Travel Managers : « faire davantage d’économies », objectif prioritaire pour 2018

La gestion de voyages d’entreprise dans les PME a considérablement évolué au cours des dernières années.

A tel point que certains n'ont pas hésité à prédire la disparition de la fonction de Travel Manager, surtout dans les PME.

Mais c'est plutôt une profonde mutation qui est en cours avec des attentes différentes de la part des entreprises.

"Celles-ci s’attendent à ce que leurs agences de voyages d’affaires apportent plus de valeur à leur activité en les aidant à faire des économies, gérer les dépenses et comprendre les habitudes de voyage de l’entreprise, souligne Virginie Pouget.

Elles exigent désormais de leur TMC des rapports détaillés, des analyses de dépenses approfondies et un ROI positif. Ces éléments sont même évoqués dès le début de l’approche commerciale, bien avant les questions liées aux inventaires et à la politique voyages.

En décembre 2017, nous avons demandé à des Travel Managers de PME de partager leurs principaux objectifs pour 2018. Les résultats étaient en parfaite adéquation avec les échanges que nous avions chaque jour avec nos clients.

En effet, 85 % considèrent que « faire plus d’économies » est un de leurs trois principaux objectifs pour 2018 (et même le premier objectif pour 60 % d’entre eux). Les autres objectifs de ce top 3 sont du même registre puisqu’ « augmenter la productivité des voyageurs » (50 %) et « améliorer la visibilité liée aux dépenses » (40 %) arrivent respectivement en deuxième et troisième position.

De plus, la majorité des objectifs traditionnels que nous avions pour la gestion de voyages appartient désormais au passé pour les PME.

En 2018, « améliorer ou étendre la politique voyages », « améliorer le programme de gestion des risques voyageurs » et « parfaire les accords avec les hôtels et compagnies aériennes » sont les objectifs les moins visés par les Travel Managers des PME.

Ainsi, la fonction de « Corporate Travel Manager » qui a vu le jour dans les grandes entreprises industrielles des années 1970 pour des raisons spécifiques, à commencer par la complexité des procédures de réservation, ne cesse d'évoluer.

A l’époque, un cadre avait besoin d’un agent de voyages pour réserver et gérer les déplacements professionnels. C’est ainsi que sont nées les agences de voyages d’affaires (TMC).

Un modèle qui ne convenait pas à la plupart des PME compte tenu leur volume de réservations et des coûts qu’entraînaient l’embauche d’un Travel Manager ou les services d’une TMC.

Les nouvelles technologies ont désormais rendu caduc ce business model. Aujoud'hui la réservation d’un vol, d’un billet de train, d’une voiture ou d’une chambre d’hôtel sont accessibles en quelques clics et les outils de réservation en ligne se sont multipliés.

Les voyageurs réservent désormais eux-mêmes leurs voyages et les TMC ont adapté leurs offres et développé des outils pour gérer les programmes voyages aussi bien pour les grandes que pour les petites entreprises.

De leur côté les Travel Managers (travaillant généralement dans de grands groupes) ont dû repenser leur mission pour améliorer la conformité aux politiques de voyages de l'entreprise et réduire les dépenses voyages.

On en veut pour preuve les premières réponses d’une enquête publiée en janvier 2018 qui démontrent que 50 % des Travel Managers issus de grands groupes considéraient que « faire davantage d’économies » était leur priorité en 2018.

Dans le même temps, les PME se sont rendu compte du ROI qu’elles pouvaient réaliser en engageant un expert en voyages au sein de l’entreprise. En conséquence, ces « nouveaux » Travel Managers ont été intégrés aux achats voyages ou au service finance.

L'enquête d'Egencia auprès des PME révèle aussi que plus de 53 % d’entre elles prévoient une augmentation de leurs dépenses de voyages en 2018.
Selon une enquête effectuée en 2015 par GBTA et Sabre (The Transformation of the Travel Manager’s Role), près de 60 % des Travel Managers de l’Union européenne et de l’Amérique du Nord rendaient reportaient au service finance, comptabilité ou trésorerie.

"Dans ce nouveau contexte, souligne la Directrice Consulting Global, les Travel Managers doivent se tenir informés et s’adapter. Dans le même temps, les entreprises doivent valoriser leurs Travel Managers afin de les aider à gérer le programme voyages, garantir le respect de la politique voyages, s’assurer de la sécurité des voyageurs et gérer les dépenses voyages."

Bien que la gestion de voyages soit désormais intégrée au service finance ou achats, nous identifions encore des facteurs clés de succès pour la « nouvelle génération » de Travel Managers :

« L’insider » – Gérer un programme voyages ne signifie pas seulement faire des achats voyages ou contacter une TMC, c’est aussi avoir affaire à des personnes, c’est pourquoi le facteur humain est primordial.

De plus, un Travel Manager sera probablement plus efficace s’il vient de l’entreprise puisqu’il connaît la culture et les personnes et peut facilement identifier les parties prenantes. Si le Travel Manager ne vient pas de l’entreprise, la direction devra vraiment faire des efforts pour intégrer le « petit nouveau ».

« Formation » – L’industrie du voyage est très particulière et complexe et utilise un langage spécifique. Maîtriser ce langage est un atout, surtout lorsqu’il est question d’échanges avec d’autres spécialistes du secteur. Par exemple, savoir ce qu’est un GDS est un point essentiel pour comprendre le système de réservation et représente un atout lorsque vous voulez lancer un appel d’offre pour trouver la meilleure TMC.

« Networking » – L’industrie du voyage évolue rapidement. De nouveaux acteurs, technologies et règles émergent chaque jour. Un Travel Manager doit donc avoir les ressources nécessaires pour rester informé, et sera d’autant plus efficace s’il échange avec ses pairs (via des associations, des événements organisés par les TMC, etc.)."

Contrairement à ce que l'on pourrait croire, le Travel Management n’est pas mort, car les TMC développent quotidiennement des solutions et des outils (rapports personnalisés, suivi des voyageurs, formations, aide aux négociations avec les fournisseurs, connaissance du marché, etc.) qui devraient les aider les à faire face à ces nouveaux défis.