Travel & Expense : comment l’IA améliore-t-elle l’efficacité des processus ?

L’Intelligence artificielle (IA) apparait autant comme un challenge, qu’une opportunité sur le marché du Travel & Expense, ce qui justifie l’intérêt que lui porte les directions financières.

Selon les données d’une étude de l’entreprise de conseil Gartner 40% des rôles financiers seront remodelés par la technologie financière, d'ici fin 2025.

Alors concrètement, ça veut dire quoi ? « On a une apparition de nouvelles technologies, avec des processus de robotisation de certaines tâches manuelles. On parle aussi de plus en plus de sécurisation des transactions via la blockchain », explique Julien Martinet, senior manager au sein du cabinet de conseil Althéa Groupe.

Toujours selon Gartner, 81% des directeurs financiers prévoient d'augmenter leur investissement liés à l’IA, en 2024 . Une volonté qui s’explique par plusieurs facteurs selon le senior manager d’Althéa Groupe : « On a beaucoup d'incertitudes sur les marchés d'un point de vue mondial, avec des conflits , un contexte très inflationniste en termes de matières premières, d'énergie. Il y a également une pénurie de main-d’œuvre qualifiée sur certains métiers. Et face à ce contexte, se greffe aussi des aspects réglementaires, comme la réforme de la facturation électronique. Ce contexte global entraîne une accélération des projets de transformation digitale. »

Ainsi, l’IA permettrait « d’améliorer l'efficacité de leur entreprise, de réduire les coûts et d'accroître la compétitivité face à ces nombreux changements », résume-t-il.

Troisième point : l'exploitation de la donnée. 54% des organisations ont du mal à obtenir des rapports fiables malgré une augmentation des dépenses d'analyse depuis plusieurs années, depuis trois ans.

« Les entreprises manquent de compétences en analyse de données. On constate aussi qu'il y a un certain nombre d'outils d'analyse qui ne sont pas adaptés ou totalement déficients à la collecte de données », observe senior manager chez Althéa Groupe.

Automatisation, validation, approbation… L’IA permet un gain de temps et par la même occasion d’argent . Ces bénéfices ne sont plus à démontrer.

Sa présence dans les outils conversationnels de gestion du collaborateur ou du fournisseur est également intéressante.

« Ils sont de manière surprenante, hyper performants, ils fonctionnent dans toutes les langues. On en est encore aux prémices, mais les outils conversationnels sont déjà des solutions qui fonctionnent extrêmement bien et qui libèrent un temps phénoménal très rapidement », observe Arthur Vernet, manager Sales, large & international chez Expensya avant de rebondir sur un autre sujet : la détection de la fraude.

« Aujourd'hui, plus de 60% des entreprises françaises ont une tentative de fraude chaque année. 57% des entreprises françaises sont victimes d'une fraude avérée par an. Ce chiffre est gigantesque. 45% des fraudes sont liées aux faux fournisseurs », énumère-t-il.

L'IA va automatiser tous les contrôles. « Si une facture diffère, l'IA va la repérer tout de suite et la pousser. C'est hyper intéressant parce que du coup, ça focalise votre attention sur ce qui est vraiment important et vous n'avez pas à tout vérifier », commente Arthur Vernet.

Aujourd'hui, sur la partie voyage, l'intelligence artificielle permet déjà d'avoir des recommandations personnalisées, de faciliter la saisie des voyages des collaborateurs, d'avoir aussi une meilleure optimisation des tarifs, notamment sur des alertes en cas de changement de prix ou d'annulation de vol, et de pouvoir à nouveau faciliter la saisie des collaborateurs avec des intégrations automatiques de justificatif.

Et demain ? « On va pouvoir aller encore un petit peu plus loin dans l'analyse prédictive et l'anticipation des dépenses vis-à-vis de l'exploitation de ces données », répond Julien Martinet, avant de poursuivre : « Je prends plusieurs exemples. Le premier point, c'est vraiment la prévision des dépenses. Par exemple, sur les coûts de transport par exemple, en analysant l'historique des billets d'avion, on va pouvoir analyser et déterminer les différentes tendances, les différentes tendances saisonnières, la fluctuation des tarifs en fonction des jours, des événements. On va pouvoir orienter un petit peu le collaborateur dans sa réservation. Tous ces éléments vont permettre une anticipation des coûts ce qui va entraîner une meilleure visibilité et une meilleure maîtrise de vos budgets. »

Autre point : l’identification des tendances.

« Ça va permettre aux entreprises de répondre et de s'adapter rapidement au changement du marché et par conséquent de rester vraiment compétitive sur ces sujets. Cette analyse va permettre d'ajuster les différentes politiques de réservation pour encourager les collaborateurs à réserver à des moments qui sont plus économiques. Un point qui est très important, c'est vraiment l'optimisation des politiques de voyage », poursuit Julien Martinet.

L'intelligence artificielle est un levier en termes de gestion des risques : retards ou annulations de vol, problèmes de sécurité ou sanitaires.

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Il existe malgré tour des freins à l’utilisation de l’IA, notamment le recours à des solutions en externe.

« Les premières solutions qui sont arrivées sur le marché sont américaines, dans l'open AI. Est-ce que j'ai envie de m'appuyer sur des solutions qui proviennent d’outre-Atlantique ? Pas forcément. Je préférais mettre en place des intégrations en interne ou utiliser des solutions en qui j'ai plus confiance », affirme Arthur Vernet.

Un sujet qui amène au deuxième frein : la confidentialité des données.