IA : 6 outils pour faciliter le quotidien des agences de voyages [ABO]

« Si vous en doutez encore, l'IA est incroyable. Elle peut vous aider dans toutes vos tâches du quotidien, des tâches très simples - répondre à un email, faire une traduction - aux tâches beaucoup plus complexes.

Les dirigeants utilisent l'IA pour challenger leur modèle économique, pour rédiger un business plan, pour faire une étude de marché ».

Dès les premières minutes de son intervention, Arnaud Desmarest, consultant et formateur en intelligence artificielle (IA) pour les entreprises, est entré dans le vif du sujet.

Face aux 90 participants de la convention des franchisés Havas Voyages, à Cape Town, le 22 mars dernier, il a fait la démonstration de plusieurs outils d'IA adaptés à leurs besoins, et qui vont leur permettre de gagner du temps au quotidien.

S’appuyant sur des cas d’usage, il a ainsi conseillé aux dirigeants d’agences les meilleurs outils du moment, à s’approprier au plus vite.

Comment améliorer sa technique de découverte d’un client avec l'IA ?

Tout simplement, en s’appuyant sur un prompt (une instruction) bien rédigé et détaillé, envoyé sur n'importe quel outil IA généraliste, du type ChatGPT.

« Meilleures seront vos instructions, meilleures seront les réponses obtenues. C'est le principe même de l'IA, commente Arnaud Desmarest. Incluez dans votre prompt que vous êtes un agent de voyages expérimenté, particulièrement compétent commercialement, notamment dans la phase de découverte.

Donnez-lui du contexte sur votre agence, vos clients ; donnez-lui un objectif : mener un entretien de découverte très complet pour comprendre les motivations de voyage, et ainsi augmenter le taux de transformation et la satisfaction des clients. Enfin, demandez-lui de lister toutes les questions, de prendre le temps de réfléchir, de les regrouper par thématique et de les présenter sous forme d'un tableau ».

Sous les yeux des agences, le consultant a donc édité, grâce à l’IA, un tableau de découverte client assez fourni, avec différentes thématiques et des questions à poser. Par exemple : « Pouvez-vous me parler un peu de vous ? » « Qui est décisionnaire pour ce voyage ? » « Avez-vous déjà voyagé avec une agence ? » « Quelles sont les motivations de ce voyage ? » « Y’a-t-il des expériences que vous voulez absolument vivre ? » etc.

Des questions qui peuvent affinées par les utilisateurs, grâce à leur expérience métier et leur regard critique. « Vous pouvez discuter avec l’outil et lui dire que cette question n'est pas très pertinente, etc.

Ensemble, vous allez construire une trame de découverte client que vous allez pouvoir proposer à vos vendeurs », a ajouté Arnaud Desmarest, insistant sur le fait que le principal risque pour les agents de voyages n’est pas d’être remplacé par l’IA, mais « d'être remplacé par un autre expert métier qui saura mieux utiliser l'IA ».

Pour gagner du temps sur les comptes-rendus de rendez-vous clients, plusieurs outils d’IA sont à la portée des professionnels, comme ceux permettant la retranscription de fichiers audio. « Si le client est d’accord pour enregistrer l’entretien, vous pouvez utiliser l'IA pour retranscrire toute la conversation et en faire directement la synthèse », a indiqué Arnaud Desmarest.

Attention toutefois à bien obtenir son accord et aussi à veiller au respect du RGPD, notamment anonymiser les données et ne pas les retranscrire avec n’importe quel outil. L’outil Dicte.AI a été préconisé.

Autre méthode : la retranscription à partir de notes écrites. « Vous prenez des notes, vous les donnez à l’IA, avec un peu de contexte, et en lui demandant d’extraire le texte. Par exemple : retranscrire les notes pour me permettre d’envoyer un mail à mon réceptif avec les besoins du client, pour qu’il m'envoie une proposition en retour, a illustré Arnaud Desmarest.

Vous obtenez instantanément un mail, là où avant vous auriez mis plusieurs minutes, voire une heure ou deux pour faire ce travail. »

Avec l'outil Gamma, exit les présentations fastidieuses sur Powerpoint ou PDF !

« Quand vous recevez un document de 20 pages de la part de votre réceptif, demandez à l’IA de faire la présentation, a suggéré Arnaud Desmarets aux distributeurs.

Il vous suffit de copier-coller le texte dans votre outil ou de télécharger le document. L'outil va extraire tout le contenu : itinéraire, description des étapes, des hôtels, etc.

De votre côté, il ne vous reste plus qu’à choisir un thème, que vous pouvez personnaliser selon la charte graphique de votre agence. Puis vous cliquez sur « Générer », et l'IA va travailler pour vous.

