Organiser un évènement pour 130 professionnels du tourisme, l’expertise événementielle de Travel-Insight

Qu’est-ce que le Forum des Pionniers ?

Créé en 2000, le Forum des Pionniers est un rendez-vous annuel rassemblant plus d'une centaine de décideurs de l'industrie du Tourisme. L'objectif : réunir ces professionnels du secteur autour d'une thématique en lien avec le futur du tourisme et créer une synergie collective par le biais de conférences, tables rondes et workshops pendant 4 jours, tout cela organisé dans une nouvelle destination chaque année. C’est l’occasion pour les Pionniers de joindre l'utile à l'agréable, entre réflexion, networking et découverte d'une nouvelle destination.

Tenue en République Dominicaine en 2019, la dernière édition avait marqué l’industrie du tourisme avant de devoir s’arrêter en raison de la crise de la Covid. A l'occasion de son grand retour, l'ESCAET a proposé à Travel-Insight de s'associer à cette belle aventure. L'objectif était clair, redonner au Forum le coup de boost qu'il mérite !

C'est ainsi que Travel-Insight s'est retrouvé aux commandes de l'organisation de ce bel événement mêlant découverte d'une nouvelle destination, rencontres et moments d'échanges et de réflexion sur la thématique choisie par l'ESCAET. L’idée est de créer un programme unique sur quatre jours afin de mettre en place un évènement innovant et marquant pour les participants.

Qui dit Forum des Pionniers, dit une nouvelle destination exceptionnelle chaque année. La destination qui accueille le Forum permet à l’évènement d’avoir des infrastructures à disposition pour sa bonne tenue, et de faire découvrir ses atouts. Elle obtient ainsi une belle visibilité auprès des décideurs du tourisme, un atout non négligeable pour son développement et attirer de nouveaux voyageurs.

La recherche d’une destination est simple, mais prend du temps : il convient de présenter l’évènement à la destination, les avantages qu’elle gagne à prendre en charge l’accueil terrestre de l’évènement, et les retombées que ça aura pour elle. Il convient de trouver une destination avec des atouts naturels et culturels qui plairont aux Pionniers, authentique et surprenante, et si possible qui n’a pas encore accueilli l’évènement. En 2023, c’est donc Israël, pays riche en Histoire et aux paysages spectaculaires, qui a souhaité accueillir cette 21ème édition.

Puisque l’évènement se passe dans un pays étranger, il convient de penser à l’acheminement des Pionniers jusqu’au lieu d’accueil ! Plusieurs solutions sont encore une fois possibles : partenariats aérien ou affrètement d’un avion.

Plusieurs critères rentrent alors en jeu : flexibilité des horaires de vols, prestations offertes (boisson, repas), qualité de la compagnie pour correspondre au positionnement de l’évènement.

Pour cette 21ème édition, c’est la compagnie aérienne israélienne El Al qui a participé au transport des 130 professionnels du tourisme. Travel-Insight et l’ESCAET ont ainsi conclu un accord avec la compagnie pour la prise en charge des deux vols du Forum, et pour préparer des repas aux Pionniers, à déguster lors de leur trajet pour Israël.

Travel-Insight est venu épauler l’ESCAET dans l’organisation du Forum des Pionniers sur la partie logistique évènementielle. Depuis début 2022, l’agence de communication a développé son pôle évènementiel afin d’accompagner les acteurs du tourisme dans la création de moments inoubliables.

La création d’un programme inoubliable se fait grâce à plusieurs étapes. La première est de faire des recherches sur les acteurs locaux, les établissements en vogue, les activités hors du commun qui pourraient être mises en place lors du Forum 2023. Ensuite, il convient de voir et tester les éléments retenus pour s’assurer de leur pleine qualité avant d’amener les Pionniers à les découvrir. Ainsi, deux voyages de repérage ont été mis en place en février et en avril. Ceux-ci ont permis à l’agence Travel-Insight de s’assurer de la bonne sélection des hôtels, de rencontrer les personnes avec qui la collaboration allait s’établir dans les mois à venir, de tester les activités et surtout d’en découvrir de nouvelles insoupçonnées. Ces voyages de repérage permettent de réajuster au mieux le programme prévu ainsi que son contenu afin qu’il corresponde parfaitement à l’évènement.

En parallèle de la création du programme, un autre aspect est à assurer : trouver les Parrains adéquats pour soutenir l’évènement ainsi que mettre en place une communication active, dynamique et pertinente pour faire connaître l’évènement, attirer les personnes et leur donner envie de prendre part au Forum.

