Business Travel Manager : l'interface entre voyageurs, direction et prestataires

La fonction de Travel manager est née dans les années 80 avec l'explosion des déplacements professionnels.

Le Travel Management a commencé réellement à se structurer dans les années 90 lors de l'apparition dans les entreprises des politiques voyages.

Son rattachement hiérarchique varie suivant la typologie et le taille des organisations. Ce sont principalement les directions générales, les directions financières et les directions des achats qui hébergent cette fonction.

Elle a pris peu à peu plus d’ampleur au fil des crises économiques et sécuritaires touchant le secteur et est devenue une fonction souvent plus indépendante et aux enjeux pluridisciplinaires.

Il s’agit toujours de coordonner des voyages d’affaires et d’assurer un suivi personnalisé des déplacements de clients, mais avec une composante budgétaire très forte et en interaction constante avec la direction des Achats, la DRH, les systèmes d’information, la comptabilité, et de manière plus épisodique avec les départements Santé, Juridique, Sécurité, Responsabilité Sociale d’Entreprise ou Communication Interne quand ils existent dans la société.

Cette fonction tend également à se développer dans le secteur public et assimilé.

Les principales orientations de ce poste sont :

- Organiser des déplacements professionnels : assistance aux voyageurs, suivi du réseau de correspondants voyages, respect de la politique voyage de chaque entreprise et gestion des litiges

- Acheter les prestations voyage, ou contribuer à les acheter en synergie avec le service achats : suivre le marché, choisir et contrôler les prestataires, vérifier les coûts et dépenses

- Assurer un suivi de la qualité des prestations : élaborer des procédures, les mettre en place, former les utilisateurs clients et estimer leur satisfaction

- En collaboration avec les DRH, élaborer la politique voyages de l’entreprise et la surveillance des dépenses, envisager les situations de crise, gérer les expatriés

- Gérer les moyens de paiement, le remboursement des frais professionnels

- Maîtriser des applications de gestion : assurer la collecte et la diffusion des informations intra et extra entreprise nécessaire tout au long du processus de déplacement professionnel, paramétrer les outils si besoin, rester en veille technologique dans tous les secteurs de la profession

- Assurer un reporting complet : analyse complète des coûts, vérification des tarifs négociés, reporting interne et externe des performances, suivi des niveaux de performance des fournisseurs

- Suivant les cas, gérer l'événementiel (MICE)

- C’est un métier en pleine évolution qui n'a pas encore atteint son niveau de maturité optimal

- Les contacts internes et externes sont nombreux, variés et multi fonctions

- On travaille avec tous les secteurs d’une entreprise

Bac +2/3 et une première expérience concluante dans le business travel.

La majorité (80%) des nouveaux entrants dans la profession ont un niveau Bac + 4 et plus.

Le niveau moyen descend rarement en dessous de Bac+2 ou +3.

50 à 60 K€ selon l’expérience.

- Facultés d’analyse et de synthèse

- Goût pour la technique (paramétrage des outils de réservation et de gestion des dossiers et des outils du voyageur)

- Connaissances de base des solutions technologiques du domaine

- Sens du relationnel aiguisé, goût pour la négociation

- Maîtrise de l’anglais, deuxième langue appréciée

Vous êtes organisé, réactif et rigoureux, doté d’esprit d’initiative et de sens pratique. Vous savez convaincre et le monde des transports vous est familier.

Vous êtes en outre :

- Autonome

- A l’aise dans le travail en équipe

- Diplomate et communicant

- Curieux et anticipateur

- Patient et déterminé

Ce poste en pleine évolution est défendu par une association, l’AFTM, qui vise à lui donner toute sa reconnaissance auprès des dirigeants d’entreprise.

Les formations proposées sont une garantie d’évolution dans les sociétés.

Le bon TM peut donc envisager d’intégrer ensuite une direction de son entreprise, ou en transversal d’être recruté par une société plus importante.

« Le voyage d’affaires existe dans toutes les entreprises.

De la TPE où le ou les cadre(s) dirigeant(s) se déplacent pour conquérir de nouveaux marchés ou rencontrer des partenaires, aux grandes sociétés dont l’organisation internationale oblige les collaborateurs à voyager régulièrement, les déplacements représentent toujours une part importante de la vie de l’entreprise.

Ces voyageurs d’affaires ne se déplacent pas par agrément, leurs périples sont souvent complexes, doivent être efficaces avec un objectif économique défini et peuvent être générateurs de stress.

Dans toutes ces entreprises, faciliter et sécuriser les déplacements tout en limitant les coûts constituent les rôles principaux du Travel Manager.

Il est aujourd’hui à la croisée des chemins et il doit de plus en plus appliquer des directives d’entreprise visant à déployer un process standard conduit par une politique de voyages commune et cherchant à limiter les frais.

Il est confronté aux voyageurs de son entreprise, pour lesquels les déplacements sont souvent une contrainte.

Ces derniers ne sont évidemment pas individuellement favorisés par les choix de la direction et se sentent fréquemment lésés.

Dans certains cas, le Travel Manager est même écartelé entre plusieurs entités de son groupe, aucune entité ne percevant peut-être son avantage dans les décisions prises, alors que la cohésion est indispensable au bénéfice commun.

J'ai créé cette fonction au sein de mon entreprise et, 9 ans plus tard, je constate que le Travel Management est aujourd’hui une profession encore en évolution. Le "Mobility Management" tend à couvrir un périmètre encore plus large en y incluant toutes les alternatives numériques ou techniques au voyage.

Le profil type n’existe pas, pas plus que le parcours type ou la formation type menant à ces responsabilités. Le périmètre d’intervention n’est pas normé.

Hormis la composante achat (gestion des prestataires, négociation…) et les préoccupations d’économies qui occupent l’ensemble des Travel Managers, l’observation du secteur révèle une grande volatilité dans les métiers du Travel Management.

Cette diversité, par contre, est révélatrice d’une fonction en devenir nécessitant des collaborateurs aux multiples talents ; gérer, anticiper, suivre les marchés, communiquer, maîtriser les nouvelles technologies, comprendre les implications juridiques et financières composent le quotidien du Travel Manager.

Au-delà de ses tâches quotidiennes dans l’entreprise, il doit aussi convaincre en permanence du bien-fondé de ses actions, gagner une légitimité dans son organisation et auprès de ses partenaires afin d’occuper entièrement sa place.

Il doit allier responsabilités stratégiques et opérationnelles, afin de devenir une véritable interface entre voyageurs, direction et prestataires. »