Le congrès UPAV 2006 : une organisation à citer en exemple !

Pendant de longues années, les congrès annuels des associations professionnelles d’AGV n’étaient réservés qu’aux patrons d’agences. Lors des séances, toujours plénières, les participants avaient droits à écouter des discours ou des conférences. Et si celles-ci avaient lieu après le déjeuner, il ne fallait pas s’étonner à voir la moitié de l’assistance somnoler.

Les conséquences ? De moins en moins de participants AGV pour un nombre de sponsors constant. La première à notre connaissance à réagir a été l’UPAV en 2004. Cette année là, plus que deux ou trois discours en séances plénières et une dizaine d’ateliers de formations. Autre innovation, la volonté d’accueillir le personnel des AGV. « Nos congrès ? Une occasion de motivation et de formation pour tous… »

Tous les ateliers du cru 2006 affichaient complets, certains étaient même « overbookés ».

Cette année, l’UPAV est à nouveau créative. Comme lors des congrès d’AGV nombre de fournisseurs, TO et compagnies aériennes sont présents, les organisateurs se sont demandé comment rendre cette participation plus rentable et surtout plus utile.

La solution ? Une après-midi a été consacrée à un workshop qui permettait aux AGV de rencontrer de manière professionnelle et agréable les différents prestataires de services.

Les cordonniers pas toujours les plus mals chaussés

Avec sa formule « université d’été», l’organisation doit être encore plus performante et surtout plus professionnelle qu’un congrès classique. Le travail entre l’ « organisateur » UPAV, Jean Michel Vlassembroeck, et l’ « organisateur » du voyage le TO Mediterra, Carla Germonprez, a été remarquable en qualité comme en réactivité.

La réussite de ce tandem a été à un tel point que le responsable d’une agence qui organise régulièrement des congrès n’a pas hésité à déclarer : « Le travail de Jean-Michel et Carla est aussi professionnel, voire supérieur à celui d'un bon nombre d’organisateurs professionnels de congrès. »

Mais ce qui a le plus frappé les participants, c’est la prestation du TO Mediterra. Le choix de l’hôtel, les animations parallèles, la réussite du dîner de gala qui a eu lieu dans un endroit magique, le théâtre romain de Side, … ont démontré que ce voyagiste proposant généralement des produits démocratiques était capable de mettre en place des structures haut de gamme au niveau qualitatif.

À un tel point, que le responsable d’une AGV, Marc Stadler d’Oger 2000 nous a déclarés : « Depuis deux ans, pour différentes raisons, je ne travaillais plus avec Mediterra. La qualité de la prestation que je viens de voir m’a convaincu de reprendre mes relations avec ce voyagiste ».

Un congrès, c’est l’occasion de se rencontrer dans un endroit neutre

Lorsqu’on regarde les participants, force est de constater que certains « frères ennemis » étaient présents. Nous avons pu voir que de nombreuses reprises de contact ont pu se faire entre des gens qui ne se parlaient plus ou sinon via leurs avocats. Mais ce qui est le plus frappant, c’était la présence, officielle, de plusieurs GIE au congrès. En fait, tous les GIE francophones avaient des représentants : Travel Group avec son président Jean Christophe Weycker, AvitouR et son président Alain Kisiel et Mercatour avec son président Gaétan Delehouzée.

Lorsqu’on sait que le GIE Mercatour est né de la volonté de plusieurs membres du groupe AvitouR de quitter celui-ci, départs ne s’est pas fait dans les meilleures conditions.

Les absences de marque

Tout comme il exige des hôtes de marque, il y a les absents de marque. L’UPAV est comme son nom l’indique l’union professionnelle des agences de voyages et donc représente toutes les agences indépendantes. Lorsqu’on constate l’absence de représentants des grands réseaux d’AGV liés aux deux grands groupes TUI et Thomas Cook et ayant des implantations en Wallonie et à Bruxelles, on peut se poser des questions sur la réelle indépendance des agents franchisés des Jetair Center et autres Thomas Cook Travel Shop.

Autre absence remarquée, celle de Carlson Wagonlit. Ce qui a fait dire à l’un des participants : « A force de faire bande à part, CWT se comporte exactement comme les deux grands groupes ». En fait, la raison de l’absence de représentants de CWT était parfaitement compréhensible. Jean François Defour marketing manager : « La semaine prochaine nous avons notre convention annuelle. Il était donc très difficile pour nous de libérer du monde devant participer à deux manifestations aussi rapprochées ».