Qu’est-ce qu’une TPE ?
« Si on veut une qualité de service, il faut payer le juste prix, soit entre 3 et 4% selon le programme. Ce sera plus s’il s’agit d’un service offline », affirme Sandrine Kurtz, directrice commerciale du cabinet Areka Consulting. - @S.K.
Il convient dans un premier temps de définir le volume de déplacements auquel correspond la TPE. « Selon les TMC la définition de TPE varie. Souvent c’est en dessous de 500K euros de dépenses annuelles », précise Sandrine Kurtz, directrice commerciale du cabinet Areka Consulting.
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Mais attention ! « Une TPE aujourd’hui peut à horizon 6 mois, un an, ne plus être une TPE. Tout dépend de la nature de son activité. Si on prend l’exemple d’une start-up, après une levée de fonds, elle prend très vite de l’ampleur. Tout dépend également de la dimension géographique. Une TPE sur le marché Français peut avoir une entité plus forte dans un autre pays », ajoute Sandrine Kurtz.
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Mais attention ! « Une TPE aujourd’hui peut à horizon 6 mois, un an, ne plus être une TPE. Tout dépend de la nature de son activité. Si on prend l’exemple d’une start-up, après une levée de fonds, elle prend très vite de l’ampleur. Tout dépend également de la dimension géographique. Une TPE sur le marché Français peut avoir une entité plus forte dans un autre pays », ajoute Sandrine Kurtz.
Passer par une agence de voyages d'affaires offre de nombreux avantages. D’abord, la TMC offrira un contenu plus large et des tarifs négociés. - Depositphotos.com Auteur annas.stills.gmail.com
Cerner les besoins
Qui voyage ? Quelle population ? le comex ? le codir ? les techniciens ? l’équipe commerciale ? Et où ? A quelle fréquence ? Quelle est la stratégie de l’entreprise ? Telles seront les premières questions que l’entreprise devra se poser avant de contacter une agence de voyages d’affaires.
Lire aussi : AFTM : "Les entreprises encaissent la hausse des prix" mais "jusqu’à quand" ?
« La taille va faire que les besoins ne seront pas les mêmes. Une TPE recherchera peut-être un service offline plus musclé que dans un très grand groupe. Ce qui est important est le service, le suivi avant, pendant et après le voyage. L’expérience utilisateur prend encore plus de sens, dans une entreprise à taille humaine », note la directrice commerciale d’Areka Consulting.
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« La taille va faire que les besoins ne seront pas les mêmes. Une TPE recherchera peut-être un service offline plus musclé que dans un très grand groupe. Ce qui est important est le service, le suivi avant, pendant et après le voyage. L’expérience utilisateur prend encore plus de sens, dans une entreprise à taille humaine », note la directrice commerciale d’Areka Consulting.
Quels avantages ?
Passer par une agence de voyages d'affaires offre de nombreux avantages. D’abord, la TMC offrira un contenu plus large et des tarifs négociés. Ce qui permettra de réduire les dépenses liées aux déplacements professionnels.
« Quel que soit le canal de distribution, une TMC va être en mesure de donner tous les moyens existants, avec l’équation derrière : coût. On ne cherche pas toujours à acheter au plus bas prix mais au meilleur prix. Parfois, acheter au moins cher, c’est perdre de l’argent quand il est nécessaire de modifier le billet. L’agence proposera tous les moyens de transport. Peut-être même celui auquel on n’aura pas pensé », souligne l’experte en voyage d’affaires.
Autre argument fort : le gain de temps. « Travailler avec une agence de voyages, c’est du personnel en moins. Cela permet de détacher des tâches et de les confier à des professionnels. C’est un investissement », explique Sandrine Kurtz, d'Areka Consulting.
Enfin, le conseiller voyages comme son nom l’indique apporte du conseil. « Il peut même questionner la dépense : est-ce que le déplacement ne pourrait pas être remplacé par une visio ? La RSE est une notion importante chez vous, est-ce que les 10 A/R prévus pour tel collaborateur font du sens ? », cite en exemple Sandrine Kurtz.
« Quel que soit le canal de distribution, une TMC va être en mesure de donner tous les moyens existants, avec l’équation derrière : coût. On ne cherche pas toujours à acheter au plus bas prix mais au meilleur prix. Parfois, acheter au moins cher, c’est perdre de l’argent quand il est nécessaire de modifier le billet. L’agence proposera tous les moyens de transport. Peut-être même celui auquel on n’aura pas pensé », souligne l’experte en voyage d’affaires.
Autre argument fort : le gain de temps. « Travailler avec une agence de voyages, c’est du personnel en moins. Cela permet de détacher des tâches et de les confier à des professionnels. C’est un investissement », explique Sandrine Kurtz, d'Areka Consulting.
