Entreprises : les coûts administratifs du poste voyage à 2,1% ? C'est possible !

Ramener les frais de gestion des déplacements professionnels d’un niveau moyen de 4,6% à 2,1%, c’est possible.

C’est en tous cas ce qu’affirme AT Kearney, avec l’approbation du commanditaire de l’étude, American Express.

Ensemble les 66 entreprises européennes consultées dépensent un budget de 2,6 milliards d’euros pour 3 millions de voyages professionnels. Pour 1/3 d’entre elles, le budget voyages est en augmentation.

Même si la gestion des voyages pour les entreprises les moins performantes peut représenter jusqu’à 34% des coûts totaux, la moyenne des coûts administratifs liés au budget voyages est actuellement de 4,6%, soit l’équivalent de 323 euros par voyageur.

Et la tendance est à la baisse. De 8% en 1997, les coûts de gestion du poste voyages sont passés à 5,6% en 2003 et à 4,6% en 2008. Et ce n’est pas fini.
Le développement des politique de voyages et des outils de self booking, l’externalisation de services et l’utilisation des cartes bancaires contribuent à cette réduction qui peut atteindre le taux de 2,1%.

En 2008, deux postes représentent 75% des coûts administratifs : la gestion des notes de frais pour 52% et la planification du voyage pour 23%. A noter que les réservations de voyage ne « pèsent » que 17%, les coûts informatiques 5%, la facturation centralisée 1% et les avances en espèces 2%.

Comment gagner encore sur les frais de gestion ? En peaufinant la politique voyages. Ainsi, le coût moyen du poste planification du voyage peut baisser de 55% et passer d’un coût moyen de 11,06 euros à 4,96 euros avec la définition d’une politique mondiale de voyages, des procédures d’application précises, le recours obligatoire aux fournisseurs et aux tarifs négociés.

Sur le poste réservation, il est possible de faire baisser les coûts de 70 % - de 6,25 euros à 1,89 euros. En utilisant les outils de self booking programmés avec la politique voyages, l’e ticket, un fournisseur unique de carte d’affaires pour le paiement des achats voyages.

Sur les avances en espèces, le gain peut aller de 12,95 euros à 6,08 euros, soit - 53%, en permettant le retrait de cash avec les cartes et la mise en place d’attribution d’avances permanentes.

Sur la facturation centralisée l’économie de coût peut se monter à 87% et passer de 0,41 euro à 0,05 euro en généralisant les règlements via les cartes et en adoptant des solutions de dématérialisation.

Sur le poste gestion des notes de frais, le gain peut se monter à 47% et passer de 17,64 euros à 9,28 euros en automatisant les notes de frais avec soumission électronique, en automatisant également les données issues des notes de frais dans la comptabilité, en automatisant toujours les avertissements en cas de non respect de la politique voyages et en réalisant des audits ponctuels sur 10 à 20% des notes de frais.

Bref, pour gagner 25 euros pour 1 000 euros de dépenses voyages, il est important de définir une politique voyages, collaborer avec les fournisseurs, investir dans des systèmes informatisés, centraliser les activités administratives, sous-traiter les activités annexes par des tiers, veiller à accorder autant d’importance à la satisfaction des collaborateurs qu’aux gains réalisés, s’appuyer sur des données d’analyse des dépenses pour ajuster régulièrement les méthodes en vigueur.

Mais AT Kearney n’a pas mesuré le coût que représente pour l’entreprise le temps passé par les homme d’affaires à réserver eux-mêmes leurs déplacements ou à remplir leurs notes de frais. Ni mesuré le coût que peut représenter pour l’entreprise l’outsourcing du contrôle des notes de frais lorsque la gestion de la TVA est mal faite.

Bref, la solution proposée par American Express est extrêmement sophistiquée mais elle n’est pas sans failles…