Responsable service groupe d'office de tourisme : aimer et vendre sa ville

Dans un office de tourisme, le responsable d’un service groupes est en charge de tout ce qui concerne le démarchage, l’accueil et la gestion de groupes sur le territoire qu’il est censé promouvoir.

Il s’agit entre autres de :

- assurer l’accueil, le conseil et la vente auprès des clients « groupes »

- prospecter et démarcher de nouveaux clients

- établir les devis, les contrats pour le client

- confirmer les réservations auprès des prestataires et les suivre, commercialement et administrativement

- réaliser les dossiers d’accompagnement

- suivre le déroulement de la prestation

- facturer le client et enregistrer les factures prestataires

- gérer la base de données clients et fournisseurs

- participer à l’élaboration et la conception de produits touristiques spécifiques aux groupes

- élaborer la brochure dédiée quand elle existe

- participer ponctuellement à des opérations de promotion locale ou des salons

- La diversité des contacts avec des clientèles toujours différentes

- La connaissance du tissu professionnel de votre région et l’acquisition d’un carnet d’adresses complet

- Mener des projets de A à Z jusqu’au service après vente

Bac+2 /3, BTS tourisme ou école à orientation production et/ou commercial.

Une expérience sur le terrain et une solide motivation sont des atouts supplémentaires.

1 400 à 1 800€ avec des primes aux résultats selon les OT.

- Sens de l’organisation

- Grand sens des responsabilités

- Rigueur dans le travail, méthode

- Sens du relationnel et du travail en équipe

- Maîtrise des outils informatiques de base

Vous aimez votre ville ou votre région et vous êtes décidé à la faire apprécier de ses visiteurs. La vente ne vous fait pas peur et vous aimez les challenges professionnels.

Vous êtes en outre :

- Bon négociateur

- Capable d’initiatives

- Disponible (horaires souvent décalés pour s’adapter aux groupes)

- Autonome dans votre organisation de travail

- Mobile et curieux

- A l’affut de tout ce qui se passe dans votre région

Un responsable de service groupes ayant fait ses armes et ses preuves en OT peut intégrer le même service en CDT ou CRT, ou devenir responsable d’un OT lui-même.

En transversal, il peut être recruté par une entreprise de la région, autocariste ou TO disposant d’un service groupes et poursuivre son chemin dans la production ou le commercial selon ses affinités.

Il faut savoir prendre des initiatives et vraiment aimer et connaître la ville que l’on vend.

« Pour mon master en Management et développement du tourisme, option voyages et incentives, j’ai eu la chance de faire un stage en Australie, chez un DMC spécialiste des groupes entreprise et voyages d’affaires. J’y ai beaucoup appris et ai eu la chance de rester plus longtemps chez eux comme salariée.

Quand je suis rentrée en France, j’ai enchaîné deux CDD, toujours dans la branche du tourisme d’affaires. Puis j’ai été recrutée par l’OT d’Aix-les-Bains en tant que commerciale pour le service groupes. La différence avec le responsable du service est que je travaille uniquement sur les groupes que j’ai démarchés moi-même.

Le client, je vais le chercher, je lui crée un besoin, je valide et je monte le projet, logistique et administratif, et je le suis jusqu’au bout. Bien entendu, je ne monte que des produits sur Aix-Les Bains. C’est pourquoi il faut vraiment aimer la ville que l’on vend.

A Aix, nous avons tous les atouts pour vendre des incentives ou des séminaires, y compris les facilités d’accès qui sont souvent ignorées. Mon rôle est aussi de faire passer ce message pour me démarquer des grandes capitales du tourisme d’affaires que restent Paris et Lyon.

Les prospects, je les trouve sur une base de données, mais aussi et surtout en fouillant, internet et médias professionnels. Il faut pouvoir parfois les contacter au culot et savoir vendre son produit. Ce n’est pas un travail pour les timides.

Personnellement, j’aime beaucoup ce métier et j’apprends des choses tous les jours. Je ne me vois pas ailleurs que dans le tourisme d’affaires.

Pour avoir travaillé avant dans des agences privées, je constate que dans l’institutionnel, les clients ou prospects sont plus en confiance dans les relations, ce qui permet souvent des rapports humains intéressants. L’OT reste un repère fiable pour tous, clients et prestataires. C’est un plus au niveau de la crédibilité de notre offre, à mon avis. »