Quand faut-il rédiger une politique de voyages ?
« Les politiques voyage doivent se décliner localement pour prendre en compte les différences culturelles », rappelle Amélie Berruex, directrice générale du cabinet de conseil Axys Odyssey. @depositphoto/rawpixel.
« Avant, il était important d’avoir une politique de voyages quand il y avait un certain volume de déplacements. Il était nécessaire de formaliser ce que les gens peuvent faire ou ne pas faire. Ce qui se justifie avec un minimum de salariés », rappelle Amélie Berrueix, DG d’Axys Odyssey.
Et aujourd’hui ? « Les entreprises ne cherchent pas uniquement à éviter de la dépense, mais aussi à b[s’assurer de maîtriser l’impact climat et la sécurité des voyageurs », observe-t-elle.
Ainsi, une petite structure devrait avoir une politique de voyages. Pour un grand groupe, la question à se poser est : Est-ce que ma politique doit être globale ou locale ?
« On se rend compte que plus la politique est globale, moins elle est utilisée car elle est déconnectée de la réalité », observe Amélie Berruex.
« Les politiques doivent se décliner localement pour prendre en compte les différences culturelles. Dans une politique globale monde, on ne précisera pas que pour faire Paris/Lyon il faut privilégier le train », cite-t-elle en exemple.
Et aujourd’hui ? « Les entreprises ne cherchent pas uniquement à éviter de la dépense, mais aussi à b[s’assurer de maîtriser l’impact climat et la sécurité des voyageurs », observe-t-elle.
Ainsi, une petite structure devrait avoir une politique de voyages. Pour un grand groupe, la question à se poser est : Est-ce que ma politique doit être globale ou locale ?
« On se rend compte que plus la politique est globale, moins elle est utilisée car elle est déconnectée de la réalité », observe Amélie Berruex.
« Les politiques doivent se décliner localement pour prendre en compte les différences culturelles. Dans une politique globale monde, on ne précisera pas que pour faire Paris/Lyon il faut privilégier le train », cite-t-elle en exemple.
Quelle est la première question à se poser ?
Amélie Berruex, DG d’Axys Odyssey
« Pourquoi rédiger une politique de voyages ? », répond l’experte en Travel Management.
« La politique voyages est là pour s’assurer du bon équilibre entre le confort et la sécurité du voyageur i[, ainsi que sur l’impact sur le climat et le coût financier.
C’est pour cela que l’on rédige des règles. C’est important de le clarifier parce que le salarié qui lit la politique voyages peut faire une interprétation plutôt négative », poursuit-elle.
Attention, une politique voyages de 40 pages ne sera jamais lue : « Elle doit être complète et accessible pour qu’elle dure dans le temps. Son résumé doit tenir sur un format A4. Idéalement, les 2 ou 3 règles de base sont déclinées dans les outils », insiste la DG d’Axys Odyssey.
Dans les petites entreprises, il est possible de revoir la façon de voir le voyage. « La gestion du voyage devrait être la première contrainte. Il faudrait commencer par regarder comment gérer le voyage et ensuite définir la date et le lieu de la réunion », souligne-t-elle.
« La politique voyages est là pour s’assurer du bon équilibre entre le confort et la sécurité du voyageur i[, ainsi que sur l’impact sur le climat et le coût financier.
C’est pour cela que l’on rédige des règles. C’est important de le clarifier parce que le salarié qui lit la politique voyages peut faire une interprétation plutôt négative », poursuit-elle.
Attention, une politique voyages de 40 pages ne sera jamais lue : « Elle doit être complète et accessible pour qu’elle dure dans le temps. Son résumé doit tenir sur un format A4. Idéalement, les 2 ou 3 règles de base sont déclinées dans les outils », insiste la DG d’Axys Odyssey.
Dans les petites entreprises, il est possible de revoir la façon de voir le voyage. « La gestion du voyage devrait être la première contrainte. Il faudrait commencer par regarder comment gérer le voyage et ensuite définir la date et le lieu de la réunion », souligne-t-elle.
Comment informer de la politique voyages ?
« Il est indispensable d’avoir une animation autour de la politique de voyages. Envoyer une lettre internet avec sa nouvelle politique voyages et ne plus en parler derrière pendant 3 ans est à proscrire ! », rappelle Amélie Berruex.
Il est important d’avoir une communication quand il y a de gros changements, avec un vrai sponsor.
