Notes de frais N2JSOFT : "la digitalisation, levier de réduction des coûts" [ABO]

"Notre solution s'interconnecte avec n'importe quelle agence de voyage", affirme Nicolas Dubouloz, fondateur et PDG de N2JSOFT. @N2JSOFT

TourMaG.com – Que proposez-vous à travers votre entreprise N2Jsoft ?

Nicolas Dubouloz : J'ai fondé l’entreprise en 2015, N2Jsoft est un éditeur logiciel, située dans la région lyonnaise.

Notre produit N2F est une plateforme financière dédiée aux directions financières. Elle va traiter trois choses : les notes de frais, les cartes affaires et la facture fournisseur.

Globalement, tous les flux entrants et tout ce que payent les directions financières sont gérés dans notre plateforme. Par exemple, nous ne générons pas de factures de vente.

Aujourd’hui l’entreprise compte 150 salariés, et 18 000 clients. 65% de notre chiffre est réalisé en France, le reste en Europe. Nous équipons des PME comme des entreprises de plus de 50 000 salariés.

TourMaG.com - Le dernier rapport de GBTA et de CWT prévoit une légère hausse du coût des voyages d'affaires. Que vous inspire la conjointure ?

Nicolas Dubouloz : Deux choses importantes se sont passées depuis la sortie de ce rapport. D’abord, la taxe Chirac va augmenter assez significativement le coût des vols. Ensuite, Donald Trump a été réélu récemment et il n’est pas dans la demi-mesure concernant le protectionnisme. Nous savons tous que le protectionnisme a des conséquences directes sur l’inflation.

Aujourd’hui, la courbe d'inflation a tendance à décroître pour se stabiliser, le protectionnisme américain peut avoir comme conséquence assez probable de la faire remonter. Ce qui fera forcément remonter les coûts de voyage.

Le contexte macroéconomique actuel les fait monter d'autant plus. C'est quelque chose qui a commencé avec le Covid et les périodes d'inflation que nous avons vécues ces dernières années. Ce n'est pas nouveau.

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N2JSOFT : la digitalisation, levier de réduction des coûts

TourMaG.com - Et selon vous, la digitalisation peut réduire ces coûts ?

Nicolas Dubouloz : Je suis convaincu, effectivement, que la digitalisation peut réduire ces coûts. Quand les dépenses de voyage augmentent, que font les entreprises ? Premièrement, elles tendent de réduire les déplacements non essentiels.

Notre système d'analytique va, par exemple, noter que tel service se déplace plus que les autres. C’est une aide que notre solution peut apporter.

Ensuite, face à ces problématiques de coûts, les entreprises vont avoir tendance à étoffer leur politique voyage. Les règles de voyage deviennent plus complexes et intègrent la RSE. Par exemple, l’obligation de se déplacer en train ou l’incitation à faire du covoiturage.

Ce sont des choses qu’un logiciel comme le nôtre va pouvoir gérer. Si vous déclarez une dépense de péage pour venir au travail, elle ne sera pas remboursée. Par contre, si vous avez covoituré et déclaré les covoitureurs avec vous, dans ce cas, l'entreprise prend en charge votre dépense de péage.

Nous l’avons mis en place au sein de l’entreprise. L’effet a été bien plus fort que ce que je n'imaginais. Nos bureaux se trouvent à une heure de Lyon, 95% de nos véhicules en provenance de Lyon sont maintenant partagés par 4 ou 5 salariés.

Un logiciel comme le nôtre va permettre de respecter la politique de frais sans avoir de discussion. Aujourd'hui, si on vous dit qu'il faut prendre le train plutôt que l'avion, si vous n'avez pas de logiciel, vous allez avoir une discussion avec votre manager ou votre comptable. Ce ne sera pas le cas avec le logiciel.

Il peut également expliquer de manière plus simple la politique voyages. Généralement, une politique de frais est un document de 7 à 10 pages. Nous sommes en train de bosser sur une IA. On pourra bientôt demander au téléphone quelles sont les règles appliquées au train en matière de classe par exemple. C'est dans nos développements.

TourMaG.com – Y a-t-il d’autres bénéfices ?

Nicolas Dubouloz : Un logiciel permettra de récupérer la TVA. Le scan intelligent et le système de récupération de factures analysent les factures pour extraire la partie TVA, même s'il y a des multi taux, si la facture a été éditée à l'étranger, etc., et injecter automatiquement la TVA dans les logiciels comptables. C’est un gain de temps, car le comptable n'a plus à le saisir.

Certaines entreprises ne récupéraient pas la TVA parce que c’était trop compliqué à gérer. Le troisième axe va être la réduction des erreurs et des fraudes.

