Entreprises : plus de productivité grâce au bureau social connecté

Aujourd’hui, le client, le comptable ou la banque attend un document numérique.

Petit à petit, l’email et les documents numériques sont devenus la norme et sont venus s’ajouter au téléphone, créant des situations parfois ubuesques ou d’incompréhension.

Et surtout, le sentiment pour le patron d’être en permanence en train de jongler entre le carnet d’adresses de l’email, la base client et son téléphone portable n’est pas toujours agréable.

Face à cette exigence sont apparus des outils numériques qui ont répondu à ce problème.

Des outils que l’on désigne par la notion de « bureau social connecté » (ou Digital Social Workplace pour faire chic et anglo-saxon), qui est une extension du réseau social d’entreprise.

Mais qu’est-ce qui se cache derrière ce terme de bureau social connecté ?

Tout d’abord, du bureau, il reprend tous les attributs.

En effet, dans un bureau, on retrouve toutes les informations de l’entreprise : fichiers de la comptabilité, gestion des employés, devis, mais aussi les « post-it » qu’on colle, les calendriers punaisés au mur ou encore le tableau blanc sur lequel on pose les actions du jour.

On va donc pouvoir organiser toutes les informations et les documents.

Comme dans un bureau, il y a des pièces (des groupes) et des rangements (pour que chaque type d’information soit à sa place).

Ensuite, le social signifie tout simplement que les personnes qui sont en interaction avec ces données ont un compte sur le système, mais, encore plus important, que leur profil y apparaît, avec leur photo, pour matérialiser leur présence et leurs actions.

Pour votre entreprise, il s’agit d’abord de vos employés, mais aussi de vos sous-traitants, comme le comptable ou votre fournisseur de brochures, le responsable d’un hôtel… voire de vos clients si cela s’y prête.

Et du coup, tout votre environnement de travail humain est à portée de clic.

Vous pouvez les contacter (comme par email), mais surtout échanger avec eux autour des documents : autour d’un devis avec votre commercial, autour d’un descriptif dans une brochure avec un tour opérateur ou de votre TVA avec le comptable.

Et le tout bien sûr de manière sécurisée et cloisonnée, comme dans vos « vrais » bureaux… mais des bureaux qui relieraient toutes les personnes avec lesquelles vous faites du business!

Enfin, connecté veut tout simplement dire que ce bureau est accessible de n’importe où : de vos locaux, mais aussi en déplacement, depuis votre téléphone portable, votre tablette, ou n’importe quel terminal relié à internet.

Plus besoin de dire « Je rentre à l’agence pour voir le document et vous envoyer un email ».

Tout est disponible en ligne.

Le stockage est assuré par le prestataire qui vous garantit la sécurité de vos données.

Plus besoin d’être informaticien et de s’inquiéter de la prochaine migration de votre logiciel. Tout est pris en charge.

Le fait que tout soit centralisé optimise pour vous les multiples « manipulations » que vous faites aujourd’hui.

Vous n’avez plus à copier un fichier sur votre disque dur, l’envoyer par email, attendre la réponse pour finalement le renvoyer à votre employé qui n’était pas dans la boucle.

Toutes ces opérations sont désormais effectuées en un clic.

Ensuite, le bureau social connecté (ou réseau social d’entreprise) vous permet aussi de rechercher dans l’ensemble des données pour retrouver toutes ces informations.

Comme sur le Web et Google ! Enfin !

L’autre avantage de ce type de système est le niveau de réactivité et donc de professionnalisme que cela vous apportera.

Combien de fois un de vos clients vous a-t-il relancé car il n’avait pas la réponse à sa question et que vous deviez de votre côté voir avec un de vos sous-traitants ?

Alors que là, vous pourrez réunir si besoin les bonnes personnes afin qu’elles travaillent ensemble directement.

Et le rendu sera « pro » : fini les bouts de papiers qui traînent, les emails de deux lignes car on n’a pas le temps…

Dans le RSE, une réponse est automatiquement formatée, avec votre photo, bien encadrée : vous n’avez pas produit plus d’effort mais le système s’en charge pour vous !

Ça a l’air formidable ? Ça l’est.

Les entreprises qui franchissent le pas ne reviennent pas en arrière.

Et même une petite entreprise obtient des résultats rapides.

Seule difficulté et elle est de taille : il faut changer ses habitudes.

Comme par exemple ne plus systématiquement envoyer un email avec une pièce jointe/attachée mais lui préférer le bureau social connecté.

C’est une question de temps. Mais quand on commence à comprendre l’intérêt, on y va !

Encore faut-il commencer.

Tenez, prenons l’exemple du Comité Régional de Tourisme (CRT) du Nord-Pas de Calais qui possède des utilisateurs sur le bureau social connecté de l’Espace Naturel Régionaux (ENRx) appelé Récolte©. Un outil mis en place par jamespot, éditeur de réseau social d'entreprise.


Aujourd’hui, des centaines d’entreprises dans le secteur du tourisme s’ouvrent aux bureaux sociaux connectés.

Une fois mis en place, elles ne peuvent plus s’en séparer tant les avantages sont nombreux.

D’autant plus que les bureaux sociaux connectés peuvent avoir des applications Métier spécifiques à leurs secteurs (par exemple : gestion des retours clients, gestions des offres de voyages, gestions des catalogues, etc.).

Faîtes le test !

Dernier point économique : les entreprises françaises se « plaignent » souvent de leur productivité…

C’est vrai et pourtant les employés français, les patrons de TPE et PME, sont des gros travailleurs.

Pourquoi ce paradoxe ?

Ils ont une meilleure productivité personnelle, certes, mais au niveau collectif, on est moins efficace que nos amis américains ou allemands.

Le secret n’est pas seulement l’obéissance à la règle, un argument qui revient souvent.

C’est plutôt, comme les études l’ont mesuré, la bonne utilisation des outils numériques qui dope leur compétitivité, alors qu’ils ne sont pas assez répandus dans le tissu français des TPE et des PME.

On croit souvent que ce sont des solutions réservées aux grands comptes. Ça n’est pas (plus) vrai.

Lancez-vous !