Voyages d'affaires : comment gérer ses données en optimisant son budget ?

La 4ème édition de l’observatoire Avexia Voyages, agence spécialisée dans les voyages d'affaires pour les PME, a commencé par un état des lieux du voyage d’affaires.

Triste constat pour la France qui enregistre une baisse de 1,42% de son volume d’affaires sur ce marché.

"Et j’ai l’impression que ce chiffre est sous-évalué", ajoute Michel Dieleman, président de l’Association Française des Travel Managers (AFTM).

Pourtant du côté de l’Allemagne, de l’Angleterre ou encore des Etats-Unis, les compteurs sont positifs, sans compter la Chine qui connaît une croissance de 14,79% de son volume d’affaires.

"Le voyage d’affaires est un bon indicateur pour mesurer la vitalité économique de son pays", commente Julien Chambert, directeur des ventes chez Avexia Voyages.

Après un état des lieux du marché du voyage d'affaires, l'observatoire dégage les nouvelles tendances.

Pour les PME et PMI, l’étude constate une évolution des comportements, notamment dû à l'essor des compagnies low-cost.

Les compagnies traditionnelles tentent de leur côté de les challenger, explique Julien Chambert, directeur des ventes chez Avexia Voyages.

" Par exemple, quand Easyjet a fait des tarifs corporate, Air France a misé sur la fidélisation et a répondu avec Hop !"

Le roomsharing fait aussi son apparition dans le voyage d’affaires. "Chez Airbnb, 20% des utilisateurs sont des voyageurs d’affaires. Une tendance qui est à la hausse car cette offre répond à un vrai besoin.

Certaines villes, comme Paris ou Toulouse, sont saturées. Je pense qu’à terme les centrales intégreront ces hébergements", commente Stéphane de Laforcade, président d’Hotel Corparate System (HRS).

"Cependant, il y a des inconvénients : pour récupérer les clefs de la chambre par exemple", poursuit-il.

Le succès des VTC vient aussi bouleverser le marché. Concurrence déloyale aux acteurs traditionnels ou véritable alternative ?

Et enfin, l’open-booking vient poser des interrogations, notamment par rapport à l’autonomie du voyageur business.

Un déplacement peut-il être réservé dans un système hors de celui de son entreprise comme Booking.com, Captain Train, et Hotel Tonight ?

"Les applications apportent de la facilité et de la souplesse parfois sources d’économies", constate Michel Dieleman, président de l’AFTM.

Mais pas de tarifs négociés. Et comment récupérer la donnée liée à ces réservations ?

Michel Dieleman insiste sur un paradoxe : "Les gens veulent de la simplicité et une certaine autonomie. De l’autre côté, l’entreprise doit maîtriser ses coûts. C’est toute la difficulté."

Et "la génération Y arrivera dans l’entreprise en 2021", lance François-Xavier Izenic, animateur de la conférence.

Les enjeux sont donc complexes : étendre sa zone de chalandise, s’adapter aux changements de comportements et la multiplication des acteurs et des sources, tout en optimisant ses coûts.

Qui dit multiplication des acteurs, dit multiplication des données. Or ce sont les données qui permettent de suivre les dépenses liées aux déplacements et les engagements des prestataires.

Comment les collecter, les analyser ? Cette tâche devient alors très complexe.

Certains fournisseurs, à l’image des transporteurs, des VTC ou des assureurs, disposent de données précises et faciles à analyser.

A la différence d’intermédiaires qui ont des données difficile à décrypter, comme les Travel Management Compagny, agences spécialisées dans le voyages d'affaires, celles des Self Booking Tools, outils permettant de réserver directement des voyages d'affaires via l'informatique des entreprises, ou encore les informations des cartes de paiement.

Un des problèmes tient à la qualité des données.

Par exemple, les données des cartes de paiement indiquent le nom du client, le montant, la date et la dénomination sociale de l’hôtel.

"Données pauvres" selon Stéphane Laforcade, président de Hotel Corporate System. "Il faudrait remettre un peu de bon sens paysan. Dans l'hôtellerie, on fait du Small Data, lié à la réservation.

Or c’est la dépense qui compte avec le détail de la facture, soit une information de niveau 3 : le nom et la localisation de l’hôtel, la catégorie de la chambre, le nombre de nuits, le wifi ou non, l’option petit-déjeuner…"

Mettre en place un reporting efficace sans forcément intégrer toutes les dépenses semble être la solution pour réduire les coûts.

Brigitte Deslogis, assistante de direction chez Aigle, est en charge des déplacements professionnels, soit environ 500 profils voyageurs. Son intervention ramène un peu d’optimisme dans la salle de conférence.

Elle se dit "satisfaite" des données dont elle dispose. "J'ai développé avec HCorpo des reportings mensuels et annuels. Je sais qui part, où, à quel coût, si cela a été anticipé... Pareil avec les agences de voyages.

On a aussi des indicateurs de refus d'économies pour savoir quand un voyageur ne joue pas le jeu.

Tout fonctionne pour le plus grand plaisir de la comptable ou de la direction financière."

Uns stratégie gagnante qui a permis à la société de diminuer ses frais de déplacements de 21%.

"La première chose, c’est de savoir ce que l’on veut, rappelle Julien Chambert. Le coût de la mise en place d'une carte logée est gratuit.

Mettre en place un reporting des notes de frais, c'est généralement, un retour sur investissement de moins de deux ans".