L’IA va scorer toutes les dépenses entrées dans le système et dire au comptable de regarder attentivement telles dépenses. Ça permet de détecter des fraudes ou des erreurs involontaires et donc de gagner de l'argent.

Le facteur numéro un de réduction de coût reste l'adoption de la solution. Une étude a montré que le traitement global d’une note de frais manuellement ou dans Excel est d’une heure, soit entre 50 et 60 euros.

Chaque année, nous menons une enquête auprès de nos clients. Le résultat est sans équivoque. Le temps de gestion des notes de frais est a minima divisé par 4. Le gain de temps moyen sur notre base client est divisé par 5.

Autre avantage : Notre solution s'interconnecte avec n'importe quelle agence de voyage. Les agences de voyage B2B, sont interconnectées en natif avec notre solution.

Facture fournisseur : "un suivi comptable complet"

Nicolas Dubouloz, fondateur et PDG de N2JSOFT. @ N2JSOFT

TourMaG.com – Vous proposez également des cartes affaires ?

Nicolas Dubouloz : Nous avons trois types de cartes affaires que nous commercialisons en option. Ce sont des cartes Black Mastercard, des cartes haut de gamme qui vont jusqu'à 700 000 euros de plafond mensuel.

Nous avons des cartes physique, la carte virtuelle multi-usage, une carte présente dans votre Apple Pay ou dans votre Android Pay et la carte mono-usage qui répond à une dépense imprévue et est créée en trois clics par votre DAF et utilisable instantanément.

Ensuite, on rejoint le parcours de la note de frais. Une fois la dépense réalisée, vous prenez en photo votre justificatif, en moins d'une seconde, votre scan intelligent va récupérer toutes les données, la date, le montant, les multi taux de TVA. S’il s’agit de carburant, le litrage, le prix au litre, si une note de restaurant, le nombre d'invités… 30 données sont récupérées instantanément. Le collaborateur n’a plus rien à saisir, simplement à vérifier et valider.

A la fin du mois, il suffit d’envoyer au manager la note de frais, ce dernier est informé par une notification. Il peut approuver sur son téléphone ou son PC. La comptable peut alors vérifier la TVA et reçoit des alertes de fraude. En un clic, elle envoie automatiquement les notes de frais sans aucune ressaisie et rembourse automatiquement les collaborateurs.

TourMaG.com – Vous proposez également vos services concernant la facture fournisseur.

Nicolas Dubouloz : La facture fournisseur est un outil qui va permettre de gérer toutes les factures entrantes.

Le même système de scan intelligent va remplir automatiquement les données si elles n'arrivent pas de manière électronique, ce qui permet à la comptable, en fonction du fournisseur de paramétrer des workflows d'approbation.

Cela permet d'éviter d'avoir des factures volantes qui sont sur les bureaux et en attente. Il y a un suivi comptable complet et une vision à très court terme des dépenses et des provisions nécessaires. Ça facilite également la gestion des litiges.

La facturation électronique, une obligation au 1er janvier 2026

TourMaG.com – Quid de la réforme de la facturation électronique ?

Nicolas Dubouloz : À partir de 2026, les entreprises de taille petite et intermédiaire vont devoir réceptionner les factures de manière électronique. Ce sera une obligation. Notre plateforme PDP nous permettra de réceptionner automatiquement les factures.

Quand quelqu'un va émettre une facture pour vous, vous n'aurez rien d'autre à faire qu'aller dans notre logiciel pour constater que cette facture est à payer. Ensuite, il suffit de suivre le workflow : la mettre en litige ou la payer.

L'intérêt d'avoir une plateforme qui va gérer à la fois la facture fournisseur et la note de frais est d'identifier les doublons.

Par exemple, un collaborateur paye sa réservation à l’hôtel. Pour se faire rembourser, il rédige une note de frais. Mais, à l'hôtel va lui demander si c'est pour une entreprise. Il enverra également via le système de facturation électronique, la facture à la compta.

Si vous n'avez pas les deux logiciels en un, potentiellement, vous pouvez mettre deux fois la charge dans votre compte comptable.

TourMaG.com – L’allègement de la charge administrative est également ?

Nicolas Dubouloz : Quel est notre métier ? Au fond, c'est de simplifier et d'automatiser les process administratifs : optimiser, gagner du temps et de la lisibilité.

La facturation électronique est un enjeu qui dépasse le monde du voyage, mais qui le touche également.

Mon ambition est d'être un partenaire fiable de tous les voyagistes pour que mes clients peu importe le voyagiste qu'ils choisissent puissent l'interconnecter avec ma solution.

Je souhaite que mes clients puissent être libres de choisir le meilleur voyagiste, à nous de faire le boulot avec le voyagiste pour que tout ceci s'intègre parfaitement.

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