Factures : passez en ligne et faites des économies

Recevoir ses factures, les trier, les classer, les stocker, mais surtout les saisir dans la comptabilité.

Autant de tâches indispensables à la bonne marche d’une entreprise, mais qui restent souvent fastidieuses.

Pourtant grâce aux nouvelles technologies, il existe aujourd’hui une solution pour informatiser l’ensemble du processus : la dématérialisation fiscale des factures.

Un PDF et une signature électronique remplacent le bon vieil imprimé papier en toute légalité.

Plus besoin de stocker des centaines de feuilles à la cave, qu’il faudra laborieusement exhumer lors d’un contrôle fiscal.

Plusieurs grandes entreprises ont déjà sauté le pas, comme Carrefour Voyages, Fram, Kuoni, Marmara, Carlson ou Best Western et Avexia Voyages.

Ce projet est relativement facile à mettre en place et permet de faire d’importantes économiques.

Eric Dubois, responsable de l’outil de dématérialisation Clear' Invoice chez Accelya, s’est livré à une simulation.

Pour un volume d’environ 20 000 factures, il faut compter 93 centimes par unité si l’on prend en compte le coût des fournitures et l'envoi, sans la main d’œuvre.

Sa version électronique ne vaudrait que 40 centimes, soit une économie de 10 600 euros. Pour les grandes entreprises, le retour sur investissement est réalisé entre 12 et 18 mois.

Les PME peuvent aussi passer au virtuel grâce des logiciels très faciles à mettre en place.

Par exemple, l’entreprise b-process propose une solution PDF Smart pour 700 euros avec un prix moyen de facture de 35 centimes.

« Même pas le prix du timbre » constate Cecilia Krummenacker, la responsable marketing & communication.

Avant de mettre en place la dématérialisation, il faut tout d’abord parler du projet en interne.

En effet, certains postes seront certainement très affectés par cette nouvelle organisation du travail.

Les collaborateurs qui géraient autrefois les factures devront se reconvertir et auront plus de temps pour se consacrer à des tâches plus valorisantes, comme la relance des clients.

La deuxième étape concerne les fournisseurs, qu’il faut également convaincre de passer en mode électronique.

« Au début du projet, nous demandions l’accord agence par agence » explique Olivier Morel, directeur des systèmes d’informations chez Kuoni.

Comme cela traînait, le TO a fini par envoyer un mail collectif à toutes ses agences. Résultats : seules 50 ont décliné la proposition sur les 4000 points de vente.

Ceux qui refusent sont très souvent des personnes de la vieille école, sceptiques envers les outils informatiques. Ils craignent que la facture électronique ne remplace pas la bonne vieille version papier.

Pourtant, chez plusieurs opérateurs, les factures sont conservées pendant dix ans à la caisse des dépôts et consignations.

Économiques, pratiques, fonctionnelles et rapides, reste à savoir pourquoi les factures dématérialisées ne sont pas encore devenues la norme.

« Le sujet ne passionne pas les foules » déplore Olivier Morel de Kuoni.

Et pourtant dans une période de réduction des coûts, cet outil peut devenir une très bonne source d'économies.