Enfin, le conseiller voyages comme son nom l’indique apporte du conseil. « Il peut même questionner la dépense : est-ce que le déplacement ne pourrait pas être remplacé par une visio ? La RSE est une notion importante chez vous, est-ce que les 10 A/R prévus pour tel collaborateur font du sens ? », cite en exemple Sandrine Kurtz.
Profiter d’outils technos
Dans un monde où il est impossible de faire sans, la TMC va fournir la meilleure solution technologique.
« L’agence va offrir toute la technologie possible et la meilleure combinaison, avec ce qui existe déjà en interne : un logiciel RH, peut-être de la note de frais. L’entreprise pourra aussi réfléchir à une politique voyages », anticipe la directrice commerciale.
« L’agence va offrir toute la technologie possible et la meilleure combinaison, avec ce qui existe déjà en interne : un logiciel RH, peut-être de la note de frais. L’entreprise pourra aussi réfléchir à une politique voyages », anticipe la directrice commerciale.
Suivre et optimiser ses dépenses
La techno permet aussi d’analyser les données. « Au sein d’une agence de voyages, quel que soit sa taille, ce sont des professionnels, des experts, qui ont les bons réflexes, ils vont penser à plein de pleins de petits détails : faire des économies, apporter du service et un reporting solide », rappelle Sandrine Kurtz.
« Les reporting vont permettre d’avoir un vrai regard aiguisé sur la dépense : qui a fait quoi et à quel moment ? Et d’apporter des leviers : est-ce qu’on dépense beaucoup ou non ? Comment on dépense ? Est-ce qu’on peut mettre une politique de voyages plus musclée ? Est-ce qu’on peut influencer les habitudes d’achat ? Les anticiper ou pas ? Est-ce qu’on peut corriger les taux de modification ? », énumère la directrice commerciale d’Areka Consulting.
Avoir une vue précise des dépenses c’est aussi un atout stratégique : « Quelles sont les top routes ? Et peut-être se rendre compte que l’on a une force d’achat, suffisamment de poids pour aller soi-même toquer à la porte des fournisseurs et commencer à négocier ses propres tarifs », recommande Sandrine Kurtz.
« Les reporting vont permettre d’avoir un vrai regard aiguisé sur la dépense : qui a fait quoi et à quel moment ? Et d’apporter des leviers : est-ce qu’on dépense beaucoup ou non ? Comment on dépense ? Est-ce qu’on peut mettre une politique de voyages plus musclée ? Est-ce qu’on peut influencer les habitudes d’achat ? Les anticiper ou pas ? Est-ce qu’on peut corriger les taux de modification ? », énumère la directrice commerciale d’Areka Consulting.
Avoir une vue précise des dépenses c’est aussi un atout stratégique : « Quelles sont les top routes ? Et peut-être se rendre compte que l’on a une force d’achat, suffisamment de poids pour aller soi-même toquer à la porte des fournisseurs et commencer à négocier ses propres tarifs », recommande Sandrine Kurtz.
Combien coûte une agence ?
Comme souvent, le coût est le principal frein à sauter le pas. « En France, nous n’avons pas toujours le mindset de se dire que l’on achète du service. Il ne s’agit pas d’un coût, mais d’un investissement , affirme Sandrine Kurtz. Si on veut une qualité de service, il faut payer le juste prix, soit entre 3 et 4% selon le programme. Ce sera plus s’il s’agit d’un service offline. »
Il faut s’interroger : « Combien ça me coûterait si j’avais embauché quelqu’un à faire ça ? Ce qui compte, c’est les saving que j’ai pu faire et la satisfaction des employés, car ça coute beaucoup plus cher de perdre ses employés. Ça peut aussi aider à les garder », souligne-t-elle.
Quid du mode de rémunération ? Transaction fee, abonnement ou un format hybride ? « Peu importe le modèle, répond Sandrine Kurtz. Au final, c’est du partenariat. On vit avec ses conseillers en voyages, on les a tous les jours au téléphone. »
Avant de rappeler : « On achète de la sérénité aussi, avec un service 24h/24. »
Il faut s’interroger : « Combien ça me coûterait si j’avais embauché quelqu’un à faire ça ? Ce qui compte, c’est les saving que j’ai pu faire et la satisfaction des employés, car ça coute beaucoup plus cher de perdre ses employés. Ça peut aussi aider à les garder », souligne-t-elle.
Quid du mode de rémunération ? Transaction fee, abonnement ou un format hybride ? « Peu importe le modèle, répond Sandrine Kurtz. Au final, c’est du partenariat. On vit avec ses conseillers en voyages, on les a tous les jours au téléphone. »
Avant de rappeler : « On achète de la sérénité aussi, avec un service 24h/24. »
Publié par Caroline Lelievre
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