Voyages d'affaires : le recours à l'agence de voyages pour optimiser les dépenses des PME

A l’occasion du salon consacré au voyage d’affaires, le Market Place, le réseau Avexia présidé par Regis Chambert publie la seconde édition de son observatoire des déplacements professionnels des PME-PMI.

Une étude réalisée par le cabinet Concomitance en février dernier sur 163 entreprises françaises opérant dans différents secteurs d’activité.

La première conclusion de l’étude est que les budgets voyages de la majorité des petites entreprises stagnent depuis trois ans.

En 2011, 64% d’entre elles ont gardé le même budget voyages qu’en 2010 tandis que 17% l’ont diminué et 20% l’ont augmenté.

Les entreprises qui réalisent des déplacements à l’international ont eu tendance à augmenter leurs budgets (21%) tandis que celles qui ne se déplacent que dans l’Hexagone ont été plus nombreuses (16%) à vouloir faire des économies.

Mais les voyages à l’étranger ne représentent qu’une partie minoritaire des budgets des PME : 26% alors que les 74% autres sont consacrés à des dépenses liés aux déplacements domestiques.

En 2012, 70% des budgets voyages restent identiques à ceux de 2010 et 2011, 18% sont amplifiés et 11% diminués. Les entreprises qui ne voyagent qu’en France sont 76% à maintenir le même volume de frais de voyages et 17% à l’augmenter pour seulement 7% à l‘avoir rogné.

La tendance est plus différenciée pour les PME qui voyagent à l’étranger : 68% gardent le même budget, 20% l’ont augmenté mais 12% l’ont diminué.

Mais pour 84% des PME interrogées, la maîtrise des coûts reste une priorité et 49% choisissent une agence de voyages pour son savoir-faire à dénicher les meilleurs prix et les meilleures conditions de voyages. 32% veulent de la réactivité, 29% un outil de réservation en ligne personnalisé.

La gestion des notes de frais arrive loin derrière les critères de sélection de l’agence et pourtant, souligne Avexia, c’est un poste essentiel pour gérer au plus serré.

L’agence peut également améliorer les dépenses liées à l'hôtellerie que les entreprises ont tendance à réserver en direct (57%) alors qu’elles font appel à leur agence en majorité pour la réservation de billets d’avion (64%) et même de train national (56%).