L’entretien annuel d’évaluation a pour objectif principal de réaliser, avec le salarié, un bilan de sa performance de l’année écoulée, d’analyser ses axes d’amélioration et de définir, avec lui, de nouveaux objectifs pour l’année à venir. Depositphotos.com Auteur DragonImages
Le sujet des entretiens peut être source de nombreuses interrogations aussi bien pour les salariés que pour les employeurs.
Plusieurs types d’entretiens peuvent être organisés dans l’entreprise, parmi lesquels : l’entretien annuel d’évaluation ou l’entretien professionnel, qui sont les plus connus, ou encore l’entretien relatif au suivi du forfait annuel en jours ou au télétravail, moins connus car moins souvent pratiqués.
Si certains de ces entretiens sont obligatoires, d’autres sont facultatifs. Ils n’ont pas non plus le même objectif dès lors qu’ils ont, par exemple, pout but d’évaluer les compétences professionnelles du salarié ou tout simplement vocation de représenter un temps d’échange avec le salarié pour aborder ses perspectives d’évolution individuelle.
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En particulier, lorsque l’employeur souhaite analyser la performance de ses collaborateurs, quel entretien peut-il mettre en place et quelles sont ses obligations à cet égard ?
Plusieurs types d’entretiens peuvent être organisés dans l’entreprise, parmi lesquels : l’entretien annuel d’évaluation ou l’entretien professionnel, qui sont les plus connus, ou encore l’entretien relatif au suivi du forfait annuel en jours ou au télétravail, moins connus car moins souvent pratiqués.
Si certains de ces entretiens sont obligatoires, d’autres sont facultatifs. Ils n’ont pas non plus le même objectif dès lors qu’ils ont, par exemple, pout but d’évaluer les compétences professionnelles du salarié ou tout simplement vocation de représenter un temps d’échange avec le salarié pour aborder ses perspectives d’évolution individuelle.
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En particulier, lorsque l’employeur souhaite analyser la performance de ses collaborateurs, quel entretien peut-il mettre en place et quelles sont ses obligations à cet égard ?
Un entretien aux multiples intitulés
L’analyse de la performance du salarié est souvent réalisée au moyen d’un entretien organisé une fois par an entre le manager et le salarié.
Cet entretien peut avoir plusieurs intitulés au choix des organisations qui le mettent en place. Communément appelé « entretien annuel », il peut aussi s’appeler « entretien annuel d’évaluation » (ou « EAE »), « entretien annuel de performance » ou « évaluation annuelle ».
Dans les groupes internationaux, l’entretien sera souvent évoqué sous l’acronyme « APR », à savoir « annual performance review » lequel donne lieu à la rédaction d’un « APD » (un « annual performance document »).
Cet entretien peut avoir plusieurs intitulés au choix des organisations qui le mettent en place. Communément appelé « entretien annuel », il peut aussi s’appeler « entretien annuel d’évaluation » (ou « EAE »), « entretien annuel de performance » ou « évaluation annuelle ».
Dans les groupes internationaux, l’entretien sera souvent évoqué sous l’acronyme « APR », à savoir « annual performance review » lequel donne lieu à la rédaction d’un « APD » (un « annual performance document »).
Qu’est-ce qu’un entretien annuel d’évaluation et à quoi sert il ?
L’entretien annuel d’évaluation a pour objectif principal de réaliser, avec le salarié, un bilan de sa performance de l’année écoulée, d’analyser ses axes d’amélioration et de définir, avec lui, de nouveaux objectifs pour l’année à venir.
Dans la relation de travail, cet entretien est important puisqu’il s’agit d’un temps d’échange entre l’employeur et le salarié. Le salarié va faire part de son analyse de sa performance et des éventuelles difficultés rencontrées aussi bien pendant l’exercice de ses missions que dans le cadre de son environnement de travail, tandis que l’employeur va évoquer, pendant cet entretien, les éléments de satisfaction au regard de la performance du collaborateur ou, le cas échéant, ses insatisfactions.
L’entretien sera souvent le moment au cours duquel l’employeur récompensera le salarié pour ses résultats par une augmentation ou une promotion.
