Comprendre les nouveaux défis des éditeurs de solutions de gestion des notes de frais et paiements professionnels

Retrouvez en avant-première l’intégralité de la synthèse dédiée à l’expense, « smart spend : digitalisation et simplification dans le travel expense management » . Cette étude est issue de la table ronde du Grand Live du Voyage d’affaires du 19 janvier 2023, organisé par CDS Groupe en partenariat avec l’IFTM et animé par François-Xavier Izenic : « Expense : vers une digitalisation simplifiée et accessible » avec Gilles Bobichon, directeur Notilus, A Cegid Company ; Jérôme Capite, sales director chez Mobilexpense ; Karim Jouini, fondateur et dirigeant d’Expensya, et Pierre Queinnec, cofondateur de Jenji.

L’année 2022 aura vu une vague de consolidation importante parmi les éditeurs de solutions de gestion des notes de frais et paiements professionnels. Avec le rachat de Notilus par Cegid, de Jenji par Silae et la scission de Rydoo (la partie SBT de Rydoo est devenue Goelett après son rachat par CDS Groupe), se dessine un paysage où ces outils de gestion se détachent progressivement des outils de réservation de voyages, dans un mouvement exactement inverse à celui du début des années 2000 où l’on ne jurait que par la convergence entre logiciels travel et expense. L’enjeu de la gestion des dépenses professionnelles se déplace sur le terrain de la direction administrative et financière, alors que se prépare pour 2024 la révolution de l’e-invoicing. L’excellence digitale attendue par les clients requiert une spécialisation technologique et intégrative de plus en plus pointue.

Le travel expense management est un domaine d’activité ancien, aujourd’hui traversé à la fois par des possibilités technologiques nouvelles et stimulé par de nouvelles obligations réglementaires. D’une façon ou d’une autre, toutes les entreprises gèrent les notes de frais et les dépenses professionnelles, mais pas forcément d’une manière optimale. Selon un sondage de Jenji, 57 % des entreprises gèreraient encore leurs dépenses via des formulaires papiers ou via des tableurs Excel et des scans envoyés par e-mail, et seuls 28 % des entreprises utiliseraient des logiciels 100 % dédiés à la note de frais, les autres recourant à des outils mixtes traitant à la fois les réservations et les notes de frais. Si la France témoigne d’une attitude plus suiviste que pionnière dans ce domaine, surtout si on la compare aux États-Unis ou au Royaume-Uni, le taux d’équipement dans les grandes entreprises y est tout de même élevé. L’une des caractéristiques de la situation française est le fait qu’il existe un niveau important de solutions « maisons » par rapport au recours à des logiciels de marché.

Le marché adressable reste donc vaste, surtout si l’on tient compte du renouvellement des générations de solutions technologiques. Des ruptures importantes ont en effet été générées par l’arrivée des solutions d’archivage électronique, puis par la disponibilité des smartphones pour la majorité des salariés, enfin par l’amélioration des systèmes de reconnaissance optique de caractères (OCR4), qui permettent de repenser les solutions et les flux différemment. Comme le souligne Karim Jouini, fondateur d’Expensya, « quand on parle de taux d’équipement, c’est “équipé avec quoi ?” Il y a un marché de remplacement par nature ».

L’enjeu dépasse, et de loin, la simple dématérialisation des processus. Comme le souligne Gilles Bobichon, directeur de Notilus, a Cegid Company, « plus une entreprise va être équipée et avoir automatisé tout un tas de sujets au fondement de son fonctionnement, plus elle va être amenée à s’intéresser à d’autres secteurs de productivité et d’efficience ». Le sujet est désormais d’apporter aux services financiers et comptables, de plus en plus surchargés, de la valeur par l’analyse et de la rapidité par des vérifications automatiques (alertes sur seuil par exemple).

👉 Pour en savoir plus, téléchargez le 10e cahier du voyage d’affaires

Rebecca XERRI
Directrice de la transformation digitale

rxerri@cdsgroupe.com
www.cdsgroupe.com