45% des salariés consacrent entre 30 mn et 2h par mois à leurs demandes de remboursements

Une enquête réalisée par KDS, éditeur de solutions logicielles spécialisées dans la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais, auprès de 780 français révèle que de nombreuses entreprises gèrent encore de façon manuelle ou au travers de processus ou solutions obsolètes la gestion des déplacements et des notes de frais, affectant la productivité des employés et engendrant un impact encore plus important sur la rentabilité de l'entreprise.

L'analyse des résultats de l'étude souligne qu'en France la gestion des notes de frais reste encore très aléatoire : mode de soumission archaïque, organisation des reçus laissé au libre arbitre de chacun, temps passé bien trop important, ...

34% des personnes interrogées ont révélé qu'elles utilisent encore des tableurs pour présenter les demandes de remboursement, 59% d'entre eux y consacre plus de 30 minutes et ils sont 73% à remplir leurs formulaires de demandes de remboursement pendant les heures de travail.

Ces taches entrainent inévitablement une perte de productivité pour l'entreprise qui s'élève de 20 minutes à 1h par mois pour 85% des répondants.

Par ailleurs, la gestion du suivi des dépenses ne fait pas l'objet de procédures normées par les entreprises puisque 80% des répondants disent qu'ils essaient de conserver les reçus en un seul endroit (portefeuille ou une enveloppe) ce qui entraine un risque non négligeable de pertes des documents.

Or, si la gestion des voyages et des notes de frais est gérée de manière efficace, les entreprises peuvent attendre jusqu'à 25% d'économies grâce à une solution de gestion des déplacements et des notes de frais automatique.

Lors de déplacements professionnels, un tiers des personnes interrogées révèlent qu'elles règlent leurs frais avec leur carte personnelle et puisqu'à 56% elles trouvent les procédures de remboursements fastidieuses et pénibles, elles attendent la fin du mois voir du trimestre pour soumettre leur formulaire de demande de remboursement de frais de déplacement (72%).

Fait notable, les entreprises mettent en moyenne entre 8 et 30 jours à les rembourser (41,8%) et 26,85% entre 16 et 30 jours. Ainsi bien souvent, les salariés font l'avance de trésorerie pour leur entreprise et il peut se passer jusqu'à 4 mois entre la date effective de la dépense et son remboursement.

Ils s'avèrent que les salariés français sont également d'une grande honnêteté, la grande majorité (76%) d'entre eux reporte leur kilométrage exact et lors de leurs déplacements en taxis, si le chauffeur de taxi remet un reçu vierge, 78% inscrivent scrupuleusement le montant exact de la course.

41% des répondants passent entre 20 minutes et plus d'une heure à rechercher et réserver un voyage d'affaires. Or les français n'aiment pas passer du temps à rechercher et réserver un voyage. Ils recherchent toujours plus de rapidité.

Ainsi entre facilité d'utilisation et choix d'options de voyage, ils sont 66% à choisir le 1er critère et pour aller au plus simple 71% préfèrent rechercher et réserver leur voyage via un seul fournisseur ou plateforme.

La majorité des répondants sont convaincus qu'ils respectent la politique de voyage de l'entreprise. 58% déclarent que leur politique est simple et clairement communiquée et 28% utilisent un outil de réservation intégrant la politique voyage de l'entreprise.