Dans la relation de travail, cet entretien est important puisqu’il s’agit d’un temps d’échange entre l’employeur et le salarié. Le salarié va faire part de son analyse de sa performance et des éventuelles difficultés rencontrées aussi bien pendant l’exercice de ses missions que dans le cadre de son environnement de travail, tandis que l’employeur va évoquer, pendant cet entretien, les éléments de satisfaction au regard de la performance du collaborateur ou, le cas échéant, ses insatisfactions.
L’entretien sera souvent le moment au cours duquel l’employeur récompensera le salarié pour ses résultats par une augmentation ou une promotion.
L’entretien annuel d’évaluation est-il obligatoire ?
Légalement, l’entretien annuel d’évaluation n’a rien d’obligatoire. Le Code du travail ne contient en effet aucune disposition imposant la mise en place d’un tel entretien par l’employeur.
En revanche, l’obligation de mettre en place ce type d’entretien peut résulter d’une convention ou d’un accord collectif ou encore d’une politique interne d’entreprise ou de groupe.
Il faut donc être vigilant aux dispositions applicables en interne, à commencer par la convention collective nationale applicable.
D’un point de vue pratique, il est donc recommandé à l’employeur de tenir ces entretiens dès lors qu’il s’est engagé à réaliser un entretien annuel. En outre, c’est également le moment de faire état des difficultés rencontrées et des moyens mis en place pour tenter de remédier à la situation.
L’entretien annuel d’évaluation peut constituer un élément probant en cas de licenciement pour insuffisance professionnelle. A ce titre, l’entretien annuel présente tout son intérêt.
En revanche, l’obligation de mettre en place ce type d’entretien peut résulter d’une convention ou d’un accord collectif ou encore d’une politique interne d’entreprise ou de groupe.
Il faut donc être vigilant aux dispositions applicables en interne, à commencer par la convention collective nationale applicable.
D’un point de vue pratique, il est donc recommandé à l’employeur de tenir ces entretiens dès lors qu’il s’est engagé à réaliser un entretien annuel. En outre, c’est également le moment de faire état des difficultés rencontrées et des moyens mis en place pour tenter de remédier à la situation.
L’entretien annuel d’évaluation peut constituer un élément probant en cas de licenciement pour insuffisance professionnelle. A ce titre, l’entretien annuel présente tout son intérêt.
Quels sont les salariés concernés par les entretiens annuels d’évaluation ?
Lorsque l’entretien annuel d’évaluation est mis en place dans l’entreprise, tous les salariés doivent en bénéficier.
Dans ce cadre, l’employeur les informe des méthodes et techniques utilisées à cet égard conformément aux dispositions de l’article L.1222-3 du Code du travail. Ces dernières doivent d’ailleurs être pertinentes au regard de la finalité poursuivie.
Cette obligation d’information est essentielle : la Cour de cassation a en effet jugé que le défaut d’information préalable du salarié lui ouvrait droit à des dommages et intérêts (Cass. Soc., 11 avril 2008, n°06-45.804).
De plus, si l’entretien annuel d’évaluation doit bénéficier à tous les salariés, le fait de priver un salarié d’entretien d’évaluation peut laisser présumer l’existence d’une discrimination, selon la jurisprudence en la matière (Cass. Soc., 4 mai 2011, n°09-70.702).
Les salariés absents au moment de la tenue des entretiens ne devront pas être oubliés dans le cadre du processus, qui devra être décalé pour eux.
A lire aussi : Conseil en voyages : un avenir entre recrutement, rétention et défi démographique
Dans ce cadre, l’employeur les informe des méthodes et techniques utilisées à cet égard conformément aux dispositions de l’article L.1222-3 du Code du travail. Ces dernières doivent d’ailleurs être pertinentes au regard de la finalité poursuivie.
Cette obligation d’information est essentielle : la Cour de cassation a en effet jugé que le défaut d’information préalable du salarié lui ouvrait droit à des dommages et intérêts (Cass. Soc., 11 avril 2008, n°06-45.804).
De plus, si l’entretien annuel d’évaluation doit bénéficier à tous les salariés, le fait de priver un salarié d’entretien d’évaluation peut laisser présumer l’existence d’une discrimination, selon la jurisprudence en la matière (Cass. Soc., 4 mai 2011, n°09-70.702).
