Expensya : "Grâce à l'IA, notre Chatbot répond comme un travel manager" 

TourMaG.com - La digitalisation et la dématérialisation des factures et des notes de frais font partie du cœur de métier d'Expensya. Quelles sont les problématiques rencontrées par les entreprises ?

Karim Jouini : Expensya, en effet, a démarré avec une technologie de dématérialisation et de digitalisation des factures.

En partant d'un scan, d'une photo ou d'un e-mail, notre solution peut dire, en deux secondes, grâce à l'Intelligence Artificielle, que la facture provient de tel pays et qu'elle respecte telle règle de TVA. Puis, on l'archive de manière probante de manière à ce que le directeur financier de l'entreprise cliente concernée puisse jeter le papier.

La problématique est que la facture est encore traitée très manuellement par les entreprises car elle concerne plusieurs types de profils : le salarié, qui s'intéresse au montant et à la nature de ses remboursements, le comptable qui y scrute des éléments complexes et anxiogènes, comme la récupération de la TVA en Europe.

L'Espagne, par exemple, demande à ce qu'y apparaisse le code fournisseur, ce qui n'est pas le cas en France. Et puis, il y a les personnes qui auditent le fond de cette facture pour savoir si la dépense est valable et défendable. Là encore, il y a du traitement manuel. On voit des clients qui pointent les factures pour vérifier qu'il n'y a pas le mini-bar dans l'hôtel.

Dernière complexité, les politiques de dépenses qui peuvent être très différentes pour un même groupe d'un pays à l'autre.

TourMaG.com - Comment Expensya peut-elle faciliter la vie des entreprises dans le traitement des notes de frais ?

Karim Jouini : Notre technologie a évolué sur trois générations : la dernière s'appuie sur ChatGPT (Open AI) qui maîtrise une soixantaine de langues et qui peut appliquer des logiques subtiles. Quel que soit le produit acheté, nous sommes capables de le classifier : par exemple, ça c'est de l'alcool, ça, un repas, ça, un déplacement.

Par ailleurs, un des challenges des entreprises est de donner la bonne information aux collaborateurs. Nous avons regardé chez nos clients la masse de questions que posent les salariés : « je viens d'arriver, je déjeune avec un client, à quoi ai-je droit ? ; Je viens de rater mon vol à Lyon, qu'est-ce que je peux faire ? ».

Toutes ces questions sont frustrantes pour les équipes RH, les équipes Finances et les équipes Travel. Elles le sont aussi pour les salariés qui n'ont pas l'information.

Avec Microsoft, on a créé un chatbot sur Teams : on demande à nos clients de nous donner leurs politiques voyages et d'achat pour toutes les filiales ; une technologie basée sur ChatGPT ingère ces informations une heure après ; ce qui nous permet derrière de créer un personnage dans Teams qui répond aux questions et qui est bluffant.

Les chatbots traditionnels sont agaçants parce qu'il faut leur poser la question comme ils ont besoin qu'on la leur pose.

Le nôtre répond comme un travel manager : on peut lui poser la question avec n'importe quelle formulation, il va la traiter de manière très fiable, en 60 langues. Il est capable dire : « vous avez votre vol à Lyon, vous avez le droit de prendre l'hôtel, qui est à réserver sur tel outil, et le plafond de dépense c'est 150 euros. ».

TourMaG.com - Quel rôle peut jouer Expensya dans la décarbonation des voyages d'affaires ?

Karim Jouini : Du côté des clients, les politiques voyages changent mais je ne suis pas sûr que ce soit dans un but de décarbonation.

Leurs salariés voyagent moins loin, de manière moins coûteuse et ils se sont habitués à travailler à distance. On constate aussi que le transport en voiture a augmenté et que les autres ont baissé. Il n'y a pas un sentiment d'urgence sur la décarbonation mais il va s'accroître.

De notre côté, nous sommes en train de développer des outils pour aider les entreprises sur ce sujet.

Nous les aidons à évaluer leur bilan carbone grâce à la vision consolidée de leurs dépenses dont nous disposons par le biais de l'agence de voyages ou du SBT. Nous pouvons estimer leur empreinte carbone et en produire des reporting annuels.

Nos clients les plus avancés dans leur démarche de décarbonation se demandent comment ils peuvent réduire leur empreinte carbone. Nous les aidons à identifier les trajets sur lesquels le train peut se substituer à la voiture.

Par exemple : « vous avez beaucoup de Berlin-Munich ; en train, c'est 4h20, en voiture, 7 heures ; et par ailleurs, l'émission du rail est dix fois moindre ». Nous utilisons ChatGPT comme base de données à jour de ce qui est faisable en termes de transports.

En lui fournissant les adresses de départ, l'une à Berlin, et d'arrivée, à Munich, ce système fournit une estimation du temps de trajet et de l'émission carbone, et ce, en porte à porte.

C'est-à-dire qu'il calcule aussi le carbone émis s'il faut prendre deux taxis depuis les gares. Notre objectif est d'aider les clients prêts à faire un effort en facilitant au maximum leur démarche de décarbonation.

TourMaG.com - La dématérialisation est-elle aussi un vecteur de décarbonation ?

Karim Jouini : En raison du transport nécessaire à son acheminement et à l'espace nécessaire à son archivage, l'empreinte carbone du papier est importante. Il est donc vertueux de se débarrasser de l'impression sur papier.

Il existe deux lois dissociées sur la facture électronique, que l'on mélange souvent. La première concerne la production du reçu chez le marchand, mais sa mise en application a été retardée par trois fois. Quoi qu'il en soit, le collaborateur peut déjà donner au commerçant une adresse mail Expensya et c'est nous qui traitons sa facture, tout est automatisé.

Surtout, nous sommes émetteurs de cartes de paiement virtuelles qui nous permettent d'aller « chercher » la facture dématérialisée directement à la source chez le marchand.

La seconde loi concerne la facture électronique qui va démarrer en 2024.. Elle impose aux entreprises de s'échanger des factures dans un format électronique natif et centralisé par l'Etat. Ce tiers aura connaissance des factures, ce qui évite la fraude.