Pendant 7 mois, une communication a été mise en place par une co-construction entre l’ESCAET et Travel-Insight. Pour cela, une stratégie a été créée afin de définir les réseaux sociaux à mobiliser, les thèmes à aborder, les contenus qui seront à publier tout au long de la mise en place de l’évènement et la ligne éditoriale du Forum des Pionniers. Cette stratégie permet de cadrer la communication qui va être mise en place.

Ainsi, 3 plateformes social média ont été mobilisées : Facebook, Instagram, LinkedIn. Ces trois plateformes sont les plus pertinentes sur plusieurs aspects pour le Forum :

● Instagram pour développer l’esthétique du Forum, donner à voir ce qu’il est, l’illustrer
● Linkedin pour toucher les professionnels du tourisme
●Facebook pour assurer à l’évènement une visibilité maximale : c’est la plateforme qui bénéficie de la plus grande communauté d’internautes.

Ainsi, de novembre à mai, 3 posts étaient mis en ligne chaque semaine. Leurs sujets variaient selon l’avancement du Forum des Pionniers et son actualité. Certains parlaient de la destination et valorisaient sa culture, d’autres parlaient de la thématique de cette 21ème édition : « Les espaces-temps du tourisme », certains revenaient sur l’Histoire de l’évènement tandis que d’autres révélaient le programme de la nouvelle édition à venir. De quoi tenir en haleine les internautes avant l’évènement, et surtout pouvoir communiquer sur ce qu’il est vraiment, et ce qui attendaient les participants de cette 21ème édition !

D’autres leviers de communication ont été mis en place pour multiplier les canaux de visibilité du Forum des Pionniers. Ainsi, de nombreux emailings ont été mis en place : pour présenter les Parrains notamment, mais également avec la newsletter mensuelle du Forum des Pionniers. Chaque mois, celle-ci présentait l’avancée du projet, des contenus exclusifs sur la thématique, les nouveaux Parrains qui soutiennent l’évènement.

Un communiqué de presse était relayé par le pôle relations presse de Travel-Insight environ tous les deux mois. Comme pour les newsletters mensuelles, les communiqués venaient annoncer à la presse l’avancée du projet, les actualités à connaître, le contenu de l’édition 2023 du Forum des Pionniers.

Enfin, un site internet permettait de faire converger toutes les informations existantes sur le Forum sur un seul outil de communication, facilement trouvable sur internet par toute personne souhaitant en savoir plus sur l’évènement.

Le but de cette communication était d’obtenir le soutien de Parrains pour assurer la bonne tenue de cet évènement. Cette édition 2023 a bénéficié du soutien de très beaux acteurs du tourisme qui ont contribué à rendre cette édition si exceptionnelle. Ainsi, Agapé, Allianz, Amadeus, American Express, Belambra, Carrefour Voyages, CFC Croisières, Les Entreprises du Voyage, Theta, Penguin World, se sont engagés pour la 21ème édition du Forum des Pionniers. De beaux Parrains pour une édition qui s’annonçait exceptionnelle !

Plusieurs leviers de communication étaient mis en place pour assurer une belle visibilité des Parrains au cours de cette édition. Avant l’évènement, un post sur tous les réseaux sociaux du Forum était mis en place pour présenter chaque Parrain. Également, une newsletter spéciale était envoyée à notre base de données pour valoriser les services de chaque Parrain. L’annonce d’un nouveau Parrain était relayée dans la newsletter mensuelle et dans le communiqué de presse. Le logo du Parrain était placé sur le site internet.
De même, la visibilité du Parrain est garantie au cours du Forum par l’insertion des logos des Parrains sur tous les supports de communication (carnet de bord du Forum, kakémono, etc), par un workshop spécial Parrain où chacun avait un stand pour bénéficier d’un espace de visibilité. Enfin, lors du dîner de clôture chaque Parrain avait sa table à ses couleurs.

Qui dit retour du Forum des Pionniers pour une nouvelle édition, disait retour en force grâce à un programme unique et remplis de beaux moments pour découvrir la destination de façon exclusive. L’ESCAET et Travel-Insight ont ainsi tâché de créer un programme exceptionnel pour les 130 professionnels du tourisme qui prendraient part à cet évènement.