Les salariés absents au moment de la tenue des entretiens ne devront pas être oubliés dans le cadre du processus, qui devra être décalé pour eux.
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Comment organiser l’entretien annuel d’évaluation ?
Afin que l’entretien soit à la fois utile et incontestable, il est indispensable de suivre une méthodologie stricte dans le cadre de sa mise en œuvre.
Premièrement, avant de mettre en place un dispositif d’entretien annuel d’évaluation dans l’entreprise, l’employeur doit informer et consulter le CSE sur les méthodes et techniques utilisées pour l’évaluation. Le défaut de consultation du CSE constitue le délit d’entrave mais également un trouble manifestement illicite justifiant la suspension en référé du dispositif (Cass. Soc., 10 avril 2008, n°06-45.741).
Ensuite, une préparation de l’entretien est nécessaire aussi bien pour l’employeur que pour le salarié afin de mener l’entretien de manière structurée. L’employeur doit ainsi informer suffisamment tôt le salarié de la date et de l’heure de l’entretien et de la personne qui sera son interlocuteur au moyen, idéalement, d’une convocation ou d’une information (quelle que soit sa forme).
Une grille d’évaluation peut aussi être transmise au salarié pour lui permettre de préparer les commentaires qu’il veut transmettre et réfléchir à sa performance l’année précédente, et faire le point sur sa situation.
Sur la forme rien n’est figé : a été considéré licite le dispositif comportant une autoévaluation par le salarié de ses propres performances professionnelles (CA Versailles, 19 décembre 2014, n°13/03952).
L’employeur peut également utiliser une plateforme dédiée à l’entretien annuel d’évaluation afin de préparer les entretiens (comme il en existe de multiples). Il doit alors se conformer à la réglementation de la CNIL sur l’utilisation des données personnelles des salariés.
Premièrement, avant de mettre en place un dispositif d’entretien annuel d’évaluation dans l’entreprise, l’employeur doit informer et consulter le CSE sur les méthodes et techniques utilisées pour l’évaluation. Le défaut de consultation du CSE constitue le délit d’entrave mais également un trouble manifestement illicite justifiant la suspension en référé du dispositif (Cass. Soc., 10 avril 2008, n°06-45.741).
Ensuite, une préparation de l’entretien est nécessaire aussi bien pour l’employeur que pour le salarié afin de mener l’entretien de manière structurée. L’employeur doit ainsi informer suffisamment tôt le salarié de la date et de l’heure de l’entretien et de la personne qui sera son interlocuteur au moyen, idéalement, d’une convocation ou d’une information (quelle que soit sa forme).
Une grille d’évaluation peut aussi être transmise au salarié pour lui permettre de préparer les commentaires qu’il veut transmettre et réfléchir à sa performance l’année précédente, et faire le point sur sa situation.
Sur la forme rien n’est figé : a été considéré licite le dispositif comportant une autoévaluation par le salarié de ses propres performances professionnelles (CA Versailles, 19 décembre 2014, n°13/03952).
L’employeur peut également utiliser une plateforme dédiée à l’entretien annuel d’évaluation afin de préparer les entretiens (comme il en existe de multiples). Il doit alors se conformer à la réglementation de la CNIL sur l’utilisation des données personnelles des salariés.
Quel est le contenu de l’entretien annuel d’évaluation ?
Comme son nom l’indique, les questions posées et informations collectées pendant l’entretien ne devront avoir pour finalité que d’apprécier les aptitudes professionnelles du salarié à exécuter ses missions et les capacités à atteindre les objectifs qui lui ont été fixés.
La jurisprudence contrôle ainsi que la méthode d’évaluation repose sur des critères précis, objectifs et pertinents (Cass. Soc., 14 décembre 2015, n°14-17.152).
A l’évidence, toute question discriminatoire ou relevant de la sphère privée du salarié sont interdites dès lors qu’elles n’ont pas de lien avec l’objectif de l’entretien (article L.1222-2 du Code du travail)..