« La politique voyages doit être envoyée par le direction générale ou le DRH dans un grand groupe. La communication doit arriver d’en haut, ajoute-t-elle. Il faut une communication un peu costaud : une note interne, un article sur l’intranet, une déclinaison dans les réunions de gouvernance de l’entreprise. Il faut toujours qu’elle soit accessible facilement, en temps réel, pour tous. »
Comment communiquer sur des changements mineurs ? Faut-il régulièrement recommuniquer sur la politique voyages via l’intranet, via l’outil de réservation ? Comment je m’assure que l’agence de voyages a ma politique de voyages à jour ?
« L’animation dans le quotidien est très importante. La personne qui fait sens est le travel manager. Dans des boîtes où il y a beaucoup de turn over, l’information se perd. Les gens n’appliquent pas les règles, car ils ne les connaissent pas. Il faut avoir une stratégie de communication à tous les niveaux », souligne Amélie Berruex.
Il est important d’avoir une communication quand il y a de gros changements, avec un vrai sponsor.
« La politique voyages doit être envoyée par le direction générale ou le DRH dans un grand groupe. La communication doit arriver d’en haut, ajoute-t-elle. Il faut une communication un peu costaud : une note interne, un article sur l’intranet, une déclinaison dans les réunions de gouvernance de l’entreprise. Il faut toujours qu’elle soit accessible facilement, en temps réel, pour tous. »
Comment communiquer sur des changements mineurs ? Faut-il régulièrement recommuniquer sur la politique voyages via l’intranet, via l’outil de réservation ? Comment je m’assure que l’agence de voyages a ma politique de voyages à jour ?
« L’animation dans le quotidien est très importante. La personne qui fait sens est le travel manager. Dans des boîtes où il y a beaucoup de turn over, l’information se perd. Les gens n’appliquent pas les règles, car ils ne les connaissent pas. Il faut avoir une stratégie de communication à tous les niveaux », souligne Amélie Berruex.
Comment réagir si elle n’est pas suivie ?
C’est le rôle du travel manager.
« Via son agence ou ses outils, il va se rendre compte que le trajet Paris/Lyon doit se faire en train, mais que beaucoup de personnes le réalise en avion. Son rôle va être de comprendre pourquoi », explique la DG du cabinet de conseil.
Est-ce que c’est justifié ? Est-ce que les personnes ne sont pas au courant ? Ou est-ce qu’ils ne veulent pas ?
« Ensuite il pourra analyser s’il faut resserrer la vis, ajuster la politique car elle est déconnectée avec la réalité ou refaire de la communication spécifiquement auprès de certains voyageurs ou certaines catégories pour leur rappeler qu’ils sont en dehors des clous, ou encore au manager qui accepte peut-être des dérogations. »
« Via son agence ou ses outils, il va se rendre compte que le trajet Paris/Lyon doit se faire en train, mais que beaucoup de personnes le réalise en avion. Son rôle va être de comprendre pourquoi », explique la DG du cabinet de conseil.
Est-ce que c’est justifié ? Est-ce que les personnes ne sont pas au courant ? Ou est-ce qu’ils ne veulent pas ?
« Ensuite il pourra analyser s’il faut resserrer la vis, ajuster la politique car elle est déconnectée avec la réalité ou refaire de la communication spécifiquement auprès de certains voyageurs ou certaines catégories pour leur rappeler qu’ils sont en dehors des clous, ou encore au manager qui accepte peut-être des dérogations. »
Quelles libertés laisser à ses collaborateurs ?
« En théorie, oui. Mais sur quels sujets ? », interroge Amélie Berruex.
« Pour avoir une politique qui soit bien vécue et qui ait de l’impact il faut regarder dans le détail les dépenses de l’entreprise, sa culture d’entreprise et le profil des voyageurs », précise-t-elle, avant de citer en exemple : « Dans l’industrie, les trajets seront plus récurrents, sur des sites de la société. Il est plus simple de distinguer l’interne de l’externe. La culture de l’entreprise est plus disciplinée.
Dans une boîte de consultants ou communication, la culture sera différente. A toi d’identifier à quel point tu dois être dans le contrôle pour certaines choses ou être dans la prise de conscience et l’explication pour que les gens fassent les bons choix au bon moment. »
Dans certains cas, être rigide serait totalement contreproductif. « Les gens vont essayer de contourner les règles et vont faire pire, prévient-elle. Par exemple, dans certaines entreprises, il est très compliqué de d’imposer que des billets non modifiables. »
Plus tard, tu peux imaginer une Politique voyages plus dynamique, qui s’adapte au contexte et à la catégorie de voyageurs concernée.