Evidemment, tout est modifiable, vous pouvez retravailler toutes les images, le contenu ». Un bon moyen d’uniformiser les présentations envoyées par les agences réceptives, qui peut aussi s’appliquer à la conception des devis…

Votre client part 3 semaines en Argentine et vous voulez lui fournir un itinéraire de son voyage ?

« Avec Gemini, qui est l’IA de Google, vous pouvez instantanément faire votre carte sur Google Maps, l'ouvrir dans Maps et la personnaliser », a résumé Arnaud Desmarest. Un sacré gain de temps pour les conseillers voyages et un beau service à proposer à vos clients !

Avec l’IA, la recherche sur Internet se trouve totalement chamboulée.

Exit les moteurs de recherche traditionnels qui vous fournissent une liste de liens à analyser vous-même.

Aujourd’hui, vous pouvez utiliser des moteurs de réponse, qui vont faire ce travail d’analyse à votre place, en sourçant leurs réponses.

Le meilleur à l’heure actuelle, selon Arnaud Desmarest ? Perplexity. « Vous souhaitez proposer à vos clients qui se rendent à Rio une activité à destination ou leur suggérer le meilleur restaurant de la ville ?

Demandez à Perplexity quels sont les trois meilleurs restaurants typiques de la cuisine brésilienne à Rio. Il va vous faire une synthèse et vous donner, en fonction de tout ce qu’il a consulté, les 3 meilleurs ».

De la même façon qu’il peut vous fournir une liste des meilleurs restaurants de Rio, Perplexity peut instantanément vous donner une liste d'entreprises dans votre secteur de recherche, en fonction des indications que vous aurez mis dans le prompt.

Idéal pour la prospection commerciale, dans des secteurs comme le business travel. De la même façon, une agence qui vend des séjours linguistiques pourra obtenir la liste des établissements scolaires à proximité.

Spécialisée dans l'analyse de documents, Notebook LM permet de charger jusqu'à 300 documents simultanément.

Idéal pour identifier instantanément les besoins demandés dans un appel d’offres, par exemple.

« Ce qui est hyper intéressant avec cet outil, par rapport à ChatGPT ou à un autre, c'est qu'il ne va pas chercher dans sa connaissance, ni sur Internet, il se limite à la base documentaire que vous lui donnez.

De plus, il indique le lien vers les passages qui parlent de tel ou de tel élément et qui lui permettent de répondre à la question posée. D'ailleurs, on peut lui poser de nombreuses questions », commente Arnaud Desmarest.

Face aux dizaines d’outils d’IA disponibles, Arnaud Desmarets s’est montré rassurant envers les agents de voyages.

« Vous devez voir l’arrivée de l’IA comme une nouvelle compétence à acquérir. Il n'est pas du tout trop tard pour s'y mettre, cela ne fait que deux ans qu’on en parle, même si tout semble aller très vite.

C'est très accessible, vous pouvez toutes et tous commencer à vous former car cela va vous faire gagner énormément de temps ».

Bien sûr, pour les dirigeants qui souhaitent approfondir l’utilisation de l’IA pour leur business, des formateurs comme Arnaud Desmarets ou les équipes d’Aurel-IA, également présentes lors de la Convention Havas Voyages, peuvent les accompagner.

« Monter en compétences sur l'IA, c'est aussi connaître la multitude d'outils qui existent, leurs forces et leurs faiblesses. Très souvent, les utilisateurs viennent me voir pour me dire à quel point l'IA c'est nul, parce que quasiment tout le temps, soit ils utilisent le mauvais outil, soit le mauvais modèle, soit ils ont mal prompté… C’est quasiment toujours à cause de l'utilisateur », poursuit le consultant.

Enfin, autre phénomène à ne pas négliger : le « shadow AI », qui consiste à utiliser son compte personnel ChatGPT, Gemini, Mistral ou autre, pour un besoin professionnel.

« Vos collaborateurs - surtout s'ils sont jeunes - utilisent tous l'IA dans vos entreprises, et ce, quel que soit votre avis sur l'IA.

Vous pensez peut-être que ce n’est pas grave, mais sachez que dans les paramètres de gestion des données des comptes personnels, un paramètre est souvent coché par défaut qui stipule que vous autorisez l'IA à entraîner leurs modèles sur toutes vos conversations pour en faire bénéficier les autres utilisateurs.

Le risque est donc que vos collaborateurs l'utilisent mal et envoient des données sensibles ou confidentielles, souligne Arnaud Desmarest. En revanche, sur les comptes payants des entreprises, cette option est décochée par défaut ».

Il ne reste plus aux professionnels du tourisme qu’à bien sélectionner leurs outils, car évidemment, leur utilisation n’est pas gratuite !