Il convient à cet égard de préciser qu’il n’est pas prévu que le salarié soit assisté par un représentant du personnel ou un autre salarié lors de cet entretien. Cette assistance est en effet uniquement prévue lors de l’entretien préalable à une sanction disciplinaire ou dans le cadre de la négociation d’une rupture conventionnelle.
La jurisprudence contrôle ainsi que la méthode d’évaluation repose sur des critères précis, objectifs et pertinents (Cass. Soc., 14 décembre 2015, n°14-17.152).
A l’évidence, toute question discriminatoire ou relevant de la sphère privée du salarié sont interdites dès lors qu’elles n’ont pas de lien avec l’objectif de l’entretien (article L.1222-2 du Code du travail)..
Il convient à cet égard de préciser qu’il n’est pas prévu que le salarié soit assisté par un représentant du personnel ou un autre salarié lors de cet entretien. Cette assistance est en effet uniquement prévue lors de l’entretien préalable à une sanction disciplinaire ou dans le cadre de la négociation d’une rupture conventionnelle.
Est-il nécessaire de rédiger un compte rendu de l’entretien annuel d’évaluation ?
Si le compte rendu n’est pas non plus obligatoire, il est, là encore, fortement recommandé. Le compte rendu permet de prime abord de justifier de ce que l’entretien a bien eu lieu.
Ensuite, en cas de contentieux avec le collaborateur, il peut permettre aux juges de fonder leur analyse, notamment si le salarié a été licencié pour des motifs d’insuffisance professionnelle et de mauvais résultats, non-atteinte des objectifs, etc. Il est donc important de bien rédiger les observations faites au salarié, qu’elles soient positives ou non.
A l’évidence et comme nous l’avons vu dans ces différents points, l’employeur sera également mieux armé pour prendre des décisions face à un salarié insuffisant s’il a des comptes rendus d’entretien annuel à faire valoir.
Néanmoins, l’employeur sera vigilant à sa rédaction !
D’une part, la tenue de l’entretien pourra aider un salarié à faire valoir la qualité de son travail s’il conteste, par exemple, un licenciement pour insuffisance professionnelle alors que ses compétences étaient vantées lors d’un précédent entretien effectué moins de deux mois avant le licenciement qui avait conclu à « un vrai travail et des compétences certaines » (Cass. Soc., 22 mars 2011, n°09-68.693).
D’autre part, la Cour de cassation a eu l’occasion de juger qu’il peut constituer en lui-même une sanction disciplinaire dès lors que des reproches ont été formulés au salarié. Ainsi, un compte rendu écrit d’entretien annuel d’évaluation dans lequel l’employeur adresse des reproches au salarié et l’invite de « manière impérative et comminatoire à un changement complet et total de son savoir-faire et de son savoir-être », est susceptible de constituer un avertissement (Cass. Soc., 2 février 2022, n°20-13.833).
L’enjeu est alors de bien maîtriser le calendrier de procédure, qui plus est, si la rupture du contrat de travail est envisagée par la suite sur des motifs liés à la performance.
Enfin, si l’entretien professionnel est à distinguer de l’entretien annuel d’évaluation annuel, la Cour de cassation est venue préciser que ces deux entretiens pouvaient se tenir le même jour à la condition que les sujets abordés ne se confondent pas (Cass. Soc., 5 juillet 2023, n°21-24.122).
L’employeur fera attention à bien rédiger deux comptes rendus distincts pour respecter les exigences de la Cour de cassation.
Ensuite, en cas de contentieux avec le collaborateur, il peut permettre aux juges de fonder leur analyse, notamment si le salarié a été licencié pour des motifs d’insuffisance professionnelle et de mauvais résultats, non-atteinte des objectifs, etc. Il est donc important de bien rédiger les observations faites au salarié, qu’elles soient positives ou non.
A l’évidence et comme nous l’avons vu dans ces différents points, l’employeur sera également mieux armé pour prendre des décisions face à un salarié insuffisant s’il a des comptes rendus d’entretien annuel à faire valoir.
Néanmoins, l’employeur sera vigilant à sa rédaction !
