Travel & Expense : une gestion encore trop artisanale selon Navan

A travers les résultats d'une étude menée par OpinionWay auprès des gestionnaires de voyages d'affaires et de dépenses professionnelles en entreprise, Navan, société de gestion de voyages fait l’état des lieux de la digitalisation de la gestion des dépenses et des déplacements professionnels.

Si pour 85 % des professionnels en charge de la gestion des voyages et des dépenses interrogés, la gestion des notes de frais et des déplacements professionnels est indispensable à la bonne marche de l'entreprise, ces missions apparaissent tout de même chronophages, au détriment d'actions à plus forte valeur ajoutée.

Ainsi, plus de la moitié des personnes en charge des notes de frais (53 %) les gèrent encore manuellement ou via un logiciel non dédié. Le retraitement manuel des notes de frais et la gestion des désaccords sur les informations liées aux notes de frais sont respectivement réalisés par 51% et 41% des professionnels interrogés.

Ce traitement manuel des dépenses professionnelles a un fort impact en matière de temps passé. Les gestionnaires de notes de frais sondés y passent pour la majorité près d'une heure par semaine (58%), mais 3 sur 10 y consacrent entre 1 et 4 h par semaine, et tout de même entre 4 et 8 heures par semaine pour 4% d'entre eux.

La situation n'est guère meilleure du côté des déplacements professionnels. Plus d'un tiers (31%) qui y consacre entre 1h et 4h par semaine pour le déplacement d'un seul collaborateur. 65 % des responsables interrogés déclarent organiser les voyages par leurs propres moyens, sans l'aide d'outils dédiés.

Il en résulte de nombreuses avances de frais, généralement peu appréciées par les collaborateurs eux-mêmes. Ainsi, au sein des entreprises de 100 salariés et plus, 77% des salariés qui voyagent avancent les frais de réservations et 17% les avancent de manière systématique.

En plus d'un temps passé trop élevé qui pourrait être reporté sur des tâches plus stratégiques, cette gestion manuelle entraîne des risques tels que les erreurs humaines, le manque de visibilité en temps réel des dépenses, et des processus provoquant des frais cachés.

Indispensables à la bonne marche de l'entreprise, ces fonctions n'en sont pas plus intéressantes pour les principaux concernés. Ainsi, seule la moitié des sondés y trouvent de l'intérêt (53%), ce qui explique qu'une majorité également (52%) considère que la gestion des notes de frais et des déplacements professionnels peut être automatisée.

55 % des gestionnaires interrogés par OpinionWay soutiennent donc l'adoption d'au moins une solution d'automatisation des notes de frais ou de gestion des voyages. Des professionnels assez favorables notamment à l'idée que leur entreprise adopte un outil pour automatiser la gestion de notes de frais : 52% dont 26% de « Très favorables ».

Le gain de temps (76%) et la simplicité (57%) seraient les deux avantages principaux d'une solution intégrant tous les aspects de la gestion des notes de frais et des déplacements professionnels, suivis du lien avec la facturation (31%) et le suivi en temps réel des dépenses (29%).

Alors que l'IA a investi tous les débats ces dernières années, seulement 33 % des salariés sont favorables à son utilisation pour gérer les tâches basiques liées aux notes de frais et aux voyages d'affaires, ce qui souligne un besoin d'éducation et de sensibilisation continu sur les bénéfices de ces technologies.

Zahir Abdelouhab, SVP EMEA chez Navan, souligne : "Ces résultats mettent en évidence qu'il y a encore du chemin à parcourir pour que l'automatisation atteigne pleinement son potentiel dans l'environnement des entreprises. Ces dernières doivent investir dans une bonne utilisation de la technologie pour que ces avantages portent leurs fruits et permettent aux collaborateurs de se libérer de tâches chronophages pour se concentrer sur celles à forte valeur ajoutée."

Dans ce contexte, ce sondage OpinionWay pour Navan démontre que les agences de voyage utilisent la technologie pour réduire l'empreinte carbone des voyages d'affaires, tels que des tableaux de bord pour sensibiliser les employés aux alternatives ferroviaires lors de la réservation des vols.

Pour 66% des sondés, la réduction de l'empreinte carbone liée aux déplacements professionnels est un objectif important ou prioritaire au sein de leur entreprise. A noter toutefois qu'une entreprise sur 10 déclare que la prise en compte de la RSE dans les déplacements professionnels est encore inexistante dans leur structure. Par ailleurs, 67 % des professionnels interrogés affirment avoir les moyens techniques et financiers de choisir des modes de transport plus propres, alors que les rapports non financiers gagnent du terrain dans les milieux d'affaires.

*Etude réalisée par OpinionWay entre le 16 et le 26 avril 2024 au travers d'un questionnaire réalisé par téléphone sur le système CATI. Elle a été conduite auprès d'un échantillon représentatif de 200 Assistant(e)s de directions, responsables des notes de frais ou des déplacements ou offices managers. L'enquête a été constituée selon la méthode des quotas, au regard des critères de sexe, d'âge, de région de résidence, secteur d'activité et taille d'entreprise.