S. Maia (Pluxee) : "Si on n'anticipe pas, on explose le budget voyages" [ABO]

Rencontre avec Sophie Maia, travel manager chez Pluxee (ex Sodexo Pass)

Alors que les missions des travel managers ne cessent d’évoluer, Sophie Maia, Travel & Fleet Manager chez Pluxee, spin-off de la branche "Avantages" de Sodexo, partage sa vision de l’évolution du métier et des défis à relever. Entretien.

Rédigé par Caroline Lelievre le Mardi 18 Février 2025

"Si NDC a été très nébuleux, la norme est relativement plus claire maintenant. Je pense que NDC est un levier d'économie", affirme Sophie Maïa, Travel & Fleet Manager chez Pluxee. @pluxee

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TourMaG - Quel est votre parcours ? Qui est Pluxee ?

Sophie Maia : Mon parcours a commencé il y a maintenant plus de 15 ans dans le tourisme de loisirs.

J'ai débuté ma carrière en tant que forfaitiste, d’abord pour une association de Cheminots, puis une agence de voyages de luxe, avant de me tourner vers le business travel.

J'ai alors intégré un éditeur de logiciels spécialisé dans la gestion de voyages d'affaires et de frais, KDS, à un poste tourné vers la configuration de la politique de voyage.

Ces expériences - entre la relation client, l'organisation et la vision côté outils - m’ont encouragées à me tourner vers le poste de travel manager.

Aujourd'hui, cela me permet de mieux comprendre nos fournisseurs.

En 2023, j’ai rejoint Sodexo Pass International et vécu la création de Pluxee, un des leaders mondiaux des avantages aux salariés et des solutions d'engagement des collaborateurs. Nous sommes une entreprise mondiale, implantée dans 29 pays, dont 17 pays où nous sommes leaders.

Nous proposons des titres restaurants, des chèques cadeaux, des Cesus et des solutions de mobilité.

TourMaG - Comment définiriez-vous votre poste aujourd’hui ?

Sophie Maia : J'ai vraiment l'impression d'être la tour de contrôle des déplacements professionnels, je gère différents aspects tels que le bien-être des collaborateurs, la sécurité, la maîtrise des coûts, l'impact carbone, tout en respectant la politique de voyage, c'est vraiment hyper vaste.

Aujourd'hui, mon périmètre est la France avec 550 collaborateurs que je gère seule.

Pluxee est le spin-off de Sodexo, nous avons calqué l’organisation de la "grosse machine" et sommes en train de mettre en place les process petit à petit.

J'ai vécu la création de la marque, c'était hyper enrichissant. Il y a beaucoup de choses à mettre en place.

Sophie Maia : "Notre fonction englobe désormais tous les aspects de la mobilité "

TourMaG - Comment avez-vous vu votre poste évoluer ?

Sophie Maia : D'un point de vue global, je dirais que les travel managers sont passés de missions opérationnelles à des fonctions plus stratégiques.

Notre fonction englobe désormais tous les aspects de la mobilité et s'oriente encore plus vers un poste de mobility manager.

D'ailleurs, j'ai été recrutée pour des missions qui ont largement évolué. Aujourd’hui, je gère une flotte automobile d’une centaine de véhicules. Je pense intégrer prochainement toutes les mobilités douces du trajet domicile/travail.

Une enquête de BCD Travel affirmait que 80% des travel managers constataient une extension de leur périmètre. C'est énorme. Nous sommes tous vraiment concernés parce que la vision du déplacement a évolué.

Lire aussi : BCD Travel : de plus en plus de missions pour les travel managers

TourMaG - Sécurité, NDC, inflation… Quels sont les principaux enjeux aujourd'hui que vous pouvez rencontrer dans votre profession ?

Sophie Maia : Chez Pluxee, nous avons une approche agile et collaborative avec nos partenaires et fournisseurs technologiques sur tous ces sujets. Nous sommes vraiment bien accompagnés.

Pour gérer les questions de sécurité, nous travaillons avec Crisis 24. Si c’est une question qui a toujours été traitée par les travel managers, avec les différentes crises géopolitiques, nous devons à tout prix éviter que nos collaborateurs réservent en dehors des outils.

Je répète à mes collaborateurs que ce n’est pas pour les embêter, et qu’il y a des vrais enjeux de sécurité. C’est un travail de pédagogie. On doit pouvoir réagir s'il se passe quelque chose.

Pour lutter contre l'inflation, des outils de pilotage nous permettent de gérer nos coûts. Plusieurs leviers existent : nous pouvons éventuellement réduire les déplacements, mais ciblons en priorité l'anticipation.

