La dématérialisation n’est pas une contrainte, mais une chance pour les entreprises

L’entreprise n’a pas tout de suite perçu l’ensemble des avantages de la dématérialisation.

Il faut reconnaître que si elle est imposée par l’administration ou certains distributeurs comme une obligation, ce n’est pas le moyen le plus pédagogique pour en vanter les mérites.

Jérôme Lefevre directeur business unit de la société Omnikles explique : «la dématérialisation n’est pas une contrainte, mais une chance pour les entreprises. Elle automatise la chaîne de décision et fluidifie les processus de gestion. »

Le syndicat FNTC, en tant que protagoniste de la dématérialisation s’efforce depuis des années de porter à la connaissance du public les bénéfices à en attendre.

Mais pour les entreprises ce n’est qu’avec la valeur d’usage que les messages peuvent passer. Alors ces bénéfices, quels sont-ils ?

Dans le désordre, la dématérialisation favorise les métiers de la confiance, garantit l’identité d’une personne avec la signature électronique et l’eurodatage, apporte une pérennité dans le temps avec les coffres forts électroniques, facilite la prospection et en particulier représente une aide déterminante pour répondre à des offres de marché public et enfin apporte de la productivité sur toute la chaine de l’information.

Le chantier est donc vaste comme le confirme Pascal Colin, DG de la société Keynectis et président exécutif de la FNTC : « La dématérialisation, ce n’est pas seulement la traduction online d’une facture sur A4.

Si en plus cette dernière est imprimée à l’autre bout de la ligne, l’intérêt est limité. Ce qui est vraiment intéressant c’est de veiller à conserver l’automatisation de la chaine de bout en bout jusqu’au paiement. »

L’automatisation est bien le véritable bénéfice de la dématérialisation.

Romain Hugo est formel : « Il faut être clair, si vous considérez la dématérialisation comme un simple outil, vous allez passer à côté de la véritable innovation qu’elle apporte.

Par contre, si vous considérez la dématérialisation comme la possibilité d’automatiser l’ensemble des chaines de décisions vous allez profiter à plein des gains de productivité à tous les niveaux. »

On comprend facilement l’intérêt que peuvent revêtir les flux dématérialisés entre l’entreprise et l’administration, mais évidemment ce ne sont pas les seuls bénéfices de la solution, comme le confirme Pascal Colin.

« Avec la dématérialisation vous améliorez la qualité des échanges avec votre comptable, vous limiterez les risques d’erreurs sans oublier que vous pouvez plus facilement apporter des corrections.

Les avantages ne s’arrêtent pas là, vous allez aussi accélérer les temps de réponse et en particulier vous allez améliorer les délais de paiement de vos fournisseurs. Enfin vous allez supprimer les ressaisies. »

Jérôme Lefevre confirme : « les bénéfices vont au-delà de la dématérialisation, elle fluidifie les processus, elle valorise la chaîne des gains potentiels, car on demande plus à l’électronique qu’au papier comme, par exemple, de procéder immédiatement aux rapprochements. »

C’est bien une question de rentabilité dont il s’agit.

Le discours de Pierre Patuel, directeur associé de DPII, une entreprise proposant ses services dans la dématérialisation, va dans ce sens.

« Bien sûr, entrer dans le cadre légal avec la dématérialisation est l’avantage premier, mais à celui-ci, il faut ajouter la réduction des délais et celle des coûts. »

Romain Hugo ajoute : « la dématérialisation permet l’automatisation de la gestion de bout en bout ce qui est une source d’économie et de productivité sans oublier l’impact sur notre environnement, car c’est moins de papier consommé et moins de camions sur les routes. »

Réduire notre empreinte écologique, en effet, est aussi un des avantages.

Les collectivités sont déjà convaincues de l’intérêt de la dématérialisation.

Ce sont les entreprises qui restent à convaincre, ajoute Jérome Lefevre. « Il faut lever les derniers freins comme le commerce électronique est parvenu à le faire avec le paiement en ligne. »

C’est bien le rôle et la fonction de la FNTC le syndicat National des Tiers de Confiance.

Pascal Colin nous rappelle l’ambition de cet organisme. « Nous avons multiplié les initiatives pour rassembler les acteurs de la confiance numérique et nous éditons des guides sur la facture électronique, les services de banque électronique, les envois électroniques recommandés, les bulletins de paie, le vote électronique, les contrats d’assurance, la billetterie dématérialisée, etc.

Tous ces guides sont téléchargeables gratuitement sur notre site www.fntc.org. »

La signature électronique s’intègre dans les métiers de la confiance. Un email peut sans difficulté être envoyé au nom d’un tiers, il peut être modifié après avoir été envoyé et pour ces raisons il ne représente qu’un commencement de preuve.

La signature électronique apporte une garantie d’authentification du signataire de l’intégrité de l’acte signé.

Les documents peuvent être ‘’eurodatés’’ et archivés dans ce qu’on appelle : des ‘’coffres fort électroniques’’.

L’objectif étant, précise Pascal Colin, « de créer un document numérique qui va avoir de la valeur dans le temps. »

Pierre Patuel ajoute : « la dématérialisation permet de mettre tout le monde d’accord, de la commande à la livraison en passant par le paiement.

Les entreprises de toutes tailles peuvent communiquer plus facilement ensemble. Sachez qu’une commande génère en moyenne près de dix documents. Si vous numérisez l’ensemble vous fiabilisez votre communication ».

La dématérialisation, c’est parti. Toutes les entreprises sont concernées, quelle que soit leur taille.

« Notre plus petit client commence dans la dématérialisation avec 50 factures par mois » précise Pierre Patuel.

Le mode SaaS, c’est-à-dire en mode connecté, donne une accessibilité à chacun, même aux toutes petites structures.

Les domaines d’intervention sont immenses : signature électronique, archivage sécurisé, e-vote, e-facture, mandat électronique, e-paie, coffres forte électronique.

La FNTC a édité des guides gratuits pour toutes ces applications.

Au 1er janvier 2014, l’administration rendra obligatoire la numérisation des bilans et des pièces qui les composent. Une bonne raison pour ne plus attendre.

Plongez dans la dématérialisation !