« Un commercial avec 20 rendez-vous dans le mois et trois long-courriers ne peut pas être considéré de la même manière qu’un responsable comptable qui se déplace trois fois par an. Il n’est pas possible de faire abstraction de la réalité de terrain des voyageurs », tient-elle à rappeler.
« Pour avoir une politique qui soit bien vécue et qui ait de l’impact il faut regarder dans le détail les dépenses de l’entreprise, sa culture d’entreprise et le profil des voyageurs », précise-t-elle, avant de citer en exemple : « Dans l’industrie, les trajets seront plus récurrents, sur des sites de la société. Il est plus simple de distinguer l’interne de l’externe. La culture de l’entreprise est plus disciplinée.
Dans une boîte de consultants ou communication, la culture sera différente. A toi d’identifier à quel point tu dois être dans le contrôle pour certaines choses ou être dans la prise de conscience et l’explication pour que les gens fassent les bons choix au bon moment. »
Dans certains cas, être rigide serait totalement contreproductif. « Les gens vont essayer de contourner les règles et vont faire pire, prévient-elle. Par exemple, dans certaines entreprises, il est très compliqué de d’imposer que des billets non modifiables. »
Plus tard, tu peux imaginer une Politique voyages plus dynamique, qui s’adapte au contexte et à la catégorie de voyageurs concernée.
« Un commercial avec 20 rendez-vous dans le mois et trois long-courriers ne peut pas être considéré de la même manière qu’un responsable comptable qui se déplace trois fois par an. Il n’est pas possible de faire abstraction de la réalité de terrain des voyageurs », tient-elle à rappeler.
Quand faut-il la faire évoluer ?
« Si l’animation est faite en continue, la politique voyage vit en continue. Le travel manager fait remonter les points en inadéquation et ceux sur lesquels elle manque de rigidité », explique la consultante.
« Par exemple, s’il y a de nouveaux enjeux carbone à atteindre, le travel manager remontera des besoins d’évolution de la politique voyages.
Autre exemple : des négociations achats ont été réalisées au départ d’Orly alors que la plupart des collaborateurs vivent à proximité de Roissy, il va faire remonter que cela n’a pas de sens : on a fait des négociations, mais les gens se se rendent à l'aéroport en taxi », illustre-t-elle.
Il est également possible de prévoir dans la politique de voyages des choses qui vont faire qu’elle va vivre d’elle-même,, comme faire évoluer le plafond de remboursement des repas et de l’hôtel en l’indexant sur les prix.
« Par exemple, s’il y a de nouveaux enjeux carbone à atteindre, le travel manager remontera des besoins d’évolution de la politique voyages.
Autre exemple : des négociations achats ont été réalisées au départ d’Orly alors que la plupart des collaborateurs vivent à proximité de Roissy, il va faire remonter que cela n’a pas de sens : on a fait des négociations, mais les gens se se rendent à l'aéroport en taxi », illustre-t-elle.
Il est également possible de prévoir dans la politique de voyages des choses qui vont faire qu’elle va vivre d’elle-même,, comme faire évoluer le plafond de remboursement des repas et de l’hôtel en l’indexant sur les prix.
Concrètement, comment je rédige ma politique de voyages ?
J’appelle mon cabinet de conseils ou mon agence de voyages d’affaires ?
« Un cabinet de conseils pourra apporter des conseils neutres. L’agence de voyages aura des enjeux à ce que son client utilise plus telle ou telle compagnie, mais connaît bien son client et coutera moins chère », affirme Amélie Berruex.
Par exemple, une entreprise peut déjà avoir des règles externes qui inclus une politique de remboursement, ou la sécurité des voyageurs, mais qui n’inclus par le voyage. Pour une petite entreprise tout centraliser dans un même document est plus simple.
« Un cabinet de conseils pourra apporter des conseils neutres. L’agence de voyages aura des enjeux à ce que son client utilise plus telle ou telle compagnie, mais connaît bien son client et coutera moins chère », affirme Amélie Berruex.
Par exemple, une entreprise peut déjà avoir des règles externes qui inclus une politique de remboursement, ou la sécurité des voyageurs, mais qui n’inclus par le voyage. Pour une petite entreprise tout centraliser dans un même document est plus simple.
Publié par Caroline Lelievre