D’une part, la tenue de l’entretien pourra aider un salarié à faire valoir la qualité de son travail s’il conteste, par exemple, un licenciement pour insuffisance professionnelle alors que ses compétences étaient vantées lors d’un précédent entretien effectué moins de deux mois avant le licenciement qui avait conclu à « un vrai travail et des compétences certaines » (Cass. Soc., 22 mars 2011, n°09-68.693).
D’autre part, la Cour de cassation a eu l’occasion de juger qu’il peut constituer en lui-même une sanction disciplinaire dès lors que des reproches ont été formulés au salarié. Ainsi, un compte rendu écrit d’entretien annuel d’évaluation dans lequel l’employeur adresse des reproches au salarié et l’invite de « manière impérative et comminatoire à un changement complet et total de son savoir-faire et de son savoir-être », est susceptible de constituer un avertissement (Cass. Soc., 2 février 2022, n°20-13.833).
L’enjeu est alors de bien maîtriser le calendrier de procédure, qui plus est, si la rupture du contrat de travail est envisagée par la suite sur des motifs liés à la performance.
Enfin, si l’entretien professionnel est à distinguer de l’entretien annuel d’évaluation annuel, la Cour de cassation est venue préciser que ces deux entretiens pouvaient se tenir le même jour à la condition que les sujets abordés ne se confondent pas (Cass. Soc., 5 juillet 2023, n°21-24.122).
L’employeur fera attention à bien rédiger deux comptes rendus distincts pour respecter les exigences de la Cour de cassation.
Quelles sont les sanctions en l’absence d’organisation de l’entretien annuel d’évaluation ?
Quand bien même l’entretien annuel ne serait pas obligatoire stricto sensu, de prime abord, ne pas le tenir peut avoir des conséquences.
Lorsque l’employeur ne se conforme pas à son obligation conventionnelle d’organiser un entretien annuel d’évaluation, le salarié peut obtenir réparation de son préjudice financier par exemple au sujet d’un salarié qui n’avait pas bénéficié d’une évaluation pendant 3 ans et ne s’était pas vu proposer de promotion les années suivantes (CA Paris, 29 avril 2004, n°03/30506).
De même, lorsqu’un protocole d’accord prévoit la possibilité pour les salariés de se voir attribuer par la direction des points de compétence, dont l’évaluation est formalisée à l’occasion de l’entretien annuel, le salarié qui n’a pas bénéficié de cet entretien peut obtenir réparation de son préjudice pour perte de chance d’obtenir des points de compétence (Cass. Soc., 13 avril 2023, n°21-19.925).
L’entretien annuel peut ainsi déboucher sur des contentieux et des condamnations et il ne faut pas négliger ses obligations à cet égard.
Lorsque l’employeur ne se conforme pas à son obligation conventionnelle d’organiser un entretien annuel d’évaluation, le salarié peut obtenir réparation de son préjudice financier par exemple au sujet d’un salarié qui n’avait pas bénéficié d’une évaluation pendant 3 ans et ne s’était pas vu proposer de promotion les années suivantes (CA Paris, 29 avril 2004, n°03/30506).
De même, lorsqu’un protocole d’accord prévoit la possibilité pour les salariés de se voir attribuer par la direction des points de compétence, dont l’évaluation est formalisée à l’occasion de l’entretien annuel, le salarié qui n’a pas bénéficié de cet entretien peut obtenir réparation de son préjudice pour perte de chance d’obtenir des points de compétence (Cass. Soc., 13 avril 2023, n°21-19.925).
L’entretien annuel peut ainsi déboucher sur des contentieux et des condamnations et il ne faut pas négliger ses obligations à cet égard.
Anne Leleu-Eté - DR
Anne Leleu-Eté est avocate associée fondatrice du cabinet Axel Avocats, dédié au droit du travail et de la sécurité sociale.
Axel Avocats conseille les entreprises, TPE/PME et grands groupes français et étrangers, de tous secteurs. Pour ses clients, le Cabinet intervient tant en conseil quotidien en matière de gestion du personnel et de représentants du personnel que sur des dossiers plus ponctuels tels que restructurations, enquêtes internes, contrôles URSSAF, etc. Le Cabinet assiste également ses clients en matière contentieuse.
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