La boîte mail, une mine d’or sous-exploitée par les entreprises

L’état des lieux est clair : en 2013, l'email demeurait le premier outil de communication en entreprise, aussi bien en interne pour 76% d'entre elles, que vers les partenaires ou clients pour 78%.

Le constat est également valable pour les petites sociétés, même s'il reste quelques efforts à faire (certains patrons de TPE s’en tiennent encore au bon vieux carnet d’adresses, sans utiliser pleinement les possibilités offertes par l'email, ndlr).

Quoi qu’il en soit, dans la majeure partie des cas, l’email reste bel et bien l’outil numéro 1 utilisé par les employés d’une petite entreprise.

À tel point qu’il est aujourd’hui gangrené par un problème récurrent : l’engorgement des boîtes mails.

Aujourd’hui, plus de cent milliards d'emails professionnels sont échangés en moyenne chaque année.

L'engorgement des boîtes de réception est donc un des problèmes régulièrement identifié par le chef d'entreprise.

Une réalité qui pénalise clairement les dirigeants de TPE, d’autant que « l’informatisation galopante ne leur a quasiment rien attribué comme outil spécifique à la fonction, il a fallu qu’ils se contentent des offres grand-public qui, en revanche, ont largement envahi les habitudes de chacun », comme indique Jean-Michel Longo, président de gerermesaffaires.com.

Le nombre d'emails à trier quotidiennement, dont les spams, pour le dirigeant d'entreprise mais aussi pour ses collaborateurs, est d'ailleurs l'un des principaux freins au développement de l'activité commerciale.

Comme le résumait assez bien Philippe Laval, créateur de WriteThat.name, pour la plate-forme frenchweb.fr en fin d'année dernière, « je trouvais incroyable d’avoir à rechercher dans des centaines d’emails pour remettre la main sur un numéro de téléphone, une adresse physique ou encore une simple adresse email quand j’en avais besoin. »

Le constat est malheureusement partagé par de nombreux patrons de TPE encore aujourd’hui.

La perte de temps quotidienne engendrée par la recherche d'informations au cœur des emails détourne conséquemment le chef d’entreprise de ses autres responsabilités, telles que la maîtrise des données de son entreprise, la gestion des obligations et des objectifs, la sécurité des actifs immatériels de l’entreprise.

La productivité s'en retrouve donc négativement affectée.

« Aujourd’hui, l'email se présente dans le quotidien comme une information très souvent ‘’parcellaire’’ qui arrive quand on n'en a pas besoin et qu’il faut souvent rechercher quand on en vient au sujet que cet email semblait traiter, si on a eu le temps de l’identifier », insiste Jean-Michel Longo.

Néanmoins, plusieurs petites solutions technologiques intéressantes existent, telles que des plug-ins, des plates-formes collaboratives et interactives, voire des applications, qui placent la mobilité au cœur des priorités des dirigeants de petites entreprises.

Si l'utilisation d'un logiciel de messagerie comme Thunderbird ou Microsoft Outlook offre déjà la possibilité d’utiliser des outils simples inclus dans les plates-formes (barres de recherche, actions rapides, classification des emails en dossiers, optimisation du calendrier, gestionnaire de vos activités, notification de courriers indésirables et enregistrement des informations), plusieurs entreprises françaises se sont penchées sur la création d'outils innovants, qui permettent un traitement et une réponse efficaces et adaptés, à chaque courrier entrant.

WriteThat.name a depuis plusieurs années opté pour la synchronisation des boîtes email des collaborateurs de l'entreprise, pour permettre aujourd'hui d'agréger les données de plusieurs dizaines de contacts, via la collecte d'informations contenues dans les emails, ainsi qu'une mise à jour automatique de ces données.

Tout cela sans avoir à éplucher ou trier les nombreux emails qui encombrent les boîtes professionnelles. Une solution développée également pour les smartphones, principal outil de mobilité aujourd'hui.

De son côté, l'outil de centralisation, de gestion et personnalisation LetSignIt propose depuis 2011 la création et l'uniformisation des signatures email pour les collaborateurs d’une même entreprise.

Cela permet notamment de respecter et de reconnaître l'identité digitale d'une société.

Ainsi, peu importe le collaborateur qui envoie un email à un client et peu importe où il se trouve, il respectera l’identité numérique de son entreprise et optimisera ainsi la communication vers l’extérieur.

Mais l'email, qui reste un outil de communication important, peut également s'intégrer comme élément capital d'une plate-forme collaborative. C’est d’ailleurs la tendance actuelle.

Ces espaces collaboratifs et interactifs en ligne comprennent les annotations, les contacts, les échéances, les données structurées, ainsi que les emails, qui n'en sont que des composants, et sont des outils tout aussi performants pour optimiser la gestion et la communication d’une petite entreprise.

C’est le cas de Gerermesaffaires.com, plate-forme conçue pour répondre aux spécificités du métier de chef d'entreprise.

Jean-Michel Longo définit d'ailleurs cet outil « comme celui qui permet d’éviter des monceaux de temps perdus à trier du courrier non opportuns, à rechercher des morceaux de dossiers, à comprendre qui a fait quoi, à savoir qui fera quoi, à rechercher un contact ou un responsable. »

Alors, l'email a-t-il encore de beaux jours devant lui ? Sans doute, mais il est nécessaire pour un dirigeant d’en optimiser la gestion.

Pour tous les professionnels soucieux d'améliorer ce puissant outil de communication qu'est le mail et de désengorger efficacement leurs messageries, le blog « demainlemail.com » accompagne point par point, étape par étape, les dirigeants de TPE sur différentes thématiques, que sont la sécurité et l'accessibilité des données, ou encore la mobilité.

Tenu à jour par des professionnels de l'entreprise, de nombreuses rubriques sont à leur disposition, dont des avis d'experts de l'outil mail, des articles d'actualité, une rubrique spéciale business, de nombreuses études et statistiques pour appuyer les argumentations.

Le site passe en revue également un panel d'offres présélectionnées pour répondre pertinemment aux besoins spécifiques des petites structures.

Pour endiguer le flux de mails quotidiens et la perte de productivité, plusieurs solutions pratiques existent.

Bien sûr, un outil primordial pour faire un premier tri reste un bon anti-spam, notamment pour mettre de côté les emails commerciaux encombrants non désirés.

Mais parmi les petits outils pratiques, on peut citer Sanebox, qui limite le temps de traitement des courriels et agrège automatiquement le contenu en données de ces derniers dès la réception.

Un outil comme MailPilot, propose un classement hiérarchisé des mails reçus selon leur degré de priorité.

D'autres, comme le logiciel Fleep, permettent d'unifier messagerie instantanée et email et donc d’inclure le dialogue entre collaborateurs.

Enfin, l'application web Wisestamp propose plusieurs types de signatures mails et s'inclut facilement sur les solutions de messagerie tels Gmail, Yahoo ou encore Outlook.