Comment automatiser la gestion des frais de voyage d’affaire ?

Les déplacements professionnels sont de plus en plus fréquents au sein de nombreuses entreprises. Obligation légale pour l’entreprise, cette dernière se doit de payer les frais de voyage de ses collaborateurs lors de leurs missions. La note de frais permet aux employés de soumettre de manière périodique toutes les dépenses payées lors de l’exercice de leur activité professionnelle.

Par ailleurs, dans le cadre d’un voyage professionnel, il n’est pas possible pour les employés de soumettre n’importe quel type de dépense en notes de frais. Les frais professionnels des voyages d’affaire concernent toutes les dépenses effectuées dans le cadre de l’activité professionnelle afin de mener à bien une mission de travail.

Il s’agit principalement des :
- Frais de transport : billets d’avion, de train, de taxi
- Budget repas
- Frais d’hébergement : réservation d’hôtel, location d’un Airbnb
- Per diem : indemnité journalière perçue par l’employé en déplacement

Les frais de voyage incluent aussi les dépenses imprévues comme les charges de modification d’un billet d’avion.

Définir sa politique voyage d’entreprise
Pour une entreprise, il est important de mettre en place une politique de voyage d’entreprise dont les règles sont clairement listées dans un document. Les collaborateurs sont ainsi au courant du cadre qui régit les frais professionnels et ce document peut aussi permettre d’attester la conformité des notes de frais en déplacement professionnel en cas de contrôle de l’Urssaf.

Pour définir une bonne politique de voyage, il est important que l’entreprise définisse des objectifs clairs en établissant toutes les règles de déplacements et de remboursements de frais professionnels. Le cadre ainsi fixé doit cependant être adéquation avec la réalité du terrain ce qui requiert une certaine flexibilité et une capacité à anticiper certains scénarios de dépenses.

Adapter une solution automatisée de gestion des dépenses pros
Avec les avancées technologiques, l’automatisation des processus et la dématérialisation des justificatifs sont désormais possibles. L’archivage dématérialisé des justificatifs assure pérennité des documents et réduit les risques de pertes d’autant plus que les justificatifs sont stockés dans un serveur électronique.

Vous limitez par ailleurs les risques de fraude qui peuvent coûter très cher à une entreprise. A l’échelle mondiale, nous parlons de plusieurs dizaines de milliards de dollars et des milliers d’entreprises qui perdent environ 5% de leurs chiffres d’affaire à cause de la fraude au travail. Ce risque diminue considérablement, voire disparait, en adoptant une solution intelligente de gestion des dépenses professionnelles.

Les flux de données automatisées comportent plusieurs avantages pour l’entreprise :
● Ils permettent d’éviter les erreurs humaines.
● Ils assurent un traitement plus efficace des données.
● Ils permettent d’avoir un aperçu global et précis dépenses engagées par les collaborateurs.

Le processus de gestion automatisé des frais de voyage grâce à des solutions comme Expensya permet d’établir des rapports de dépenser innovants En effet, à l’aide d’un pilotage de précision, l’entreprise pourra centraliser les données de tous les collaborateurs sur une seule et unique plateforme pour voir de près les dépenses des différentes équipes. Avec un suivi en temps réel, les différents intervenants pourront visualiser d’une manière personnalisée et complète toutes les dépenses engagées pour des analyses poussées : par projet, par zone géographique ou par fournisseur.

Grâce aux solutions de gestion innovante des dépenses de voyages proposées par Expensya, vous réduisez par ailleurs de 30% le coût de traitement liés aux dépenses.

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