Une conférence au cœur d’un monument historique

La première conférence a porté sur « L’Hybridation », tenue par Gabrielle Halpern. Deux tables-rondes ont suivi : une sur la thématique de « L’hybridation des espaces et des usages » menée par Arnaud Austruy, Barbara Roussel et Elodie Marchais. La deuxième se tenait sur l’hybridation des réalités et du virtuel » menée par Michel Ruiz et Cyril Guiraud.

Pour donner une dimension encore plus exceptionnelle et unique aux contenus du Forum des Pionniers créés par l’ESCAET, Travel-Insight a décidé d’organiser ces temps de réflexion dans des lieux exceptionnels. Ainsi, cet après-midi du 15 mai 2023 s’est tenu au sein de la Tour de David, pour que les Pionniers puissent suivre ces éléments dans des espaces chargés d’Histoire.

Découvrir le patrimoine exceptionnel d’Israël

La découverte de la destination et de son patrimoine naturel unique est une étape incontournable lors d’un Forum. Les Pionniers sont arrivés à la Mer Morte pour déjeuner au sein du Kalia Beach Club, où ils ont pu savourer des plats typiques avant de profiter du superbe cadre, ou se baigner dans la Mer Morte, expérience unique à vivre. En effet, en raison de la forte concentration de sel, il est possible… d’y flotter ! Une beau moment partagé tous ensemble. Les Pionniers reprennent la route pour se rendre à Massada, un site classé au patrimoine mondial de l’UNESCO. Ce superbe site historique d’Israël est composé de plusieurs palais et fortifications uniques. Avec sa localisation au sommet d’une montagne et au cœur du désert de Judée, cette visite a marqué les esprits par sa beauté.

L’organisation d’une soirée exceptionnelle au cœur du désert

Une soirée exceptionnelle attendait nos Pionniers en plein cœur du désert ! A l’arrivée au sein du Badolina Camp, les Pionniers ont pu déguster des spécialités culinaires et profiter d’un cocktail bar. Puis, c’est l’heure de lancer la soirée ! Entre superbe vue sur le soleil couchant sur la Mer Morte en fond du DJ set, spectacles de cracheurs de feu, nos Pionniers ont profité d’un cadre unique pour danser et poursuivre les discussions dans un cadre plus informel. Après avoir enflammé le dancefloor, c’est l’heure de partir pour une nouvelle destination : la vibrante et belle Tel-Aviv, où nos Pionniers découvrent leur deuxième logement au sein des Brown Hotels.

Enfin, la co-organisation de l’ESCAET et Travel-Insight passe également par le monitoring de l’évènement pendant sa tenue pour s’assurer que tout va bien, et dans le cas contraire de trouver des solutions : trouver un nouvel espace de conférence si besoin, répondre aux questions des invités, veiller à ce qu’il n’y ait aucun oubli de téléphone ou ordinateur sur les lieux de conférence, etc.

Cet accompagnement se poursuit après la fin de l’évènement. Ainsi, une enquête de satisfaction est envoyée aux participants afin de pouvoir anticiper la prochaine édition et l’améliorer. Une étude d’impact est en cours de création afin de déterminer les retombées de l’évènement, ce qui sera également important pour démarcher de prochaines destinations.

● 20 éditions dans 20 destinations différentes : une nouvelle destination unique à découvrir chaque année
● 130 décideurs du tourisme en moyenne chaque année
● 10 Parrains pour soutenir la création de l’évènement
● 4 jours de business
● Des communautés engagées : créés en novembre 2022, les réseaux sociaux du Forum des Pionniers ont rassemblé de nombreuses personnes intéressées par l’évènement. 609 abonnés sur Facebook, 355 abonnés sur LinkedIn, 162 followers sur Instagram, pour des pages parlant d’un évènement très spécialisé. De belles performances donc !

La bienveillance, l’exigence, la curiosité, l’écoute et le respect font partie intégrante des valeurs de Travel-Insight, avec la promesse d’augmenter la notoriété, la visibilité et le chiffre d’affaires de ses clients.

Lancée en 2016, Travel-Insight est l’agence de communication tourisme qui sert de trait d’union entre les voyageurs et les professionnels du tourisme. Elle est spécialisée en branding, en brand content, en social média, en relations presse, en trade marketing et en influence.

L’agence compte parmi ses références plus de 50 acteurs du tourisme, notamment la République Dominicaine, Paradiski, les Entreprises du Voyage, IFTM, Visages du Monde, le SETO, et autres destinations françaises et étrangères, tours-opérateurs, transporteurs, groupes hôteliers, agences de voyages, associations,…

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