C'est l’un des sujets que l’on souhaite vraiment améliorer. Nous constatons encore trop de collaborateurs qui n'anticipent pas. Nous avons beaucoup de déplacements à l'international, notamment en Amérique Latine et en Asie, plus particulièrement en Inde. Cela explose le budget voyage.

A l'international, nous demandons 21 jours d’anticipation et 14 jours en Europe.

"NDC est un levier d'économie"

TourMaG - Quid de la NDC ?

Sophie Maia : Concernant la NDC nous n’avons pas encore sauté le pas. Ce sera le cas dans quelques semaines. Ce n'était pas le sujet prioritaire à la création de Pluxee. Nous avons copié-collé le modèle Sodexo et faisons les ajustements au fur et à mesure.

Si NDC a été très nébuleux, la norme est relativement plus claire maintenant. Je pense que NDC est un levier d'économie. Je vois qu'il y a beaucoup plus de choix en termes de tarifs, et vraiment moins chers.

TourMaG - Le déploiement de la NDC a remis sur la table le sujet du business model des TMC. Quel serait le meilleur mode de rémunération selon vous ?

Sophie Maia : Certains parlent d'une formule hybride, avec des frais transactionnels fixes et un abonnement. Cela me semble intéressant.

Aujourd’hui, nous avons un système hybride. Nous payons des fees sur les déplacements et à l'année, et avons un système d’abonnement pour régler les services d’un account manager. Nous payons à l'année sa prestation qu'on l’utilise ou non.

TourMaG - Vous travaillez avec Amex GBT, qu’attendez-vous de votre agence ?

Sophie Maia : Nous recherchons un partenariat solide avec l'agence, qui nous permette de garantir une qualité de service pour les voyageurs, une assistance à tout moment, mais aussi un accès aux meilleurs tarifs et surtout des reporting de qualité.

TourMaG - Qu’est-ce qu’un reporting de qualité ?

Sophie Maia : C'est d'avoir toutes les remontées, toutes les données dont on a besoin : reporting financer, RSE… et sans erreurs.

Ça m’est déjà arrivée, et quand il y a une erreur, que quelque chose ne fonctionne pas dans un reporting, c'est le travel manager qui doit regarder manuellement. C'est fastidieux.

Tous les mois, j'analyse le coût et le comportement des voyages. Je regarde le nombre de jours d'anticipation. Pour la RSE, j'extrais des données de l'agence et les transfère à l’équipe RSE qui utilise une autre méthodologie.

RSE : objectif net zéro d'ici 2035

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TourMaG - Selon une enquête réalisée fin d'année 2024 par Business Travel News, la RSE est sortie du top 3 des priorités des travel managers et acheteurs. Qu’en est-il chez vous ?

Sophie Maia : Je suis vraiment étonnée par le résultat de cette enquête dans un contexte où nous devons plus que jamais faire attention à nos déplacements. L’entreprise s'est donnée pour mission de parvenir à des émissions de carbone Net Zéro d'ici 2035.

J'ai mis en place une charte des bonnes pratiques du déplacement éco-responsable. Le principe numéro un concerne le déplacement. Est-il bien nécessaire ? Ensuite, favoriser le train plutôt que l'avion.

Il y a vraiment une prise de conscience des collaborateurs qui n’hésitent pas à prendre un Paris-Francfort. La mutualisation des réunions, avec des combinés de pays pour les déplacements à l’international est intéressante.

Autre action : chaque département dispose d’un budget carbone pour rendre plus visible cette consommation de CO2. L'idée est vraiment d'avoir une démarche positive, d'encourager les pratiques responsables.

Nous allons prochainement faire évoluer la politique voyages pour que ceux qui choisissent le train voyagent en première classe. À nous de leur donner plus de confort, pour pouvoir travailler dans le train. Sur un trajet de plus de 4 ou 5 heures c’est important.

TourMaG - Certains observateurs regrettent que les entreprises ne soient toujours pas passées à l’action en matière de RSE. Qu’en pensez-vous ?

Sophie Maia : Nous avons besoin de nos fournisseurs pour avoir les dernières fonctionnalités. Au moment de la réservation, il serait intéressant d’avoir la quantité de CO2 émise et de mettre un comparateur pour savoir à quoi correspond réellement ce chiffre.

Idem sur l’hôtellerie, il faut mettre les hôtels éco-responsables plus en avant. Ces actions nous aideraient vraiment.