du projet, les tâches de chacun et ainsi avoir facilement une vue d’ensemble sur l’évènement.

Cette vision d’ensemble permettra également de connaître le budget nécessaire à l’évènement et d’anticiper les dépenses qui n’avaient pas été vues dès le début, et donc d’avoir une réserve pour les imprévus.

Les éléments à mettre en place dépendent bien évidemment de la forme de l'évènement. Lors de son découpage, il conviendra donc de réfléchir à comment les convives s’inscrivent à l’évènement ou y sont invités, comment les nourrir et les hydrater, comment diffuser de la musique, les goodies à mettre en place, le coin photo à créer, le photographe et vidéaste à employer pour la soirée, les déguisements ou tenues pour l’équipe si nécessaire, la sécurité,… De nombreux paramètres sont à définir et attention, car en évènementiel, le diable se cache dans les détails !

Dans tous les éléments mis en place pour un évènement, il faut essayer de surprendre les gens et chercher à créer l’effet wow, chercher à dépasser leurs attentes dans les parties les plus ordinaires : c’est ce qui va créer l’ambiance exceptionnelle d’un évènement.

Les derniers jours avant l'évènement, il convient de faire une repasse et de vérifier que tout est mis en place pour son bon déroulé. Il faut s’assurer d’avoir communiqué l’accès à l’évènement, bien envoyé les invitations, que les documents et la signalétique sont imprimés et transmis aux bonnes personnes. Il faut être sûre que chacun comprend ses tâches et responsabilités pour le bon déroulé de l’évènement et s’assurer que les participants sont bien au courant de l’organisation de l’évènement, des prises de parole, des transitions et temps de pause.

Le jour de l’évènement, il sera important d’être présent pour les convives et de s’assurer que tout se déroule comme prévu, ou que des solutions sont mises en place en cas d’imprévu. Il faut être présent pour les invités, répondre à leurs questions et leurs attentes. Ce qui est important et dont les gens se souviennent, c’est la façon dont ils sont traités et l’atmosphère de l’évènement !

Il sera important, à postériori de l'évènement, d’analyser ce qui s’est passé, de souligner les réussites comme les imprévus et éléments non fonctionnels pour en tirer des learnings et améliorer les prochaines éditions. Il est possible de demander l’avis des participants avec des formulaires d’évaluation transmis sur l’évènement ou via un formulaire en ligne. Un point avec l’équipe mobilisée lors de l'évènement est aussi nécessaire pour apporter un regard objectif sur le travail effectué. C’est également important de souligner les réussites après tant d’investissements !

Il sera intéressant d’avoir un document pouvant être consulté dans le futur à titre de référence et qui comportera une brève description de l’évènement, les éléments offerts et leurs résultats, les forces et faiblesses de l’édition et les recommandations à mettre en place.

© Sébastien Antoine, vidéo de la cérémonie du Clic d'Or 2022

Vous n’êtes pas encore convaincu de mettre en place un évènement ? Pourtant, le marketing évènementiel permet de nombreuses retombées marketing qui se chiffrent concrètement, et qui seront importantes pour votre compagnie :

● 52%. des propriétaires d’entreprises affirment que le marketing évènementiel est le canal marketing qui génère le plus de rentabilité des investissements
● 47% des spécialistes du marketing affirment que les évènements sont un moyen très efficace pour interagir avec les clients et les prospects
● 41% des représentants d’entreprises pensent que le marketing évènementiel est un canal plus efficace que le marketing de contenu et le marketing par email réunis
● Les entreprises qui ont le plus augmenté leur activité évènementielle connaissent une croissance de plus de 30%.

Aujourd’hui, le pôle Travel-Insight prépare de nombreux évènements comme le Forum des Pionniers. En mai 2023, plus de 100 décideurs du tourisme s’envoleront pour une destination encore secrète pour 4 jours de conférences et de réflexions sur le monde du tourisme. Mais nous adorons les nouveaux défis : organiser un évènement peut s’avérer complexe, alors n’hésitez plus pour votre organisation et contactez Travel-Insight !

La bienveillance, l’exigence, la curiosité, l’écoute et le respect font partie intégrante des valeurs de Travel-Insight, avec la promesse d’augmenter la notoriété, la visibilité et le chiffre d’affaires de ses clients.

Lancée en 2016, Travel-Insight est l’agence de communication tourisme qui sert de trait d’union entre les voyageurs et les professionnels du tourisme. Elle est spécialisée en branding, en brand content, en social média, en relations presse, en trade marketing et en influence.

L’agence compte parmi ses références plus de 50 acteurs du tourisme, notamment la République Dominicaine, Paradiski, les Entreprises du Voyage, IFTM, Visages du Monde, le SETO, et autres destinations françaises et étrangères, tours-opérateurs, transporteurs, groupes hôteliers, agences de voyages, associations,…

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