La dématérialisation des dépenses : un gage de performance pour les entreprises pendant la crise

En effet, avec la pandémie qui a frappé notre monde, cette démarche s’est avérée être le moyen le plus efficace pour assurer la continuité de l’activité des entreprises. Synonyme de simplicité, rapidité et efficacité le digital vient optimiser tous les processus professionnels ou presque.

Les entreprises ont réussi à maintenir un niveau de productivité grâce au recours aux solutions de collaboration à distance. Ce qui a permis de centraliser l’activité des entreprises et de garantir une proximité entre les équipes.

La gestion des dépenses de l’entreprise fait partie de ces processus qui ont dû être dématérialisés en urgence. En l’absence de déplacement domicile-travail, les entreprises ont dû équiper leurs collaborateurs de solutions dédiées à la gestion des dépenses, toujours dans l’objectif d’assurer une continuité de l’activité de l’entreprise.

La nouvelle norme du télétravail engendre une explosion des dépenses

Le recours au télétravail est bien ancré dans les entreprises. Les dépenses générées dans le cadre du télétravail demeurent importantes depuis 2020 et à des niveaux très élevés, sans commune mesure avec les autres catégories de frais liées à l’activité professionnelle.

En effet, depuis le début de la pandémie, ce mode de fonctionnement s’est largement répandu et est devenu la norme au sein des entreprises. Les employeurs doivent donc disposer d’outils automatisés pour analyser les dépenses et les comportements des collaborateurs. D'ailleurs, avec la généralisation du télétravail, nous avons assisté à un boom des dépenses professionnelles, contre toute attente.

En effet, les collaborateurs sont amenés à s’équiper pour garantir la continuité de leur activité dans de bonnes conditions. Le nombre des dépenses liées à l’achat d’équipement bureautique et de matériel a explosé.

Selon Karim Jouini, CEO et co-fondateur d’Expensya :

« Malgré le confinement, nous avons pu constater chez plusieurs de nos clients, un pic d'utilisation des solutions d’Expensya, lié notamment à l'urgence de s'équiper pour le télétravail. En l'absence des process habituels de l'entreprise, nos clients ont dû s’adapter à de nouveaux usages et à de nouvelles dépenses ».

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

La dématérialisation offre de nombreux avantages : le processus de gestion des dépenses en entreprises est aujourd’hui moins chronophage et onéreux : plus besoin de justificatifs en papier, la transmission des données est automatisée, tout est numérisé et stocké dans le Cloud et l’accès à l’information se fait en temps réel.

Mais ce qui reste intéressant pour les chefs d’entreprise, c’est bien la réduction considérable des coûts en papier qui jusqu’à-là étaient bel et bien importants. En France, la consommation interne en papier d’une entreprise d’une centaine de salariés varie entre 10 000 et 25 000 euros HT/an).

Il est à noter que mener un projet de dématérialisation ne met à aucun moment la sécurité de vos données en péril. Ces dernières sont protégées et accessibles à tout moment, peu importe votre localisation. Les informations sont donc centralisées dans une seule et unique interface, ce qui rend le travail administratif plus efficace, fluide et optimise la prise de décision.

Aujourd’hui, l’idéal est de s’équiper d’une solution automatisée pour dématérialiser la gestion des dépenses en entreprise. Les adopter dans votre stratégie de transformation numérique vous fera bénéficier de plusieurs avantages :

● Gain de temps

C’est le premier avantage qui nous vient à l’esprit lorsqu’on parle de dématérialisation. Plus besoin de stocker massivement et inutilement des dossiers pendant plusieurs années, ils seront conservés sous format numérique dans des serveurs sécurisés. Une grande problématique résolue, notamment pour les PMEs en quête permanent d’espace des bureaux.

● Amélioration de la productivité

Qui dit numérisation des documents, dit usage facile. En effet, les employés auront accès aux informations dont ils ont besoin en deux, trois clics. Plus besoin de consulter vos collègues ni d’être physiquement présent au bureau, tout est centralisé dans une seule interface garantissant une meilleure traçabilité. Le processus administratif étant rendu plus souple, les collaborateurs ont plus de temps à consacrer à d’autres taches génératrices de valeur.

● Economie d’argent

Maintenant que toutes vos données sont rendues digital, plus besoin de réserver un budget hebdomadaire pour le papier et l’encre.
En s’inscrivant dans une démarche « zéro papier » vous gagnerez beaucoup plus d’argent en aussi peu de temps. Essentiel et inéluctable, ce procédé s’aligne parfaitement avec le développement économique global de tout organisation.

● Centralisation et un meilleur contrôle des dépenses

Ayant toutes les données de tous les collaborateurs, stockées sur la même plateforme représente un avantage en or pour tous les managers et surtout pour les équipes Finance. Le contrôle se fait ainsi d’une manière plus simple et le suivi en temps réel des dépenses ne relève plus de la fiction. Tous le processus est automatisé et la collaboration à distance est simplifiée.