Solutions de notes de frais : 60 % des entreprises les utilisent pour protéger les données des salariés

KDS a dévoilé plusieurs grands enseignements concernant la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais grâce au second volet de l'étude "Dépenses stratégiques : une nouvelle approche des T&E pour le département Finance".

Le premier est que 60 % des entreprises utilisent leurs outils voyages et notes de frais pour protéger les données de leurs collaborateurs, une préoccupation majeure dans les pays soumis au RGPD.

82 % des entreprises indiquent d'ailleurs que la mise en œuvre d'un processus voyages et notes de frais automatisé les a aidées à respecter les obligations locales et internationales auxquelles elles doivent se conformer (devoir de protection, protection des données, règles fiscales locales,...).

Deuxième enseignement : les départements Finance supervisent 65 % des activités voyages et notes de frais, suivi par les départements Achats/services généraux (19%) puis les Travel Managers (10%).

Troisième tendance qui ressort dans l'étude, la maîtrise des dépenses figure en première place de la liste des priorités des départements Finance, suivie de près par la prévention de la fraude. La réduction des coûts n'apparaît qu'en 4e et dernière position.

Quatrième enseignement : voyages et notes de frais couvrent bien plus que les traditionnelles dépenses liées aux déplacements professionnels et incluent une multitude de catégories de dépenses. 26% de collaborateurs qui ne se déplacent pas déclarent des frais professionnels, contre 44% qui voyagent. Les outils dédiés à la gestion des dépenses doivent, par conséquent, être en mesure de traiter automatiquement toutes les notes de frais, que les collaborateurs voyagent ou non.

Enfin, depuis 5 ans, la tendance est à l'utilisation de solutions plus intégrées. La part de plateformes intégrées est d'ailleurs passée de 42 % à 70 %.

Accéder au rapport complet : cliquez ici.

Méthodologie de l'étude : L'étude Dépenses stratégiques : une nouvelle approche des T&E pour les équipes finances a été menée par B3tsi du 26 novembre 2018 au 4 janvier 2019. Les données recueillies sont issues d'entretiens téléphoniques organisés auprès de 616 responsables en charge de budgets T&E (en poste, à 65 % dans un service Finance, à 19 % dans un service Achats (Achats/Services généraux), à 10 % dans un service Voyages, à 6 % dans un service autre). Les pays pris en compte sont la France, l'Allemagne, le Royaume-Uni, la Suède, la Finlande et la Norvège.