Voyage d’affaires : les 5 points clés pour répondre à un marché public 🔑

Pour répondre au mieux à un appel d’offres, il est nécessaire de bien cerner la demande !

« Entre lire un appel d’offres et l’analyser il y a une différence. Il faut examiner l’ensemble des éléments et bien lire entre les lignes », insiste Sandrine Bailly, présidente de l'APECA, association spécialisée dans la performance des achats publics.

« Il est très important d’identifier tous les points clés qui peuvent porter à interrogation ou interprétation. Certains marchés publics donnent l’opportunité d’une soutenance, mais beaucoup de marchés sont présentés sur dossier. C’est un concours avec un seul gagnant, celui qui aura eu le plus de points dans son offre tarifaire et son offre technique », rappelle la présidente de l'APECA.

Parmi les points de friction ou d’incompréhension les plus récurrents : les clauses de révision des prix ou encore les pénalités.

« Les pénalités vont s’appliquer dès que la date de démarrage est dépassée de J+1. Il y a souvent un flou entre l’opérateur économique et l’entité publique sur ce qui est la date de démarrage. Les agences de voyages ont besoin de temps pour mettre en place la prestation, ce délai n’est pas toujours pris en compte par l’acheteur public ou pas suffisamment expliqué dans le cahier des charges », prend comme exemple Sandrine Bailly.

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Pour être sûr d’ôter toutes les interrogations liées à la procédure, il ne faudra pas hésiter à questionner l’entité publique !

« Deux contacts sont identifiés sur les appels d’offres, le premier est lié à la compréhension documentaire, le second permet de soulever des points sur les composantes du marché, affirme Sandrine Bailly. C’est une phase de dialogue possible, qui est restreinte dans le temps. Dès réception du marché, l’analyse doit être faite immédiatement, les points problématiques identifiés et le questionnement enclenché. »

« Elle doit être utilisée par l’agence de voyages pour obtenir des réponses sur tous les points qui lui posaient problème pour clarifier sa compréhension de la demande de l’entité publique. A ce moment-là, elle choisira si elle souhaite y répondre ou non », précise Sandrine Bailly avant de reprendre l’exemple des pénalités : « L’agence de voyages pourra demander si les semaines nécessaires à l’implémentation de la solution, aux réglages, etc… sont prises en compte dans la mise en place de la date d’exécution du contrat et donc des pénalités », contextualise la présidente de l’Apeca.

Le marché public répond à plusieurs composantes : la première est l’analyse de la candidature.

« On va commencer par vérifier que l’agence de voyages qui postule a les capacités techniques et financières pour répondre à ce marché : CA, qualification du personnel, les références… », précise Sandrine Bailly.

Ce premier stade passé, le second concernera l’ouverture de l’offre.

« Généralement, chez les opérateurs économiques, un gros travail est fait sur l’offre tarifaire. Ce qui est normal puisque c’est le cœur du business. Le mémoire technique est le document qui vient compléter l’analyse que va faire l’acheteur public.

Il va demander à l’agence de statuer sur des points qui lui semblent essentiels : l’organisation que l’agence va mettre en place pour gérer ses demandes on-line et off-line, la qualité de services, les moyens mis à disposition pour prendre les demandes urgentes, etc… », énumère Sandrine Bailly.

« Les agences vont très souvent faire une réponse moins travaillée quelle devrait l’être. Très souvent les questions de l’entité publique sont précises. Les réponses, elles, comptent des éléments, mais manquent d’arguments », interpelle Sandrine Bailly.

Il faudra ensuite apporter des éléments de preuve ! Comment s’y prendre ? Grâce aux chiffres !

« Des statistiques, des progressions, il faut des éléments chiffrés », répond Sandrine Bailly.

« Par exemple, sur une demande d’hébergements répondant à des normes environnementales, il ne suffira pas d’affirmer proposer une large gamme d’hébergements, mais de préciser que 30%, 50% ou 90% répondent à cette demande, qu’un label garantit tel niveau d’exigence... Idem, sur le taux de service, on peut dire que 90% des appels sont décrochés en 10 secondes, cite Sandrine Bailly.

« L’objectif est de certifier ce que l’on avance. Entre deux candidats, celui qui saura amener la preuve de ce qu’il dit aura le point de plus », assure-t-elle.

Reste un point fondamental pour remporter ce marché : se démarquer des autres candidats !

« Très souvent l’entité publique fait déjà appel à une agence, elle connait le niveau de service de l’agence qui la sert. Si elle est satisfaite et que l’agence de voyages répond à nouveau au marché et se place bien financièrement, il faut réussir à avancer un argument différenciant », affirme Sandrine Bailly.

« Si le client effectuait seul ses réservations et décide de basculer, de faire appel à une agence de voyages pour avoir un service. Il faut lui donner envie de travailler avec moi et le rassurer en lui disant que s’il me choisit, il fait le meilleur choix », poursuit-elle.

Pas si simple ! Il faudra être à l’affût des exigences et des éléments implicites, consulter le site client, éplucher sa politique sociale, environnementale... Connaître la concurrence.

Pendant la phase de consultation, les candidats et l’entité publique n’auront plus de contacts. Sont notifiés en premier lieu, ceux qui ont perdu le marché, celui qui remporte le marché est informé en dernier.

Les délais sont imposés par l’acheteur public, il varie selon la procédure et la complexité du marché.