Commande publique, quels sont les enjeux post covid ?

C’est un fait, la crise sanitaire a fait évoluer les politiques voyages vers une notion de mobilité plus globale.

« Celle-ci a une vision beaucoup plus large. Elle intègre les accès sur le lieu de travail, les micromobilités , les trajets domicile-travail ou encore la flotte de véhicules. C’est aussi la façon d’accéder à distance aux outils », explique Julien Chambert, du cabinet CBT CONSEIL qui participait à La journée de la commande publique, organisée par l’APECA, jeudi 9 juin.

L’impact organisationnel est désormais plus fort avec l’agglomération de fonctions autrefois éclatées entre différentes directions. »

Pour suivre cette évolution, l’UGAP, centrale d’achat dédiée à l'achat public, a étoffé son panel d’offres. « Nous n’avons pas changé notre manière de travailler, mais l’avons réorientée ou construite de manière à mieux accompagner les entités publiques, les aider à construire leur stratégie, avec des options de covoiturage, de l’auto-partage de navette, de la digitalisation de mobilité… », remarque Elody Altmayer de l’UGAP.

Autre évolution observée : L'accélération du développement de la RSE et au sein des entreprises.

Et ce n’est pas sans conséquence : « Changer une organisation et la façon d’acheter ses véhicules c’est mettre en adéquation les besoins des utilisateurs et les offres du marché. C’est aussi s’assurer que sa propre collectivité est dotée de recharges suffisantes, qu’elle va mettre à disposition des moyens de paiement aussi adaptés à de la recharge de batteries en dehors de sa zone. C’est un vrai changement», remarque-t-il.

Les politiques d’incitation à ces pratiques se sont développées ces dernières années. A l’instar de la loi d’orientation des mobilités publiques promulguée en 2019, avec un objectif simple : des transports du quotidien à la fois plus faciles, moins coûteux et plus propres.

« Nous mesurons toutes les émissions de nos clients, sommes en mesure de leur fournir un bilan carbone complet et de compenser toutes ces émissions, précise Pierre-Augustin Dumez, de FREE NOW FOR BUSINESS. Nous avons des objectifs clairs de 0 carbone en 2030.En 2025, nous visons une flotte de 50% d’électrique. »

Autre tendance de l’ère post-covid ? La frontière entre vie personnelle et vie professionnelle est de plus en plus mince observent les interlocuteurs réunis autour de cette table-ronde. Les collaborateurs souhaitent utiliser les mêmes habitudes et outils de mobilité au quotidien. Ils ont besoin de flexibilité et de simplicité avec un accès à tous les moyens depuis un seul portail ou application.

Quid de l’hébergement ? « La durée de séjour s’est allongée. Nos clients publics vont se déplacer un peu moins, mais plus longtemps et optimiser leurs déplacements. En 2019, la durée moyenne de séjour était de 1,5 nuitée, elle est passée à 2,1 en 2022. Ce qui explique la hausse des dépenses hôtelières, couplée à une augmentation des tarifs hôteliers », observe Aude Jean, de H Corpo.

Dans l’hôtellerie aussi « la notion de RSE est désormais systématique, ce qui engendre une refonte de la politique de mobilité. La sécurité du voyageur, sa santé, son bien-être et sa qualité de vie sont devenus des critères très importants », remarque Aude Jean.

Les déplacements ne sont plus anticipés. Les fenêtres de réservation sont beaucoup plus courtes.

Le voyageur aujourd’hui a envie de personnalisation, de flexibilité, d’agilité. Alors le partenaire qui l’accompagne sur la partie hébergement doit rendre le voyage simple. Comment ? Avec des services à forte valeur ajoutée, ou encore l’annulation jusqu’à la dernière minute sans coûts supplémentaires.

Dans le contexte sanitaire et géopolitique actuel, les enjeux en matière de sécurité sont montés en flèche.

« Les acheteurs publics ont été particulièrement demandeurs et ont délégué ces missions pour renforcer certaines mesures notamment sur des sujets de solutions de paiement digitalisées et sécurisées. Sur le contrôle en amont du contenu, nous avons beaucoup de demandes avec des workflows d’approbation spécifiques et plus complexes, qui tiennent compte des engagements en termes de sécurité en France ou à l’étranger.

Nous avons doublé les ressources et moyens nécessaires en termes de support hôtel, de sécurisation des réservations et de relation clients 24h/24, 7j/7, remarque Vincent Zaldivar, de CDS GROUPE. Il y a un besoin de réassurance en matière de sécurité de l’information et des lieux d’hébergement des données. »

Ces demandes sont accompagnées d’une autre tendance : le Bring your own device, c’est-à-dire l’utilisation de matériel personnel à usage professionnel. « Des terminaux qui ne sont pas aussi bien sécurisés que ceux appartenant à des entités, dont le service informatique s’assure de l’exigence des normes de sécurité », affirme-t-elle.

La dématérialisation des notes de frais et l’envoi des justificatifs des dépenses en pièces jointes élargie encore la zone de risque.

Alors comment rassurer les acheteurs de la réalité des engagements?

« Nous avons travaillé sur les sujets de continuité de service, la mise en place de normes par un indice sanitaire. Il y a également un vrai besoin d’écoute et de dialogue , répond Vincent CDS. Il faut être réactif co-contrôler avec le client les portails de réservation en-ligne, pouvoir localiser les voyageurs à tous moments et être en mesure de communiquer avec eux en cas de danger réel. »

« Les entreprises sont en attente de conseils stratégiques en matière de gestion des risques et de voyages. Nous avons renforcé nos équipes conseil avec des account managers qui connaissent bien les écosystèmes techniques et les besoins spécifiques au regard de la commande publique. Nous allons continuer à embaucher pour faire face à notre développement sur cet axe », Vincent Zaldivar, de CDS GROUPE.

Peut-on qualifier la certification de moyen d’évaluation ? « Ce n’est pas suffisant de dire que notre logiciel est sécurisé, il faut le prouver. Les entités publiques demandent des preuves. La conformité RGPD est un prérequis indispensable, la certification de la solution atteste un niveau d’engagement de sécurité sur le long terme, selon Vanessa Duquesnoy, de NOTILUS. Les questionnaires de sécurité sont de plus en plus denses. »

Quel rôle joue ici la data ? « La data est LA clé, elle va permettre d’avoir une bonne visibilité et de pouvoir piloter certains points : bien comprendre les besoins du voyageur, l’accompagner dans ses changements de mobilité douce, la RSE... Et pourquoi pas mettre des outils de stimulation pour orienter le collaborateur », affirme Jean Chambert, de CBT Conseil.

« Avoir une donnée très orientée sur un usage plutôt que sur un cahier des charges est un changement de paradigme. Cela peut permettre de vrais changements intra services et pas seulement d’usage », souligne Julien Chambert.

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