Pourquoi digitaliser ses notes de frais ?

TourMaG.com - Qu’est-ce que la digitalisation des notes de frais ? De quoi parle-t-on ?

Laurent Lassure : La première étape de la digitalisation a été le passage du papier au fichier Excel. La « révolution » date de 2019, avec celle des justificatifs de note de frais. Ca a permis d’affirmer que la numérisation de la facture du restaurant avait la même valeur que celle du papier.

TourMaG.com - Quels sont les avantages de la digitalisation de la note de frais ?

Laurent Lassure : Le premier est le gain de temps. On va le retrouver à tous les niveaux. Aussi bien pour le voyageur qui, grâce à l’IA, doit simplement prendre en photo son justificatif, le contenu du ticket étant analysé pour alimenter les dépenses.

Les responsables, les valideurs, vont eux aussi gagner du temps, car tout un tas de contrôles se fera automatiquement. Par exemple, détecter qu’un déjeuner à la même date a déjà été remboursé deux semaines plus tôt. Autre exemple : détecter qui fait un plein le vendredi soir et le lundi matin. Avant, il fallait soit s’en souvenir, soit replonger dans les archives pour trouver l’information.

Ensuite, les solutions vont pouvoir déverser les écritures dans des outils comptables de paye, de règlement, pour éviter la ressaisie et le risque d’erreur.

Implicitement, il y aura une réduction des coûts. En 2015, une étude GBTA-HRS démontrait que le coût moyen d’une note de frais était de 53€ de traitement, auquel il faut ajouter 48€ à chaque fois qu’il y a une erreur.

La détection des erreurs dès le départ évite le retraitement. Et puis, il y a les coûts cachés, liés au stockage des documents aux archives. La dématérialisation permet de tout stocker sur un serveur. Il n’est plus nécessaire de dédier une pièce au papier.

Autre avantage : faciliter le contrôle et réduire la fraude.

Globalement, la dématérialisation est gage de sérénité. Pour le voyageur qui n’a plus peur de perdre son justificatif. Pour l’entreprise, avec la garantie d’avoir une vue complète sur les dépenses, et dans le temps de traitement pour aller beaucoup plus vite pour traiter et rembourser les frais.

TourMaG.com - Il y a également un enjeu de conformité ?

Laurent Lassure : Chez Cegid Notilus, l’archivage que l’on propose dure 10 ans. Pendant cette période, le justificatif ne sera pas altéré et restera accessible, là où le ticket papier pouvait s’effacer au bout de trois mois.

A cela s’ajoute la facilité pour retrouver les documents en cas de contrôle.

TourMaG.com - A partir de quel volume faut-il considérer intéressant de dématérialiser ses notes de frais ?

Laurent Lassure : Dans notre portefeuille de clients, nous avons essentiellement des entreprises du mid-market et des grands comptes. Mais concrètement un auto-entrepreneur peut avoir besoin d’une solution. Notre plus petit compte comptait deux personnes.

C’est moins une question de taille de société que de structure et de volume de note de frais : est-ce que j’en fais une dans l’année ou 50 par mois ?

Mais en effet, à partir d’une vingtaine de collaborateurs, ça commence à devenir intéressant, car les comptables vont recevoir beaucoup de notes de frais et de tickets.

Autre critère : les montants. S’il y a une seule note de frais, mais de 2 000€ et que je mets trois mois à me faire rembourser, ça peut devenir une situation compliquée, surtout en période d’inflation.

Autre besoin à prendre en compte : en plus d’une solution de gestion de notes de frais, ai-je besoin d’un outil pour réserver mes déplacements ? C’est un investissement qui permet de faire des économies. Ça touche potentiellement n’importe quel secteur.

TourMaG.com - Comment entamer la démarche ?

Laurent Lassure : Il faut commencer par identifier le besoin. Peut-être qu’une solution tableur est suffisante ?

Aujourd’hui, la moitié des PME sont encore sur du tableur Excel. Mais cela implique d’autres contraintes, il faut donc réconcilier avec le papier, parce que ce n’est pas toujours simple de tout gérer sur du Excel. Il faut faire de la ressaisie et le copier/coller peut entrainer des erreurs.

L'entreprise a-t-elle a une politique de remboursement ? L’outil est principalement là pour automatiser les process. Sans process, c’est difficile. Il faut rédiger cette politique et définir quelles sont les règles que l’on veut imposer pour se structurer.

Ensuite, il est nécessaire de comparer les outils avec à peu près les mêmes fonctionnalités. Toutes les solutions ne gèrent pas toutes les combinaisons possibles.

Faut-il du hautement paramétrable ou un outil facile et rapide d’utilisation ? Ça dépendra du périmètre, des enjeux et de ce que l’on veut ajouter : une solution de gestion de flotte automobile ou pas du tout ? La gestion du voyage ou non ? Ça donnera des axes d’approche sur un choix potentiel de solution.

TourMaG.com - Faut-il prévoir une phase de test des outils ou de formation du personnel ?

Laurent Lassure : Nous préconisons une phase de test, sous forme de pilote. Là encore, cela dépendra du contexte et du périmètre à tester.

Pour une petite société qui a un workflow simple - je fais ma note de frais, je l’envoie à mon responsable, ça passe en compta - le test se fera potentiellement en direct.

Pour une société internationale qui a besoin de la validation par le responsable de la sécurité du déplacement à l’étranger ou de celle du DAF pour les frais au-delà d’un certain seuil, il y aura besoin de plus de temps pour s’assurer que l’outil répond bien à ce qu’attend le client.

La formation est nécessaire sur le paramétrage, mais par sur l’utilisation. L’UX (expérience utilisateur, ndlr) est conçue pour être le plus facile et intuitif possible.

TourMaG.com - Comment rédiger sa politique de remboursement ?

Laurent Lassure : La première contrainte est la législation. Il y a des plafonds au-delà desquels il y a des cotisations de charges sociales, on peut les dépasser mais il faut en avoir connaissance.

Tout comme être conscient de certaines réalités. Beaucoup d’entreprises imposent des plafonds qui ne sont pas en adéquation avec les pays dans lesquels ils vont, avec l’inflation ou les événements pendant lesquels ils y sont.

Pendant la Coupe du monde de Rugby, les prix des hôtels ont doublé. Donc soit on ne se déplace pas, soit on peut déroger à la règle. La politique de remboursement ne doit pas être ancrée dans le marbre. Les solutions sont paramétrables.

Il faut aussi éviter la nature « divers » dans laquelle on met tout et n’importe quoi en vrac. C’est une solution de facilité, mais qui est compliquée pour les comptables et rend le contrôle toujours difficile.