Dématérialisation : "Finis les classeurs, dossiers d’archivages et feuilles volantes !"

La dématérialisation consiste à numériser des documents qui seront sauvegardés et sécurisés à distance.

Une technologie qui possède de nombreux avantages : une source d’économie en temps et en espace, et un gain de productivité.

La dématérialisation permet également de réduire l’impact de son entreprise sur l’environnement en réduisant fortement sa consommation de papier.

Les piles et armoires de classeurs disparaissent au profit de dossiers consultables sur un compte web.

Dans un article précédent, nous résumions déjà les avantages d’une telle solution de Gestion Electronique des Données (GED).

L’hôtel Palazzu u Domu à Ajaccio a basculé dans le cloud il y a deux ans en dématérialisant l’ensemble de ses documents administratifs et comptables.

Et les résultats sont patents pour cet hôtel de 45 chambres: un gain de temps de 60%, une facture de consommation de papiers divisée par 2 et un gain d’espace inhérent à la virtualisation des données.

« C’est fini les classeurs, dossiers d’archivages et feuilles volantes à n’en plus finir », se réjouit Sandrine Mennouvrier, directrice adjointe de l’hôtel.

«La numérisation des documents comptables de mon hôtel simplifie mon travail. Si je veux accéder à telle facture, je n’ai plus besoin d’appeler mon comptable. Nous partageons sur une plateforme dédiée un classeur virtuel qui regroupe toutes les factures, les contrats avec les fournisseurs… », explique-t-elle.

Si la recherche d’un document pouvait prendre jusqu’à un quart d’heure, elle se fait aujourd’hui en un clic grâce à un système de recherche personnalisable, notamment par l’indexation de chaque pièce par mot clé, montant ou encore nom du fournisseur.

Cette solution de GED offre aussi la possibilité de consulter les données depuis n’importe quel endroit. « Je me connecte à distance à mon compte quand je suis en déplacements professionnels. Je peux être réactive à tout moment », ajoute la directrice adjointe de l’hôtel de 45 chambres.

Sandrine Mennouvrier a choisi la solution de Zeendoc, lancée en 2011. Elle paie un forfait mensuel de 100 euros. Un investissement qui se justifie si bien que la direction de l’hôtel a généralisé et adapté son usage aux besoins de la réception de l'hôtel.

Zeendoc a donc rajouté à la solution un système de recherche de justificatifs de paiement, de tableau de commission etc. « Pour le suivi client, c’est parfait. En un rien de temps, je peux voir sa dernière demande et les tarifs dont il avait bénéficié », détaille Sandrine Mennouvrier.

L'impression papier étant toujours obligatoire pour archiver l'historique des réservations, la solution fait pour l'instant office de fichier client.

Autre avantage de cette solution : grâce à la sauvegarde externe des données, aucun document ne peut être égaré.

Qu'est ce que le cloud?

Le cloud computing ou « informatique dans le nuage » correspond à une nouvelle manière de fournir et d’utiliser les ressources. Grâce au cloud, il est possible d’accéder à des ressources numérisées à travers internet et donc de tous les espaces connectés. L’exemple le plus probant réside dans l’utilisation d’un compte de messagerie électronique.

Grâce à ce type de service, il possible d’accéder à ses mails de partout. Pour une entreprise, il en va de même: ses ressources numériques sont accessibles via une plateforme web.

Les entreprises achètent ainsi des capacités, et sont facturées selon l’espace de stockage demandé. Les documents peuvent ensuite être envoyés sous le format PDF. Enfin, depuis 2008, les documents numérisés sont reconnus comme officiels et ont force juridique.