Une agence événementielle doit-elle s'immatriculer pour exercer ? 🔑

C'est un sujet récurrent pour la commission « Commerce illégal » des Entreprises du Voyage (EDV).

Tous les ans, depuis des décennies, le syndicat patronal est alerté sur les agissements d'agences événementielles qui vendent des prestations sans disposer d'une immatriculation en bonne et due forme auprès d'Atout France.

Certaines vont faire l'objet d'un signalement auprès de la répression des fraudes, tandis que pour d'autres, les EDV parviennent à obtenir une condamnation en justice.

Me Emmanuelle Llop, avocate au sein du cabinet Equinoxe Avocats, traite également cette problématique depuis le début de sa carrière. « Il y a quelques années, j'ai été contactée par une agence qui tombait des nues quand on lui a dit qu'il fallait qu'elle soit immatriculée.

Et ça, elle l'a découvert à l'occasion d'un grave accident qui s'est produit pendant un événement qu'elle avait organisé et qui avait lieu à l'étranger. Hormis la partie aérienne, qui avait été gérée directement par la société cliente, l'agence s'était occupé de tout le reste : hôtels, transferts, etc. », se remémore l'avocate.

La survenue de cet accident a posé de sérieux problèmes en termes de responsabilité. « L'assurance de l'agence, qui était une garantie événementielle, ne comprenait pas de RC Pro tourisme, donc elle n'a pas couvert le préjudice corporel qui se chiffrait en dizaines de milliers d'euros ».

Doit-on en conclure pour autant que toutes les agences événementielles sont obligées de s'immatriculer auprès d'Atout France ?

« Pas nécessairement, précise Guillaume Beurdeley, le responsable juridique des EDV. Une agence événementielle a besoin d'être immatriculée dès lors qu'elle exerce des activités qui relèvent de l'immatriculation.

Peu importe le client - particulier ou entreprise - on doit être immatriculé dès lors que l'on vend des services de voyages (art. L211-2 du Code du Tourisme, ndlr) : transport, hébergement, location de voitures ou autres services touristiques, telles que des excursions », ajoute-t-il.

Les notions de « forfait » et de « package » ne sont pas prises en compte d'ailleurs. « Dès lors que l'on vend l'une des prestations que je viens de vous citer de manière intermédiée, peu importe qu'elle soit adossée à autre chose, l'immatriculation est nécessaire », poursuit Guillaume Beurdeley.

Ceci ne prévaut pas uniquement pour les agences événementielles. Une association, une agence de représentation commerciale ou de communication ou encore un Office du tourisme qui organiserait un événement à l'étranger doit aussi se mettre en règle.

« Le fait de recourir à une agence réceptive pour l'organisation du séjour pour revendre ensuite la prestation, ça n'est pas une excuse valable. Cela n'enlève en rien l'obligation de s'immatriculer. Un tour-opérateur va faire appel à des réceptifs, pour autant il est immatriculé », ajoute Guillaume Beurdeley.

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Et quid des événements où le client est invité de manière gratuite par une entreprise ?

« Une entreprise qui va inviter directement des clients à sa soirée peut également réserver des chambres d'hôtels et offrir une nuitée. Dans ce cas-là, il ne s'agit pas de vendre, mais d'exposer des frais pour l'entreprise. On n'est pas dans une configuration où l'on vend des services de voyages », nous explique le responsable juridique des EDV.

Si les cas de figure sont nombreux, la règle reste la même : l'immatriculation est nécessaire dès lors que l'on vend des services de voyages.

« Je dirais qu'aujourd'hui, une grande proportion des opérateurs qui font de l'événementiel sont immatriculés auprès d'Atout France, constate Me Llop, tandis que 20 ans en arrière, ces agences n'étaient qu'une minorité à avoir une licence ».

De son côté, Guillaume Beurdeley remarque une légère baisse des signalements pour activité illégale auprès des EDV. Néanmoins, difficile de chiffrer cette évolution.

« Les agences événementielles sont enregistrées en tant qu’agences de « voyages ou apparentées ». Nous ne pouvons donc pas connaître le nombre précis d’agences événementielles enregistrées et l’évolution de ce nombre », nous confirme une porte-parole d'Atout France.

Les clients de ces agences, quant à eux, disposent de différentes options pour l'organisation de leurs événements.

Ils peuvent passer par une agence de voyages événementielle immatriculée.

Ou bien faire appel d'un côté à une agence événementielle qui s'occupera de la partie purement événementielle et de l'autre, à une agence de voyages, qui gérera les transports, l'hébergement et les transferts, par exemple.

Malgré ces solutions, certains agissent encore hors du cadre, note Emmanuelle Llop. « Les grandes entreprises ont souvent leurs propres travel managers en interne. Ce sont eux qui vont organiser les déplacements des salariés de la société.

Si certains d'entre eux vont passer un contrat avec une agence de voyages événementielle immatriculée auprès d'Atout France, d'autres vont faire les réservations eux-mêmes et tout organiser en direct. Ils ne devraient pas pouvoir faire cela.

Même dans le cas d'opérations de team building, où le travel manager organise l'événement pour les salariés et que ceux-ci sont invités gratuitement, il doit y avoir une assurance ».

L'immatriculation Atout France, aussi difficile soit-elle à obtenir, peut aussi être un argument supplémentaire pour les agences événementielles qui ont l'habitude de répondre à des appels d'offres. « A partir du moment où l'on ajoute des prestations touristiques à l'événement, l'immatriculation va avoir un effet de réassurance pour les clients, car elle montre que l'agence dispose d'une garantie financière et d'une RC Pro », souligne Me Llop.