Dématérialisation des factures : "c’est avant tout un gain de productivité", selon IGA

Attention de ne pas considérer la dématérialisation comme une contrainte. L’aspect réglementaire est une chose, mais la valeur d’usage en est une autre.

Les gains de productivité à attendre sont indéniables, ce qui fait dire à Jérôme Lefevre, directeur business unit de la société oodrive, anciennement Omnikles : « La dématérialisation n’est pas une contrainte, mais une chance pour les entreprises.

Elle automatise la chaîne de décision et fluidifie les processus de gestion. »

Les grandes entreprises ont été les premières à s’intéresser à la dématérialisation.

C’est pour cette raison que les solutions proposées par le marché n’étaient adaptées que pour des très gros volumes.

Par voie de conséquence, les agences de voyages n’y trouvaient pas leur compte.

Étant consommatrices d’une grande quantité de papier, c’était dommageable pour elles. Mais la situation commence à changer.

Ce sont les éditeurs généralistes qui, les premiers, ont prospecté le secteur du tourisme. C’était une avancée déjà appréciable. On attendait un logiciel métier, spécialement conçu pour répondre aux besoins précis des métiers du tourisme.

IGA vient de le lancer. Nous avons voulu en savoir plus.

i-tourisme : Vous venez de lancer votre propre logiciel de dématérialisation. Pourquoi un développement propriétaire alors que de nombreuses solutions existaient déjà sur le marché ?

Jean-Dominique Evain : "Justement, pour répondre aux besoins très spécifiques des métiers du voyage. L’objectif est de faire correspondre chaque ligne de facturation avec le back office. "

i-tourisme : Il faut un logiciel métier pour ça ?

JDE : "Oui car les critères à traiter sont nombreux et variés. Pour un simple séjour, vous avez : le voyageur, la destination, la classe de l’hôtel, le contrat de location, etc. L’objectif est de faire correspondre une ligne de facturation à chaque prestation.

Seul un logiciel métier est capable de traiter, sans risque d’erreur une telle complexité. Pour vous garantir, ce qui est le but, une efficacité maximale, il faut une parfaite fluidité entre les données clients et le back office."

i-tourisme : C’est-à-dire ?

JDE : "La conformité des informations qui sont stipulées dans la facture, comme le montant ou le nom des fournisseurs sont analysés avant d’être validés.

Ce processus est automatique par une juxtaposition des lignes de facturation entre les données du voyage et le back office. Vous évitez les erreurs et vous accélérez tous les process".

i-tourisme : A vous entendre le bénéfice de la dématérialisation n’est pas uniquement une économie de papier ?

JDE : "Ce serait en effet réducteur de ne parler que de ça. L’économie de papier est réelle, mais avant tout c’est un gain de productivité que vous allez pouvoir observer en commençant par l’automatisation des flux.

Les échanges entre client et fournisseur vont gagner en temps, en fiabilité, en délais de recouvrement et de paiement. Vous voyez les bénéfices sont multiples."

i-tourisme : Et en économie ?

JDE : "C’est un tout. Je prends un exemple. S’il y a une erreur sur les 150 factures que vous envoyez à votre client, toute la chaîne est bloquée.

Avec la dématérialisation, la facture litigieuse est isolée afin d’être traitée séparément et les 149 autres peuvent être routées. Le ROI est manifeste."

i-tourisme : Comment votre solution fonctionne ?

JDE : "Comme tous les portails auxquels on est désormais habitué. C’est sur le portail que les agences de voyages mettent les factures à disposition de leurs clients.

Ainsi, il n’y a plus de problème d’intégration d’un système à un autre. Le dialogue entre les deux parties est facilité. Les erreurs facilement détectées et surtout les process sont automatisés.

En période de crise, je peux témoigner que les directeurs financiers des entreprises ne sont pas longs à voir les avantages en termes de rentabilité pour leur établissement. Avec l’archivage certifié, vous avez encore un autre avantage."

i-tourisme : Vous proposez aussi l’archivage électronique ?

JDE : "Oui et nous avons l’agrément de la Caisse des Dépôts pour pouvoir le faire.

Concrètement, nous proposons à nos clients de certifier leur facture à l’aide d’une signature électronique et ensuite de les archiver pour être en conformité avec l’administration fiscale."

i-tourisme : Comment se passe l’adoption de la dématérialisation par vos clients ?

JDE : "On a besoin encore de pédagogie dans ce domaine. Ce sont quand même des pratiques nouvelles et nos clients doivent accepter de changer leurs habitudes.

Par contre, je n’ai encore rencontré personne, qui après avoir pris le temps de comprendre les principes de la dématérialisation, ait déclaré qu’il n’en veut pas. Nous avons encore besoin d’expliquer, mais les avantages de la solution parlent d’eux même."

i-tourisme : Comme celui de passer par un portail ?

JDE : "C’est nouveau, je vous l’accorde, mais à titre privé, c’est déjà une pratique que nous avons avec Orange ou EDF.

Et puis, nos clients apprécient immédiatement de voir l’ensemble de leurs données dans un même endroit comme de ne plus avoir à chercher des justificatifs ou les informations dans des emails, des classeurs ou des archives. "